Zobowiązania podatkowe dla małych firm: podatki od wynagrodzeń
Jednym z problemów, z którymi borykają się właściciele małych firm, jest bieżące wypełnianie wielu zobowiązań w zakresie podatków lokalnych, stanowych i federalnych. Podczas gdy większość właścicieli firm zatrudnia księgowego lub doradcę podatkowego, który zajmuje się kwestiami podatkowymi, zrozumienie systemu podatkowego jest ważne dla tych, którzy ponoszą ostateczną odpowiedzialność za wypełnienie wszystkich zobowiązań podatkowych. W tym artykule skupimy się na obowiązkach przedsiębiorcy w zakresie podatków od wynagrodzeń.
Obowiązki podatkowe od wynagrodzeń
Każda firma z pracownikami jest zobowiązana do potrącania podatków od wynagrodzeń z wypłat pracowników oraz do płacenia odpowiednich podatków federalnych, stanowych i lokalnych. Podatki zwykle potrącane z wypłat pracowników obejmują FICA ( podatki Medicare i Social Security ) oraz federalne, stanowe i lokalne podatki dochodowe, jeśli ma to zastosowanie.
Inne zobowiązania do potrącania podatku obejmują FUTA (federalna ustawa o podatku od bezrobocia) oraz, w stanach takich jak Kalifornia, Hawaje, New Jersey, Nowy Jork i Rhode Island, podatki od ubezpieczenia inwalidzkiego. Niezapłacenie podatków lub brak płatności może skutkować wysokimi grzywnami i karami, dlatego ważne jest, aby obliczyć kwotę należnego podatku od wynagrodzeń i zapłacić go w terminie.
Jeśli właściciel małej firmy nie ma pracowników zewnętrznych, ale jest zarejestrowany, powyższe zasady mają również zastosowanie do wypłat właściciela, ponieważ jest on zasadniczo jedynym pracownikiem korporacji. Jeśli firma nie jest zarejestrowana i nie ma pracowników, właściciel będzie musiał płacić szacunkowe podatki od dochodu z samozatrudnienia co kwartał.
Obliczanie podatków od wynagrodzeń
Istnieją trzy kroki obliczania podatku od wynagrodzeń:
- Określ pracowników podlegających opodatkowaniu
- Określ wynagrodzenia podlegające opodatkowaniu
- Oblicz kwoty potrącenia
Pracownicy podlegający opodatkowaniu
Pracownicy mogą być pracownikami lub niezależnymi kontrahentami. Pracownicy są traktowani jak pracownicy podlegający opodatkowaniu i podlegają podatkowi od wynagrodzeń, podczas gdy niezależni wykonawcy są odpowiedzialni za opłacanie własnych podatków. Zwykle pracowników uważa się za pracowników, jeśli masz prawo do kierowania i kontrolowania sposobu, w jaki wykonują swoją pracę, a nie tylko wyników pracy.
Jednak granice między niezależnymi wykonawcami a pracownikami nie zawsze są wyraźne. Aby pomóc właścicielom firm określić, którzy pracownicy podlegają opodatkowaniu, Internal Revenue Service (IRS) ma wspólne przepisy prawa, które obejmują testy behawioralne, finansowe i testy relacji :
Test behawioralny
Pracownik jest pracownikiem, gdy pracodawca ma prawo do kierowania nim i kontrolowania go. Pracodawca nie musi faktycznie kierować pracownikiem ani kontrolować go, ale ma do tego prawo.
Test finansowy
Ten test sprawdza stopień kontroli pracodawcy nad finansowymi aspektami pracy. W niektórych zawodach posiadanie znacznej kontroli nad materiałami wykorzystywanymi do pracy wspiera status pracownika jako niezależnego wykonawcy.
Pewnym sposobem na odróżnienie niezależnego wykonawcy od pracownika jest dostępność usług. Niezależny wykonawca nie jest powiązany z jedną firmą i może reklamować usługi; pracownik nie może reklamować usług, chyba że pracuje poza firmą jako niezależny wykonawca.
Test relacji
Ten test odnosi się do sposobu, w jaki pracodawca i pracownik postrzegają swój związek. Jeżeli relacja pracodawca-pracownik ma trwać do końca określonego projektu lub przez określony czas, wówczas pracownik jest niezależnym wykonawcą. Z drugiej strony, jeśli związek nie ma granic lub nie ma granic, pracownik jest pracownikiem podlegającym opodatkowaniu.
Wynagrodzenia podlegające opodatkowaniu
Wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu to wynagrodzenie za wykonane usługi i może obejmować wynagrodzenie, premie lub prezenty. Niektóre formy rekompensat, takie jak zwrot wydatków służbowychza podróż lub posiłki, nie kwalifikują się jako wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu. Aby wydatki były niepodlegające opodatkowaniu, pracownicy muszą je weryfikować poprzez pokwitowania lub zestawienia wydatków. Muszą być również konieczne, rozsądne i związane z biznesem.
Obliczanie potrącenia podatku
Po ustaleniu, którzy pracownicy kwalifikują się jako pracownicy podlegający opodatkowaniu i które wynagrodzenia podlegają opodatkowaniu, następnym krokiem jest ustalenie kwoty, którą należy potrącać z tytułu podatków federalnych, stanowych i lokalnych, a także FICA i FUTA.
Podatki federalne
Każda wypłata musi potrącać federalne podatki dochodowe za odpowiedni okres. IRS ma dwa zestawy tabel podatkowych, których pracodawcy mogą używać do obliczania kwot potrącanych u źródła: tabele przedziałów płac i tabele procentowe.
Tabele przedziałów płac są podzielone na pięć różnych okresów płacowych (dzienny, tygodniowy, dwutygodniowy, półmiesięczny i miesięczny). Aby określić kwoty potrącenia, pracodawcy wybierają odpowiedni okres wypłaty i przedział wynagrodzenia dla pracowników, a następnie odczytują tabelę z kolumną zawierającą liczbę wnioskowanych zwolnień.
Tabele procentowe są dostępne dla ośmiu okresów płacowych (dzienne, tygodniowe, dwutygodniowe, półmiesięczne, miesięczne, kwartalne, półroczne i roczne) i posegregowane według stanu cywilnego. Pracodawcy zaczynają od obniżenia wynagrodzeń o wartość wnioskowanych zwolnień. Następnie korzystają z tabeli odpowiadającej stanowi cywilnemu pracownika i wyszukują kwotę potrącenia na podstawie przedziału wynagrodzenia.
Jako właściciel firmy, Twoim obowiązkiem jest przyjrzenie się dwóm zestawom tabel i określenie, który z nich jest odpowiedni dla Twojej firmy. Tabele procentowe są bardziej wyczerpujące, jeśli chodzi o okresy płacowe, więc jeśli jesteś w sytuacji, w której różni pracownicy otrzymują wynagrodzenie w różnych okresach, to tabela procentowa powinna być tabelą z wyboru. Na przykład, jeśli Twoi pracownicy otrzymują wynagrodzenie kwartalnie, tabele procentowe będą bardziej odpowiednie niż tabele przedziałów płac. Aby otrzymać te tabele, zadzwoń do IRS lub wejdź na stronęhttp://www.irs.gov/ i poproś o publikacje 15 i 15-A.
Podatki stanowe
Większość stanów używa tabel podobnych do federalnych tabel podatkowych i można je uzyskać, przechodząc do sekcji podatkowej w witrynie swojego stanu lub kontaktując się z Small Business Administration. Nie musisz pobierać podatków stanowych w jurysdykcjach, które nie nakładają podatków stanowych od dochodu, takich jak Alaska, Floryda, wynagrodzenia brutto, takie jak Pensylwania.
FI CA
Składki ubezpieczeniowe Federalna ustawa (FICA) jest prawo federalne, które wymaga od pracodawców wstrzymać podatki Social Security i Medicare od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom. Wymaga również, aby pracodawca i pracownik płacili po połowie podatku FICA.
Podatki Social Security i Medicare są nakładane zarówno na pracownika według stawki zryczałtowanej w wysokości 6,2% w odniesieniu do zabezpieczenia społecznego i 1,45% dla Medicare i pracodawcy pojedynczego ryczałtowo 6,2% i 1,45%, odpowiednio, tworząc połączoną Fica stawki podatku od 15,3% (12,4% na ubezpieczenie społeczne i 2,9% na ubezpieczenie zdrowotne). Osoby samozatrudnione są odpowiedzialne za samodzielne opłacenie całości 15,3% podatku.
W przeciwieństwie do podatków federalnych i stanowych na podatki FICA nie ma wpływu liczba zwolnień z potrącania podatku, o które wnioskuje pracownik. Po prostu pomnóż wynagrodzenie brutto pracownika przez obowiązującą stawkę podatkową, aby określić, ile musisz potrącać, a ile musisz zapłacić jako pracodawca.
W 2021 r. Podatek na Ubezpieczenia Społeczne dotyczy tylko pierwszych 142 800 USD dochodu, zwanych również podstawą wynagrodzenia z Ubezpieczeń Społecznych. Podstawa płac jest corocznie korygowana o inflację. Podatek Medicare nie ma limitu dochodu.
FUTA
Podatki od bezrobocia lub FUTA to podatki płacone wyłącznie przez pracodawcę. Musisz zapłacić podatek od bezrobocia, jeśli ma zastosowanie jedna z poniższych sytuacji:
a) Płacisz wynagrodzenie w wysokości co najmniej 1500 USD na kwartał b) Masz co najmniej jednego pracownika w dowolnym dniu przez 20 tygodni w roku kalendarzowym, niezależnie od tego, czy są to tygodnie następujące po sobie
Stawka podatku FUTA na 2020 r. Wynosi 6,0% i jest nakładana na pierwsze 7000 USD wynagrodzenia na każdego pracownika. Można jednak zastrzeżenia kredyty przeciw opodatkowaniu futa brutto odzwierciedlać podatki państwowe dla bezrobotnych, które płacisz. Jeśli płacisz stanowe podatki od bezrobocia, kiedy są należne, możesz ubiegać się o 5,4% ulgi, która skutecznie obniża twoją stawkę podatkową FUTA do 0,6%.
Wszystko razem
Obliczanie podatków od wynagrodzeń może być bardzo skomplikowane i ważne jest, aby wysyłać płatności na czas, aby uniknąć kar i internetowej IRS.
Podatki FUTA są zwykle płacone kwartalnie, a podatki dochodowe i podatkowe FICA są składane co pół miesiąca lub co miesiąc. IRS zwykle wysyła właścicielom firm zawiadomienie na koniec każdego roku, w którym wyszczególnia, jaką metodę zastosować w nadchodzącym roku.
Generalnie o http://www.irs.gov/ lub zadzwoń na infolinię IRS dla firm pod numer 1-800-829-4933.