Koszty podlegające zwrotowi z własnej kieszeni

Jakie są koszty podlegające zwrotowi z własnej kieszeni

Koszty podlegające zwrotowi z własnej kieszeni to rzeczy, które pracownik płaci z góry, a następnie zwraca ich firma. Te wydatki z własnej kieszeni są często związane z pracą i mogą być odliczone od podatku dla pracowników, jeśli nie zostaną im zwrócone.

Zrozumienie podlegających zwrotowi kosztów bieżących

Na przykład, jeśli sprzedawca jedzie codziennie do wielu lokalizacji, aby odwiedzić klientów osobiście, kwota wydana na paliwo jest wydatkiem podlegającym zwrotowi. Czasami nawet zużycie spowodowane nadmiernymi kilometrami w samochodzie osobowym używanym do pracy zostanie zwrócone pracownikowi. Wszystko zależy od polityki firmy. Pracownik może rejestrować przebieg i / lub koszty gazu i przedłożyć dowód rozliczenia płatności lub może zdecydować się na skorzystanie z odliczenia przy rozliczaniu przyszłorocznych podatków.

Podczas podróży mogą również wystąpić koszty podlegające zwrotowi z własnej kieszeni. Jeśli część pracy danej osoby obejmuje wskakiwanie do samolotu i uczestniczenie w konferencjach przez cały rok, koszty takie jak jedzenie, hotel, przelot, napiwki itp. Są często zwracane. Niektóre firmy nie płacą za napoje alkoholowe; znowu jest to kwestia polityki.

Inną sytuacją, która często wymaga zakupów z własnej kieszeni, jest sytuacja, gdy ktoś pracuje w domu, codziennie lub kilka dni w tygodniu. Zwykle telepracownik po prostu wchodzi do lokalnego sklepu z artykułami biurowymi, aby kupić elementy, takie jak wkłady drukujące, papier, akcesoria komputerowe itp., Lub pobrać niezbędne aplikacje online, jeśli firma nie udostępnia ich za pośrednictwem połączonej sieci i pomocy informatycznej. Ponownie, koszty te podlegają zwrotowi, chyba że pracownik zdecyduje się je wykorzystać jako potrącenie z przyszłorocznych podatków. Kiedy firma zwraca pracownikom koszty, może odliczyć wszystkie koszty jako wydatki biznesowe bez żadnego wpływu na podatki danej osoby.

Koszty leczenia podlegające zwrotowi

W przypadku copays i  współubezpieczenia.

Plany ubezpieczenia zdrowotnego mają  maksymalne wartości z własnej kieszeni. Są to limity kwot, które ubezpieczający może wydać każdego roku na objęte ubezpieczeniem wydatki na opiekę zdrowotną. Ustawa  Affordable Care Act  (ACA) wymaga, aby wszystkie plany grupowe i indywidualne, które nie są objęte prawami nabytych, przestrzegały corocznie aktualizowanych wytycznych dotyczących maksymalnych kwot z własnej kieszeni. W 2020 r. Dostępne limity wynoszą 8200 USD na ubezpieczenie indywidualne i 16 400 USD na ubezpieczenie rodzinne. Chociaż plany nie mogą mieć zewnętrznych wartości maksymalnych, które są wyższe niż te limity, wiele z nich oferuje niższe wartości maksymalne.

Obowiązki pracowników

Pracownicy powinni codziennie prowadzić dokładną ewidencję wydatków i przedstawiać pokwitowania na formularzach dostarczonych przez ich firmy lub online i przekazywać je do działu księgowości zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Należy rejestrować cały przebieg, w tym odczyty licznika kilometrów, daty i lokalizacje. Jednak mile dojeżdżające do pracy nie podlegają zwrotowi.

W wielu przypadkach jest to korzystne i łatwiejsze dla obu stron, jeśli pracodawca płaci za wydatki z wyprzedzeniem. Może to zaoszczędzić czas księgowy i uniemożliwić pracownikowi wydawanie osobistych pieniędzy na działalność gospodarczą, gdy może to być trudne.

Innym sposobem obsługi wydatków przez firmy jest okazanie firmowej karty kredytowej wystawionej na ich nazwisko, a saldo jest wypłacane bezpośrednio sprzedawcom.

Kosztem podlegającym zwrotowi z własnej kieszeni dla przedstawiciela handlowego może być rachunek w restauracji z zalotów z potencjalnym klientem lub koszt gazu do dojazdu na kurs sprzedaży w sąsiednim mieście. Większość firm ma wytyczne pomagające pracownikom określić, które wydatki są uważane za koszty ponoszone z własnej kieszeni, a które nie. Zwykle pracownicy będą musieli zachować rachunki i podać szczegółowe wyjaśnienia dotyczące zakupów.