Koszty podróży
Co to są koszty podróży?
Koszty podróży to koszty związane z podróżami w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Firma może odliczyć rozsądne koszty podróży, gdy pracownicy ponoszą koszty podczas podróży z dala od domu w celach służbowych. Te cele biznesowe mogą obejmować konferencje lub spotkania.
Chociaż można odliczyć wiele kosztów podróży, wyklucza się te, które są nierozsądne, wystawne lub ekstrawaganckie, lub te, które dotyczą celów osobistych. Internal Revenue Service (IRS) uważa pracowników za podróżowanie z dala od domu, jeśli ich obowiązki przedsiębiorstw wymagają ich być z dala od swojego „domu podatkowego” (ogólny obszar, gdzie ich głównym miejscem prowadzenia działalności znajduje się) znacznie dłużej niż zwykły dzień pracy i muszą spać lub odpoczywać, aby sprostać wymaganiom swojej pracy podczas nieobecności.
Kluczowe wnioski
- Koszty podróży to koszty związane z podróżami w celu prowadzenia działalności gospodarczej.
- Odliczeniu podlegają tylko zwykłe i niezbędne koszty podróży; wydatki, które nie są zwykłe i konieczne lub są nieracjonalne, wystawne lub ekstrawaganckie, a także wydatki na podróż w celach osobistych, nie podlegają odliczeniu
- IRS uważa, że pracownicy wyjeżdżają z dala od domu, jeśli ich obowiązki służbowe wymagają od nich przebywania z dala od „domu podatkowego” znacznie dłużej niż zwykły dzień pracy.
- Przykłady kosztów podróży obejmują przelot i zakwaterowanie, usługi transportowe, koszty posiłków i napiwków, korzystanie z urządzeń komunikacyjnych.
- Koszty podróży poniesione w trakcie wykonywania pracy na czas nieokreślony, trwającej dłużej niż rok zgodnie z IRS, nie podlegają odliczeniu od podatku.
Zrozumienie kosztów podróży
Dobrze zorganizowana dokumentacja – taka jak pokwitowania, anulowane czeki i inne dokumenty potwierdzające odliczenie – może pomóc osobom fizycznym uzyskać zwrot kosztów od pracodawcy oraz pomóc firmom w przygotowywaniu deklaracji podatkowych i odpowiadaniu na pytania z IRS. Przykłady kosztów podróży mogą obejmować:
- Przelot i zakwaterowanie wyłącznie w celu prowadzenia działalności poza domem
- Usługi transportowe, takie jak taksówki, autobusy lub pociągi na lotnisko lub do i wokół miejsca docelowego podróży
- Koszt posiłków i napiwków, usługi pralni chemicznej odzieży oraz koszt rozmów służbowych podczas podróży służbowych poza domem
- Koszt wypożyczenia komputera i innych urządzeń komunikacyjnych w podróży służbowej
Koszty podróży nie obejmują regularnych opłat za dojazdy.
Rodzaje kosztów podróży
Wykorzystanie własnego pojazdu w związku z podróżą służbową, w tym faktyczny przebieg, opłaty drogowe i opłaty parkingowe, może zostać uwzględnione jako koszt podróży. Koszt korzystania z wynajmowanych pojazdów może być również liczony jako koszt podróży, ale tylko w przypadku części podróży przeznaczonej na cele biznesowe. Na przykład, jeśli w trakcie podróży służbowej podróżny odwiedził członka rodziny lub znajomego, koszt dojazdu z hotelu w celu ich odwiedzenia nie kwalifikowałby się do odliczenia kosztów podróży.
Koszty podróży poniesione podczas wykonywania pracy na czas nieokreślony trwającej dłużej niż rok nie podlegają odliczeniu od podatku. IRS pozwala na potraktowanie innych rodzajów zwykłych i niezbędnych wydatków jako związanych z podróżami służbowymi do celów odliczenia. Takie wydatki mogą obejmować transport do i z posiłku służbowego, zatrudnienie publicznego stenografa, opłacenie opłat za wypożyczenie komputera w związku z podróżą oraz transport bagażu i materiałów do prezentacji wykorzystywanych do prezentacji biznesowych. Koszty podróży mogą również obejmować obsługę i utrzymanie przyczepy mieszkalnej w ramach podróży służbowej.