Podręczna gotówka
Co to jest Petty Cash?
Fundusz drobnych pieniędzy to niewielka ilość gotówki przechowywana pod ręką, w zamkniętej szufladzie lub pudełku, na pokrycie drobnych wydatków, takich jak materiały biurowe lub zwroty kosztów. Fundusz drobnej gotówki będzie podlegał okresowym uzgodnieniom, a transakcje będą również rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. W większych korporacjach każdy dział może mieć swój własny fundusz kasowy.
Kluczowe wnioski
- Drobne środki pieniężne to niewielka kwota gotówki w kasie, która służy do opłacania wydatków zbyt małych, aby można było wypisać czek lub użyć karty kredytowej.
- W większych korporacjach każdy dział może mieć swój własny fundusz kasowy.
- Fundusz drobnej gotówki może zostać wykorzystany na materiały biurowe, karty dla klientów, kwiaty, opłacenie obiadu dla pracowników lub zwrot kosztów pracownikom.
- Głównymi zaletami drobnej gotówki jest to, że jest szybki, wygodny i łatwy do zrozumienia i użycia.
- Wady drobnych funduszy pieniężnych obejmują ich podatność na kradzież i niewłaściwe wykorzystanie oraz konieczność ich okresowego monitorowania i równoważenia.
Zrozumieć Petty Cash
Drobne transakcje gotówkowe zapewniają wygodę w przypadku drobnych transakcji, w przypadku których wystawienie czeku lub firmowej karty kredytowej jest nieuzasadnione lub niedopuszczalne. Niewielka kwota gotówki, którą firma uważa za niewielką, będzie się różnić, a wiele firm utrzymuje od 100 do 500 USD jako fundusz drobnej gotówki. Przykłady transakcji, do których wykorzystuje się fundusz drobnej gotówki, obejmują:
- Materiały biurowe
- Karty dla klientów
- Kwiaty
- Płacenie za przygotowany obiad dla małej grupy pracowników
- Zwrot pracownikowi niewielkich kosztów związanych z pracą
Do nadzorowania funduszu powoływani są depozytariusze drobnych funduszy pieniężnych. Obowiązki depozytariusza zazwyczaj obejmują egzekwowanie zasad i przepisów dotyczących drobnej gotówki, żądanie uzupełnienia środków i wypłacanie funduszy.
Wymagania dotyczące Petty Cash
Korzystanie z funduszu drobnej gotówki może obejść niektóre mechanizmy kontroli wewnętrznej. Jednak dostępność drobnej gotówki nie oznacza, że każdy może uzyskać do niej dostęp w dowolnym celu. Wiele firm stosuje ścisłą kontrolę wewnętrzną do zarządzania funduszem. Często ograniczone osoby są upoważnione do zatwierdzania wypłat i mogą to robić tylko w przypadku wydatków związanych z legalną działalnością lub operacjami firmy.
Może zostać wyznaczony drobny kasjer do wystawienia czeku na sfinansowanie drobnej szuflady kasowej i dokonania odpowiednich zapisów księgowych. Podmiot powierniczy jest odpowiedzialny za dystrybucję gotówki i zbieranie pokwitowań za wszystkie zakupy lub jakiekolwiek wykorzystanie funduszy. Gdy suma drobnej gotówki spada, wpływy powinny rosnąć i sumować się do całkowitej wycofanej kwoty.
Dysponując kasjerem drobnej gotówki i depozytariuszem drobnej gotówki, podwójny proces pomaga zabezpieczyć fundusze i zapewnia, że tylko osoby upoważnione mają do nich dostęp.
Nagrywanie Petty Cash
Gdy używany jest fundusz drobnej gotówki, transakcje drobnej gotówki są nadal rejestrowane w sprawozdaniach finansowych. Żadne zapisy księgowe nie są dokonywane, gdy zakupy są dokonywane przy użyciu drobnej gotówki, tylko wtedy, gdy depozytariusz potrzebuje więcej gotówki – iw zamian za wpływy otrzymuje nowe środki – zapisy księgowe są rejestrowane. Czasopismo wpis za udzielenie Powiernika więcej gotówki to debetowej do drobnej funduszu gotówkowego i karty do gotówki.
Jeśli występuje niedobór lub nadwyżka, zapis w wierszu dziennika jest rejestrowany na koncie przekroczenia / niedoboru. Jeśli fundusz drobnej gotówki się skończy, wprowadzany jest kredyt jako zysk. Jeśli fundusz drobnej gotówki jest krótki, wprowadzane jest obciążenie, które stanowi stratę. Rachunek górny lub krótki służy do wymuszania zbilansowania funduszu po uzgodnieniu.
Internal Revenue Service (IRS) zaleca wypełnianie drobnych odcinków gotówki i dołączanie ich do paragonów w celu rejestrowania i dokumentowania drobnych wydatków gotówkowych.
Pojednanie Petty Cash
Fundusz drobnej gotówki jest okresowo uzgadniany w celu sprawdzenia, czy saldo funduszu jest prawidłowe. Zwykle, gdy saldo drobnej gotówki spada do ustalonego poziomu, depozytariusz występuje o dodatkową gotówkę od kasjera. W tym momencie suma wszystkich wpływów jest obliczana w celu zapewnienia, że jest ona zgodna z wydatkowanymi środkami z szuflady kasowej. Jeśli potrzebne są nowe fundusze, kasjer wypisuje nowy czek na sfinansowanie drobnej szuflady kasowej i w zamian pobiera pokwitowania z zakupów, które wyczerpały gotówkę.
Proces uzgadniania zapewnia, że pozostałe saldo funduszu jest równe różnicy między pierwotnym saldem a opłatami wyszczególnionymi na paragonach i fakturach. Jeśli pozostałe saldo jest mniejsze niż powinno, występuje niedobór. Jeśli pozostałe saldo jest większe niż powinno, następuje nadwyżka. Chociaż mogą występować niewielkie odchylenia, w przypadku braku równowagi należy zidentyfikować i skorygować źródło rozbieżności.
Petty Cash vs. gotówka w kasie
„Drobna gotówka” i „gotówka w kasie” brzmią bardzo podobnie i nakładają się na siebie. Spośród nich termin „ gotówka w kasie ” jest terminem bardziej ogólnym.
Drobna gotówka odnosi się konkretnie do pieniędzy – dosłownie monet i rachunków – które firma trzyma pod ręką na niewielkie wydatki, zwykle dlatego, że jest to prostsze i wygodniejsze / praktyczniejsze niż użycie czeku lub karty kredytowej.
Gotówka w kasie to każda dostępna gotówka, jaką posiada firma lub płynne fundusze. Mogą to być rzeczywiste pieniądze, na przykład kwoty, których jeszcze nie zdeponowałeś w banku lub mniejsze rachunki i monety, które trzymasz w kasie, aby dokonać zmiany dla klientów. W tym znaczeniu różnica w stosunku do drobnej gotówki odnosi się do tego, gdzie trzymasz pieniądze i jak z nich korzystasz – przy czym drobna gotówka jest bardziej na wewnętrzne potrzeby biznesowe / wydatki pracowników, a gotówka w kasie odnosi się do środków otrzymanych od lub zwrot kosztów klientom.
Ale gotówka w kasie ma większe znaczenie jako termin rozliczeniowy. W świecie finansów odnosi się również do wysoce płynnych aktywów firmy – środków na rachunkach czekowych lub innych rachunkach bankowych, funduszy rynku pieniężnego, krótkoterminowych instrumentów dłużnych lub innych ekwiwalentów gotówki. Chociaż nie są to dosłownie pieniądze, są to pieniądze, które można łatwo i szybko uzyskać, dlatego są „pod ręką”.
Krótko mówiąc: wszystkie drobne pieniądze są formą gotówki w kasie, ale nie gotówka w kasie to drobna gotówka.
Zalety i wady Petty Cash
Drobna gotówka ma swoje plusy. Gotówka w wielu przypadkach pozostaje najszybszym, najprostszym i najłatwiejszym sposobem zapłaty za rzeczy. Sprawdza się dobrze w przypadku niewielkich zaimprowizowanych wydatków – takich jak napiwek dla dzieciaka dostarczającego pizze na spotkanie przy lunchu lub przejazd taksówką do domu dla pracowników pracujących bardzo późno. Oszczędza to kłopotów ze zwrotem kosztów lub oczekiwaniem, że zapłacą oni z własnej kieszeni za elementy związane z pracą.
Drobna gotówka może również pokryć częste, ale przyziemne wydatki, takie jak mleko do lodówki w biurze, znaczki lub środki czystości.
Chociaż nie powinno to być nawykową praktyką, drobna gotówka w szczypta może zostać wykorzystana do wprowadzenia drobnych pieniędzy dla klientów, jeśli w kasie zabraknie.
Z drugiej strony wygoda posiadania drobnej gotówki może również stanowić problem i ryzyko. Gotówka jest trudna do zabezpieczenia i niemożliwa do śledzenia; rachunki bardzo łatwo znikają bez śladu – nawet jeśli masz starannie opracowany system paragonów lub voucherów.
Co prowadzi nas do kolejnej wady drobnych funduszy pieniężnych: ich utrzymanie, prowadzenie ewidencji i regularne ich uzgadnianie wymaga dodatkowej pracy dla kogoś. W najlepszym przypadku jest to trochę uciążliwe w większych firmach, które mają kierownika biura lub dział księgowości; w najgorszym przypadku może być prawdziwym obciążeniem dla małych firm.
W trzeciej dekadzie XXI wieku, częściowo spowodowanej pandemią COVID-19, transakcje handlowe są coraz bardziej bezgotówkowe – nawet w małych sklepach detalicznych i restauracjach, gdzie zakupy tradycyjnie opierały się na monetach. Więc drobna gotówka jest naprawdę przestarzałą koncepcją, zarzucają niektórzy krytycy. Pomiędzy kartami kredytowymi, kartami debetowymi, usługami płatniczymi, takimi jak Venmo lub Paypal, portfelami elektronicznymi i innymi zbliżeniowymi sposobami kupowania rzeczy, istnieje wiele alternatyw, które są tak tanie i wygodne jak gotówka – z dodatkowymi zaletami polegającymi na tym, że są identyfikowalne, bezpieczne i mniej podatny na kradzież.
Aspekt bezpieczeństwa jest często ważny dla małych firm, które od dawna obawiają się, że trzymanie gotówki w pobliżu jest zaproszeniem do przestępstwa.
Plusy
- Wygodne, łatwe do zrozumienia
- Natychmiast dostępne; nie jest wymagane wcześniejsze planowanie / zezwolenie
- Dobry w nagłych wypadkach / zaimprowizowanych potrzebach
Cons
- Ryzyko bezpieczeństwa: trudne do śledzenia i podatne na oszustwa, kradzież, niewłaściwe użycie
- Wymaga ręcznego monitorowania, prowadzenia dokumentacji
- Staromodny / nieaktualny
Często zadawane pytania dotyczące drobnych gotówki
Co to jest Petty Cash i do czego służy?
Drobne pieniądze to pieniądze, które firma lub firma ma pod ręką, aby dokonywać drobnych płatności, zakupów i zwrotów kosztów. Rutynowe lub nieoczekiwane, są to transakcje, w przypadku których wypisanie czeku lub użycie karty kredytowej jest niepraktyczne lub niewygodne.
Dlaczego nazywa się to Petty Cash?
Angielskie słowo „petty” pochodzi od francuskiego „ petit ”, co oznacza „mały” lub „mały”. Podobnie „drobna” oznacza mniejszą lub nieistotną. Tak więc drobna gotówka odnosi się do niewielkiej sumy pieniędzy przeznaczonej na drobne lub drobne zakupy, w przeciwieństwie do większych wydatków lub rachunków.
Jedno z najwcześniejszych zastosowań tego wyrażenia pochodzi z pracy edukacyjnej Benjamina Billingsleya zatytułowanej „Porady dla kobiet i dziewcząt w Londynie ”na temat sprzątania, która pochodzi z 1678 r.
Jaki jest przykład Petty Cash?
Drobne pieniądze są zwykle przechowywane w szufladzie, skrytce lub dużej kopercie. Typowe drobne zakupy gotówkowe obejmują:
- kawa, słodycze lub przekąski
- kwiaty, kartki urodzinowe lub inne drobne upominki
- opłata za taksówkę lub opłata za samochód
- drobne artykuły biurowe – długopisy, gumki do ścierania, zszywacze itp.
- przygotowywane posiłki
Czy Petty Cash jest ekwiwalentem gotówki?
Nie. Drobne pieniądze to prawdziwe pieniądze: rachunki i monety. Ekwiwalenty gotówki to wysoce płynne papiery wartościowe i inne aktywa, które można łatwo zamienić na gotówkę: fundusze rynku pieniężnego, papiery komercyjne lub zadłużenie krótkoterminowe, takie jak bony skarbowe.
Jednak w sprawozdaniach finansowych przedsiębiorstw drobne środki pieniężne są wykazywane w sekcji bilansu „Środki pieniężne i ich ekwiwalenty”. Tak więc te dwie rzeczy mogą być połączone razem w tym sensie.
Jak zrównoważyć drobną gotówkę w księgowości?
Za każdym razem, gdy korzystasz z drobnego funduszu pieniężnego – czyli wypłacasz pieniądze – należy wypełnić odcinek lub kupon. Działa jak pokwitowanie, rejestrując kwotę wypłaty, datę, cel i inne szczegóły. Coraz częściej te odcinki są elektroniczne, wprowadzane do cyfrowego arkusza kalkulacyjnego lub księgi. Ale pomocne może być również trzymanie papierowych odcinków wraz z pokwitowaniami zakupów lub płatnościami (jeśli to możliwe).
Po wyznaczonej przerwie – zwykle o tej samej porze każdego miesiąca lub tygodnia – nadszedł czas, aby uzgodnić lub zrównoważyć konto drobnych funduszy. Najpierw zanotuj aktualną kwotę w funduszu. Następnie odejmij tę kwotę od salda początkowego. Suma ta to całkowita kwota pobrana z konta w tym okresie.
Następnie zsumuj wszystkie zaległe odcinki (plus załączone pokwitowania). Kwota ta powinna być taka sama, jak wypłacona suma obliczona na podstawie salda początkowego i końcowego konta. A ilość gotówki, którą masz w schowku lub szufladzie, powinna być taka sama, jak bieżące saldo konta.
Jeśli nie, będziesz musiał zbadać, dlaczego: błąd matematyczny? czy brakuje paragonu? czy źle?
Równoważenie konta drobnych środków pieniężnych następuje zwykle, gdy fundusz wymaga uzupełnienia. Drobny depozytariusz przynosi wszystkie paragony lub vouchery do księgowego, kasjera lub księgowego firmy. Drobne wpływy gotówkowe są rejestrowane w księdze głównej firmy jako kredyty na koncie drobnej gotówki i prawdopodobnie obciążają kilka różnych rachunków wydatków. Gdy fundusz drobny jest uzupełniany, zwykle poprzez wypłatę czeku wystawionego przez firmę, jest on rejestrowany jako obciążenie rachunku drobnej gotówki i uznanie na koncie gotówkowym.
Podsumowanie
Drobne środki pieniężne to niewielka ilość gotówki, która jest przechowywana na terenie firmy lub firmy w celu pokrycia drobnych wydatków i potrzeb. Zwykle nie więcej niż kilkaset dolarów, jest łatwy do zrozumienia i prosty w użyciu. Ale jest też łatwy do nadużyć i stracenia orientacji, a także podatny na kradzież. Niektórzy uważają, że we współczesnym społeczeństwie fundusz drobnej gotówki jest przestarzały: istnieje wiele alternatyw dla małych zakupów, które są bezpieczniejsze i równie wygodne.