Kontrole wewnętrzne
Co to są kontrole wewnętrzne?
Kontrole wewnętrzne to mechanizmy, zasady i procedury wdrożone przez firmę w celu zapewnienia integralności informacji finansowych i księgowych, promowania odpowiedzialności i zapobiegania oszustwom. Oprócz przestrzegania prawa i regulacji oraz zapobiegania kradzieży aktywów lub oszustwom przez pracowników, kontrole wewnętrzne mogą pomóc w poprawie wydajności operacyjnej poprzez poprawę dokładności i terminowości sprawozdawczości finansowej.
Jak działa kontrola wewnętrzna
Kontrole wewnętrzne stały się kluczową funkcją biznesową każdej firmy w USA od czasu skandali księgowych na początku XXI wieku. W ich następstwie uchwalono ustawę Sarbanes-Oxley z 2002 r., Aby chronić inwestorów przed oszukańczymi działaniami księgowymi oraz poprawić dokładność i wiarygodność ujawnień korporacyjnych. Miało to głęboki wpływ na ład korporacyjny, czyniąc menedżerów odpowiedzialnymi za sprawozdawczość finansową i tworząc ścieżkę audytu. Menedżerom uznanym za winnych niewłaściwego ustanowienia i zarządzania kontrolą wewnętrzną grożą poważne sankcje karne.
Znaczenie dla audytorów
Opinia biegłego rewidenta, która towarzyszy sprawozdaniom finansowym, jest oparta na badaniu procedur i zapisów wykorzystanych do ich sporządzenia. W ramach audytu audytorzy zewnętrzni przetestują procesy księgowe firmy i kontrole wewnętrzne oraz wydadzą opinię co do ich skuteczności.
Audyty wewnętrzne oceniają kontrole wewnętrzne firmy, w tym ład korporacyjny i procesy księgowe. Zapewniają zgodność z prawem i regulacjami oraz dokładną i terminową sprawozdawczość finansową i gromadzenie danych, a także pomagają utrzymać wydajność operacyjną poprzez identyfikację problemów i korygowanie uchybień, zanim zostaną wykryte podczas audytu zewnętrznego. Audyty wewnętrzne odgrywają kluczową rolę w działalności firmy i ładzie korporacyjnym, teraz, gdy ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. Nałożyła na menedżerów odpowiedzialność prawną za dokładność jej sprawozdań finansowych.
Kongres USA uchwalił ustawę Sarbanes-Oxley z 2002 r., Aby chronić inwestorów przed możliwością oszukańczych działań księgowych przez korporacje, która nakazała surowe reformy w celu poprawy ujawniania informacji finansowych od korporacji i zapobiegania oszustwom księgowym.
Efektywność operacyjna
Nie ma dwóch identycznych systemów kontroli wewnętrznej, ale wiele podstawowych filozofii dotyczących uczciwości finansowej i praktyk księgowych stało się standardowymi praktykami zarządzania. Chociaż kontrole wewnętrzne mogą być kosztowne, odpowiednio wdrożone kontrole wewnętrzne mogą pomóc usprawnić operacje i zwiększyć wydajność operacyjną, a także zapobiegać oszustwom.
Kluczowe wnioski
- Kontrole wewnętrzne to mechanizmy, zasady i procedury wdrożone przez firmę w celu zapewnienia integralności informacji finansowych i księgowych, promowania odpowiedzialności i zapobiegania oszustwom.
- Oprócz przestrzegania prawa i regulacji oraz zapobiegania kradzieży aktywów lub oszustwom przez pracowników, kontrole wewnętrzne mogą pomóc w poprawie wydajności operacyjnej poprzez poprawę dokładności i terminowości sprawozdawczości finansowej.
- Audyty wewnętrzne odgrywają kluczową rolę w kontroli wewnętrznej firmy i ładzie korporacyjnym, teraz, gdy Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. Nałożyła na menedżerów odpowiedzialność prawną za dokładność jej sprawozdań finansowych.
Kontrola zapobiegawcza a kontrola detektywistyczna
Kontrole wewnętrzne zazwyczaj obejmują czynności kontrolne, takie jak autoryzacja, dokumentacja, uzgodnienie, bezpieczeństwo i rozdział obowiązków. Są one zasadniczo podzielone na działania prewencyjne i detektywistyczne.
Prewencyjne działania kontrolne mają przede wszystkim na celu powstrzymanie błędów lub oszustw i obejmują dokładną dokumentację i praktyki autoryzacyjne. Rozdzielenie obowiązków gwarantuje, że żadna osoba nie będzie w stanie autoryzować, rejestrować ani być pod opieką transakcji finansowej i wynikającego z niej aktywa. Autoryzacja faktur i weryfikacja wydatków to kontrole wewnętrzne. Ponadto prewencyjne kontrole wewnętrzne obejmują ograniczenie fizycznego dostępu do sprzętu, zapasów, gotówki i innych aktywów.
Kontrole wykrywające to procedury rezerwowe, które mają na celu wyłapywanie przedmiotów lub zdarzeń, które zostały pominięte przez pierwszą linię obrony. Tutaj najważniejszym działaniem jest uzgadnianie, które służy do porównywania zbiorów danych, a działania korygujące są podejmowane w przypadku istotnych różnic. Inne kontrole wykrywające obejmują audyty zewnętrzne firm księgowych oraz audyty wewnętrzne aktywów, takich jak inwentaryzacja.
Techniki audytu i metody kontroli z Anglii migrowały do Stanów Zjednoczonych podczas rewolucji przemysłowej. W XX wieku znormalizowano praktyki sprawozdawcze audytorów i metody testowania.
Wady kontroli wewnętrznej
Niezależnie od zasad i procedur ustanowionych przez organizację, można zapewnić jedynie wystarczającą pewność, że kontrole wewnętrzne są skuteczne, a informacje finansowe są prawidłowe. Skuteczność kontroli wewnętrznej jest ograniczona ludzką oceną. Firma często daje personelowi wysokiego szczebla możliwość obejścia kontroli wewnętrznej ze względu na wydajność operacyjną, a kontrole wewnętrzne można obejść poprzez zmowę.