Wprowadzenie do systemów informacji księgowej (AIS)

System informacji księgowej (AIS) to struktura, której firma używa do gromadzenia, przechowywania, zarządzania, przetwarzania, pobierania i raportowania swoich danych finansowych, dzięki czemu mogą być używane przez księgowych, konsultantów, analityków biznesowych, menedżerów, dyrektorów finansowych ), audytorzy, organy regulacyjne i agencje podatkowe.

Specjalnie wyszkoleni księgowi dogłębnie współpracują z systemem AIS, aby zapewnić najwyższy poziom dokładności w transakcjach finansowych firmy i prowadzeniu dokumentacji, a także udostępniać dane finansowe tym, którzy zgodnie z prawem potrzebują do nich dostępu – a wszystko to przy zachowaniu nienaruszonych i bezpiecznych danych.

Zrozumienie systemów informacji księgowej (AIS)

System informacji księgowej to sposób na śledzenie całej księgowości i działalności biznesowej firmy. Księgowe systemy informacyjne na ogół składają się z sześciu głównych elementów: ludzi, procedur i instrukcji, danych, oprogramowania, infrastruktury informatycznej i kontroli wewnętrznej. Poniżej znajduje się szczegółowy podział każdego komponentu.

1. Ludzie AIS

Osoby w AIS są użytkownikami systemu. AIS pomaga współpracować różnym działom w firmie. Specjaliści, którzy mogą potrzebować korzystać z AIS organizacji, obejmują:

• Księgowi
• Konsultanci
• Analitycy biznesowi
• Menedżerowie
• Dyrektorzy finansowi
• Audytorzy

Na przykład kierownictwo może ustalić cele sprzedaży, dla których pracownicy mogą następnie zamówić odpowiednią ilość zapasów. Zamówienie magazynowe powiadamia dział księgowości o nowej płatności. Gdy sprzedaż jest prowadzona w firmie, osoby i działy zaangażowane w proces sprzedaży mogą obejmować:

1. Handlowcy wprowadzają zamówienia klientów do systemu AIS.
2. Księgowość wystawia rachunki lub wysyła fakturę do klienta.
3. Magazyn kompletuje zamówienie.
4. Dział spedycji wysyła zamówienie do klienta.
5. Dział księgowości jest powiadamiany o nowych należnościach, czyli jednostkach IOU od klienta, które są zazwyczaj spłacane w ciągu 30, 60 lub 90 dni.
6. Dział obsługi klienta śledzi zamówienia i przesyłki do klientów.
7. Kierownictwo używa AIS do tworzenia raportów sprzedaży i przeprowadzania analiz kosztów, które mogą obejmować koszty zapasów, wysyłki i produkcji.

Dzięki dobrze zaprojektowanemu AIS każdy w organizacji może uzyskać dostęp do tego samego systemu i pobrać te same informacje. AIS upraszcza również proces zgłaszania informacji osobom spoza organizacji, gdy jest to konieczne.

Na przykład konsultanci mogą wykorzystać informacje z systemu AIS do analizy efektywności struktury cenowej firmy, patrząc na dane dotyczące kosztów, sprzedaży i przychodów. Ponadto audytorzy mogą wykorzystać dane do oceny kontroli wewnętrznej firmy, jej kondycji finansowej i zgodności z przepisami, takimi jak ustawa Sarbanes-Oxley (SOX).

AIS powinien być zaprojektowany tak, aby spełniał potrzeby osób, które będą z niego korzystać. System powinien być również łatwy w obsłudze i powinien poprawiać, a nie ograniczać wydajność.

2. Procedury i instrukcje

Procedura i instrukcje AIS to metody, których używa do gromadzenia, przechowywania, wyszukiwania i przetwarzania danych. Te metody są zarówno ręczne, jak i zautomatyzowane. Dane mogą pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych (np. Pracownicy), jak i zewnętrznych (np. Zamówienia online klientów). Procedury i instrukcje zostaną zakodowane w oprogramowaniu AIS. Jednak procedury i instrukcje powinny być również „zakodowane” w pracownikach poprzez dokumentację i szkolenia. Procedury i instrukcje muszą być konsekwentnie przestrzegane, aby były skuteczne.

3. Dane AIS

AIS musi mieć strukturę bazy danych do przechowywania informacji, taką jak ustrukturyzowany język zapytań (SQL), który jest językiem komputerowym powszechnie używanym w bazach danych. SQL umożliwia manipulowanie danymi znajdującymi się w AIS i pobieranie ich do celów raportowania. AIS będzie również potrzebował różnych ekranów wejściowych dla różnych typów użytkowników systemu i wprowadzania danych, a także różnych formatów wyjściowych, aby sprostać potrzebom różnych użytkowników i różnego rodzaju informacji.

Dane zawarte w AIS to wszystkie informacje finansowe odnoszące się do praktyk biznesowych organizacji. Wszelkie dane biznesowe, które mają wpływ na finanse firmy, powinny trafiać do AIS.

Rodzaj danych zawartych w AIS zależy od charakteru prowadzonej działalności, ale mogą obejmować:

• Zlecenia sprzedaży
• Rachunki klientów
• Raporty z analizy sprzedaży
• Zgłoszenia zapotrzebowania
• Faktury dostawcy
• Sprawdź rejestry
• Księga główna
• Dane inwentaryzacyjne
• Informacje o płacach
• Punktualność
• Informacje podatkowe

Dane te mogą być wykorzystane do przygotowania sprawozdań księgowych i sprawozdań finansowych, w tym należności starzenia, amortyzacyjnych lub umorzeniowych harmonogramy, w zestawieniu obrotów i sald oraz rachunku zysków i strat. Posiadanie wszystkich tych danych w jednym miejscu – w AIS – ułatwia prowadzenie dokumentacji, raportowanie, analizę, audyt i podejmowanie decyzji. Aby dane były użyteczne, muszą być kompletne, dokładne i odpowiednie.

Z drugiej strony przykłady danych, które nie trafiłyby do AIS, obejmują notatki, korespondencję, prezentacje i podręczniki. Dokumenty te mogą mieć styczny związek z finansami firmy, ale z wyłączeniem standardowych przypisów nie są w rzeczywistości częścią dokumentacji finansowej firmy.

4. Oprogramowanie AIS

Składnik oprogramowania AIS to programy komputerowe używane do przechowywania, wyszukiwania, przetwarzania i analizowania danych finansowych firmy. Zanim istniały komputery, AIS był ręcznym systemem opartym na papierze, ale obecnie większość firm używa oprogramowania komputerowego jako podstawy AIS. Małe firmy mogą korzystać z Quickbooks Intuit lub Sage’s Sage 50 Accounting, ale są też inne.2 Małe i średnie firmy mogą korzystać z rozwiązania SAP Business One. Średnie i duże firmy mogą korzystać z Microsoft Dynamics GP, MAS 90 lub MAS 200 Sage Group, Oracle PeopleSoft lub Epicor Financial Management.567

Jakość, niezawodność i bezpieczeństwo to kluczowe elementy skutecznego oprogramowania AIS. Menedżerowie polegają na informacjach, które generuje, przy podejmowaniu decyzji za firmę i potrzebują wysokiej jakości informacji, aby podejmować rozsądne decyzje.

Oprogramowanie AIS można dostosować do indywidualnych potrzeb różnych rodzajów firm. Jeśli istniejący program nie spełnia potrzeb firmy, oprogramowanie może być również opracowane wewnętrznie przy znacznym wkładzie użytkowników końcowych lub może zostać opracowane przez firmę zewnętrzną specjalnie dla organizacji. System można by nawet zlecić wyspecjalizowanej firmie.

W przypadku spółek notowanych na giełdzie, bez względu na to, jakie oprogramowanie i opcje dostosowywania wybierze firma, przepisy Sarbanes-Oxley będą w pewnym stopniu dyktować strukturę AIS. Wynika to z faktu, że przepisy SOX ustanawiają kontrole wewnętrzne i procedury audytowe, których muszą przestrzegać spółki publiczne.

5. Infrastruktura IT

Infrastruktura informatyczna to po prostu wymyślna nazwa sprzętu używanego do obsługi systemu informacji księgowej. Większość z tych elementów sprzętowych, które firma i tak musiałaby mieć, może obejmować:

• Komputery
• Urządzenia mobilne
• Serwery
• Drukarki
• Ochronniki przeciwprzepięciowe
• Routery
• Nośniki
• Zapasowe źródło zasilania

Oprócz kosztów czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze sprzętu, obejmują szybkość, pojemność oraz możliwość rozbudowy i modernizacji.

Co być może najważniejsze, sprzęt wybrany do AIS musi być kompatybilny z zamierzonym oprogramowaniem. Idealnie byłoby, gdyby był nie tylko kompatybilny, ale także optymalny – niezgrabny system byłby znacznie mniej pomocny niż szybki. Jednym ze sposobów, w jaki firmy mogą łatwo spełnić wymagania dotyczące zgodności sprzętu i oprogramowania, jest zakup systemu pod klucz, który zawiera zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie potrzebne firmie. Zakup systemu pod klucz teoretycznie oznacza, że ​​firma otrzyma optymalne połączenie sprzętu i oprogramowania dla swojego systemu AIS.

Dobry AIS powinien również obejmować plan konserwacji, serwisowania, wymiany i modernizacji komponentów systemu sprzętowego, a także plan utylizacji zepsutego i przestarzałego sprzętu, tak aby wrażliwe dane zostały całkowicie zniszczone.

6. Kontrole wewnętrzne

Wewnętrzne mechanizmy kontroli AIS to środki bezpieczeństwa, które zawiera w celu ochrony danych wrażliwych. Mogą to być hasła tak proste, jak hasła lub złożone, jak identyfikacja biometryczna. Biometryczne protokoły bezpieczeństwa mogą obejmować przechowywanie cech ludzkich, które nie zmieniają się w czasie, takich jak odciski palców, głos i rozpoznawanie twarzy.

AIS musi mieć wewnętrzne mechanizmy kontroli, aby chronić przed nieautoryzowanym dostępem do komputera i ograniczać dostęp do upoważnionych użytkowników, w tym niektórych użytkowników wewnątrz firmy. Musi również zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do plików przez osoby, które mają dostęp tylko do wybranych części systemu.

AIS zawiera poufne informacje, które należą nie tylko do firmy, ale także do jej pracowników i klientów. Dane te mogą obejmować:

• Numery ubezpieczenia społecznego
• Informacje o wynagrodzeniach i personelu
• Numery kart kredytowych
• Informacje dla klientów
• Dane finansowe firmy
• Informacje finansowe dostawców i sprzedawców

Wszystkie dane w AIS powinny być szyfrowane, a dostęp do systemu powinien być rejestrowany i monitorowany. Aktywność systemu również powinna być identyfikowalna.

AIS potrzebuje również wewnętrznych mechanizmów kontrolnych, które chronią go przed wirusami komputerowymi, hakerami i innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa sieci. Musi być również chroniony przed klęskami żywiołowymi i przepięciami, które mogą spowodować utratę danych.

Przykłady systemów informacji księgowej w świecie rzeczywistym

Dobrze zaprojektowany AIS pozwala firmie działać płynnie na co dzień, podczas gdy źle zaprojektowany AIS może utrudniać jego działanie. Trzecie zastosowanie AIS polega na tym, że gdy firma ma kłopoty, dane w jej AIS można wykorzystać do odkrycia historii tego, co poszło nie tak. Przypadki WorldCom i Lehman Brothers dostarczają dwóch przykładów.