Błąd księgowy
Co to jest błąd księgowy?
Błąd księgowy to błąd we wpisie księgowym, który nie był zamierzony. Po wykryciu błąd lub pomyłka są często natychmiast naprawiane. Jeśli nie ma natychmiastowego rozwiązania, prowadzone jest dochodzenie w sprawie błędu. Błędu księgowego nie należy mylić z oszustwem, które jest zamierzonym działaniem mającym na celu ukrycie lub zmianę zapisów na korzyść firmy. Chociaż istnieje wiele rodzajów błędów, najczęstszymi błędami księgowymi są albo błędy pisarskie, albo błędy zasad rachunkowości.
Kluczowe wnioski
- Błąd księgowy to błąd we wpisie księgowym, który nie był zamierzony.
- Błędu księgowego nie należy mylić z oszustwem, które jest zamierzonym działaniem mającym na celu ukrycie lub zmianę zapisów na korzyść firmy.
- Błędy księgowe mogą obejmować zduplikowanie tego samego wpisu lub konto jest prawidłowo zarejestrowane, ale dla niewłaściwego klienta lub dostawcy.
- Błąd zaniechania polega na tym, że mimo transakcji za dany okres nie odnotowano żadnego zapisu.
Zrozumienie błędów księgowych
Błędy księgowe to niezamierzone błędy księgowe, które czasami można łatwo zidentyfikować i naprawić. Na przykład, jeśli obciążenia i kredyty nie sumują się do tej samej kwoty na saldzie próbnym, księgowy może łatwo sprawdzić, które konto jest niedokładne. Saldo próbne to rodzaj arkusza roboczego używanego przez księgowych do rejestrowania zapisów debetowych i kredytowych. Sumy z salda próbnego są później przenoszone do sprawozdania finansowego na koniec okresu sprawozdawczego. Istnieją jednak przypadki, w których występują błędy księgowe, ale saldo próbne nie jest niezrównoważone, co może być trudniejsze do zidentyfikowania i naprawienia błędów.
Rodzaje błędów księgowych
Istnieje wiele rodzajów błędów księgowych, a niektóre z najczęstszych są wymienione poniżej.
Błąd oryginalnego wpisu
Błędem pierwotnego wpisu jest zaksięgowanie niewłaściwej kwoty na koncie. Zaksięgowany błąd dotyczący niewłaściwej kwoty zostałby również odzwierciedlony na innych kontach związanych z transakcją. Innymi słowy, wszystkie odnośne konta byłyby zbilansowane, gdyby nie niewłaściwe kwoty.
Błąd duplikacji
Błąd duplikacji występuje wtedy, gdy wpis księgowy jest zduplikowany, co oznacza, że jest dwukrotnie obciążany lub uznawany za ten sam wpis. Na przykład dwukrotne obciążenie tej samej kwoty wydatkiem byłoby błędem powielenia.
Błąd pominięcia
Błąd pominięcia występuje wtedy, gdy wpis nie został dokonany, mimo że transakcja miała miejsce w danym okresie. Na przykład konto zobowiązań, które są krótkoterminowymi długami zaciągniętymi przez firmy wobec dostawców i sprzedawców, nie jest uznawane, gdy towary zostały zakupione na kredyt. Jest to powszechne, gdy istnieje wiele faktur od dostawców, które wymagają zarejestrowania, a faktura zostaje zgubiona lub nieprawidłowo zarejestrowana.
Błąd pominięcia może również obejmować zapomnienie o zarejestrowaniu sprzedaży produktu klientowi lub przychodów otrzymanych z należności. Należności księgowe odzwierciedlają pieniądze, które klienci są winni firmie za sprzedane produkty.
Błąd cofnięcia wpisu
Błąd cofnięcia wpisu występuje, gdy zapis księgowy jest księgowany w niewłaściwym kierunku, co oznacza, że obciążenie zostało zarejestrowane jako uznanie lub odwrotnie. Na przykład koszt sprzedanych towarów, który zawiera surowce i zapasy, jest uznawany zamiast obciążenia, a gotowe zapasy są obciążane zamiast uznawania.
Błąd zasady
Błąd zasad rachunkowości występuje wtedy, gdy zasada rachunkowości jest stosowana błędnie. Na przykład zakup sprzętu jest księgowany jako koszt operacyjny. Koszty operacyjne są codziennymi kosztami i nie obejmują zakupu środków trwałych. Również zakupy aktywów powinny być rejestrowane w bilansie, a koszty operacyjne powinny być ewidencjonowane w rachunku zysków i strat.
Błąd Komisji
Błąd prowizji to błąd, który występuje, gdy księgowy lub księgowy rejestruje obciążenie lub uznanie na właściwym koncie, ale na niewłaściwym koncie pomocniczym lub księdze. Na przykład pieniądze otrzymane od klienta są prawidłowo księgowane na koncie należności, ale do niewłaściwego klienta. Błąd byłby widoczny w księdze pomocniczej należności, która zawiera wszystkie faktury i transakcje klientów.
Płatność na rzecz dostawcy, która została zarejestrowana jako rozrachunki z dostawcami, ale na niewłaściwą fakturę lub do niewłaściwego dostawcy, również jest błędem dotyczącym prowizji. Błąd byłby wyświetlany jako zaksięgowany do niewłaściwego dostawcy w księdze pomocniczej rozrachunków z dostawcami.
Błąd kompensacji
Błąd kompensacji występuje wtedy, gdy jeden błąd został skompensowany przez wpis kompensujący, który również jest błędny. Na przykład niewłaściwa kwota jest rejestrowana w zapasach i jest równoważona przez tę samą niewłaściwą kwotę, która jest rejestrowana na kontach płatnych za te zapasy.
Wykrywanie i zapobieganie błędom księgowym
Niezamierzone błędy księgowe są częste, jeśli prowadzący dziennik nie jest ostrożny lub oprogramowanie księgowe jest przestarzałe. Odkrycie takich błędów następuje zwykle, gdy firmy zamykają swoje księgi na koniec miesiąca. Niektóre firmy mogą wykonywać to zadanie pod koniec każdego tygodnia. Większość błędów, jeśli nie wszystkie, można dość łatwo poprawić.
Audytu może być konieczne, jeśli materiał rozbieżności nie mogą być szybko rozwiązane. Normalną metodą postępowania w przypadku nieistotnych rozbieżności jest utworzenie konta przejściowego w bilansie lub odliczenie mniejszej kwoty w rachunku zysków i strat jako „inne”.
Śledzenie faktur od klientów i dostawców oraz zapewnienie ich natychmiastowego i prawidłowego wprowadzenia do oprogramowania księgowego może pomóc w zmniejszeniu liczby błędów pisarskich. Miesięczne uzgodnienia bankowe mogą pomóc w wyłapaniu błędów przed okresem sprawozdawczym pod koniec kwartału lub roku obrotowego. Uzgodnienie bankowe to porównanie wewnętrznych zapisów finansowych firmy i transakcji z rekordami wyciągu bankowego firmy.
Oczywiście żadna firma nie jest w stanie zapobiec wszystkim błędom, ale dzięki odpowiednim kontrolom wewnętrznym można je stosunkowo szybko zidentyfikować i skorygować.