Najlepsze narzędzia do planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP
Planowanie zasobów przedsiębiorstwa (ERP) to metodologia zorientowana na procesy, która integruje systemy używane w różnych działach firmy, umożliwiając łatwy i jednolity przepływ informacji pod określonymi kontrolami, wspomagany przez aplikacje oprogramowania i zdefiniowane najlepsze praktyki.
W tym artykule opisano narzędzia używane w ERP i ich charakterystykę dla różnych funkcji, które pełnią. Aby lepiej zrozumieć narzędzia, zacznijmy od wymagań funkcjonalnych.
Czego potrzeba od systemu ERP?
Każdy system ERP musi zasadniczo spełniać następujące wymagania funkcjonalne.
- Musi to być ujednolicony system z łatwymi w użyciu aplikacjami i interfejsami, który bezproblemowo działa w wielu działach z niezbędnym kontrolowanym dostępem
- Wspólna baza danych (lub wiele, ale współużytkowanych baz danych) dostępna za pośrednictwem różnych aplikacji
- Narzędzia do wyszukiwania i raportowania do generowania raportów na podstawie różnych parametrów (np. „Wszystkie niewysłane zamówienia na dzień wczorajszy w kategorii„ zabawki ””)
- W razie potrzeby skalowalność, dostosowywanie i łatwa integracja modułów ad hoc
Narzędzia spełniające wymagania ERP :
Aby spełnić powyższe wymagania funkcjonalne, następujące narzędzia i aplikacje są obowiązkowo zintegrowane z systemem ERP.
– Zarządzanie bazami danych / Hurtownia danych / Narzędzia do zarządzania informacjami :
Przechowywanie danych i zarządzanie informacjami z ustalonym przepływem pracy w różnych działach i funkcjach jest podstawą każdego systemu ERP. Dostępnych jest wiele rozwiązań i narzędzi do przechowywania danych, w tym relacyjne bazy danych firm takich jak Oracle, Sybase, DB2 oraz bezpłatne oferty open source, takie jak Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby itp. Inne narzędzia do zarządzania informacjami mogą obejmować systemy zarządzania treścią (CMS). i aplikacje repozytorium.
W zależności od branży i wymaganych funkcji należy wybrać odpowiedni. Producent może uznać transakcyjną bazę danych, taką jak Oracle lub MySQL, za bardziej odpowiednią, ponieważ dane transakcyjne przechodzą przez różne statusy (od produkcji do zapasów, przechwytywania zamówień, sprzedaży i stanu dostaw). Z drugiej strony, firma zajmująca się pisaniem treści online może uznać system repozytorium CMS z kontrolą wersji jako lepiej dopasowany do ich potrzeb.
Baza danych lub repozytorium może być pojedynczą scentralizowaną bazą danych lub wieloma z automatycznym przepływem danych z jednej bazy danych do drugiej. Zdefiniowany przepływ pracy zapewnia płynne przenoszenie danych. Bazy danych mogą być hostowane lokalnie lub zdalnie, a nawet w chmurze.
· Aplikacje i interfejsy z odpowiednią kontrolą uprawnień :
Przechowywanie i zarządzanie danymi wymaga dostępu tylko do odczytu lub dostępu do edycji w celu przetwarzania danych. Po wyprodukowaniu przedmiotów należy je oznaczyć jako gotowe zapasy. Dział zarządzania zapasami aktualizuje go następnie jako gotowy do sprzedaży. Po zakupie przedmiot powinien zostać zaktualizowany do stanu sprzedanego i tak dalej. Aby to osiągnąć, łatwe w użyciu aplikacje i interfejsy stanowią integralną część każdego systemu ERP, który ma również zdefiniowane elementy sterujące i uprawnienia. Na przykład, gdy towar zostanie oznaczony jako sprzedany, tylko operatorzy działów logistyki powinni mieć możliwość dalszej aktualizacji, podczas gdy ci z działu produkcji lub zapasów powinni mieć dostęp tylko do przeglądania.
Podobnie w przypadku narzędzia ERP do pisania treści, gdy autor prześle treść do redakcji do recenzji, tylko redaktor powinien mieć możliwość jej modyfikacji, aby uniknąć powielania i konfliktów treści.
Aby umożliwić wbudowanie takich kontroli, aplikacji i interfejsów opartych na uprawnieniach, dowolne rozwiązanie ERP, które może być oparte na przeglądarce, instalacjach komputerowych lub aplikacjach na tablety / urządzenia mobilne. Zespół produkcyjny w stacjonarnej lokalizacji będzie preferował interfejs oparty na komputerach stacjonarnych, podczas gdy zespół sprzedaży będący w ciągłym ruchu skorzysta z interfejsu opartego na przeglądarce lub aplikacji mobilnej.
· Narzędzie do zarządzania przepływem pracy :
System ERP składa się z wielu modułów i repozytoriów danych, w których aktualizacje i działania danych przebiegają zgodnie z logicznie zdefiniowaną sekwencją w oparciu o potrzeby biznesowe. Stanowi to przepływ pracy. Przepływ pracy można traktować jako umysł kontrolujący różne funkcje ciała (przepływ krwi, powietrza, pożywienia i innych zasobów, ruch części ciała itp.). Jasno zdefiniowany przepływ pracy z odpowiednim dostępem na różnych poziomach jest niezbędną częścią każdego rozwiązania ERP.
Powszechnie używane narzędzia wdrożone w ramach ERP obejmują Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM itp.
· Narzędzie do raportowania / pulpit nawigacyjny :
Generowanie raportów na poziomie zarządzania, działu, zespołu lub poziomu indywidualnego jest kolejnym ważnym wymogiem dla systemu ERP. Zwykle jest dostępny w formie pulpitu nawigacyjnego (z widokiem danych w czasie rzeczywistym – pokazującym takie informacje, jak otrzymane, ale jeszcze niewysłane zamówienia, nieudane płatności z ostatniego tygodnia itp.) Lub konfigurowalne raporty generowane w typowym słowie- lub danych- edytowanie aplikacji, takich jak arkusze kalkulacyjne.
Większość narzędzi do raportowania i pulpitów nawigacyjnych działa w czasie rzeczywistym (lub z minimalnym opóźnieniem). Podobnie jak aplikacje używane przez działy do aktualizacji danych, te narzędzia raportowania / widoki pulpitu nawigacyjnego są dostępne jako instalacje oparte na przeglądarce lub na komputerze. Obejmują one również funkcje raportowania na koniec dnia, oferujące wysyłanie e-mailem raportów z wykresami / wykresami / tabelami w postaci załączników do programu Microsoft Excel lub Word.
· Narzędzia komunikacyjne :
W każdym systemie działającym w wielu działach komunikacja jest obowiązkowa. Ułatwiają to systemy ERP, oferując narzędzia do automatycznego generowania poczty opartej na działaniach, komunikatorów, czatu lub ogólnych funkcji transmisji na poziomie indywidualnym i grupowym. Powiedzmy, że gdy zamówienie zostanie oznaczone jako „Gotowe do wysyłki”, do działu logistyki należy wysłać automatyczną przesyłkę pocztową w celu zainicjowania procesu wysyłki; Lub jeśli w kuchni pizzerii pojawił się problem, można wysłać ogólną wiadomość do wszystkich innych działów, aby zaprzestać przyjmowania dalszych zamówień.
Dodatkowe funkcje wiadomości błyskawicznych (takie jak programy Lync, Chatter lub Yammer) umożliwiają łatwą i natychmiastową komunikację.
Oprócz powyższych narzędzi, które są integralną częścią każdego systemu ERP, istnieją dodatkowe, które można zintegrować w razie potrzeby:
· Narzędzia analityczne :
W ramach systemu ERP można zintegrować wiele narzędzi analitycznych do analizy biznesowej, analizy predykcyjnej, eksploracji danych i powiązanych analiz. Te narzędzia analityczne służą do uzyskiwania cennych informacji do tworzenia strategicznych decyzji biznesowych na podstawie dostępnych danych (takich jak śledzenie zachowań konsumentów podczas świątecznych zakupów, wyniki porównawcze dla produktów na czerwonej półce, które mają większą sprzedaż niż te na niebieskiej półce itp.)
· Alokacja zasobów i narzędzia do planowania zadań :
Systemy ERP mogą również integrować narzędzia do alokacji zasobów między działami i zadaniami (dla branż pracochłonnych ). Narzędzia te działają na prostej zasadzie określonego czasu potrzebnego na wykonanie zadania / projektu w odniesieniu do harmonogramu dostępności zasobów. Po zakończeniu zadania zasób jest automatycznie przydzielany do nowego zadania odpowiadającego jego umiejętnościom lub jest umieszczany w puli do następnego przydziału. Narzędzia mają funkcjonalność umożliwiającą ręczną interwencję na poziomie przełożonego w przypadku opóźnienia zadania. Korzyści obejmują przejrzysty wgląd w obecne i przyszłe obciążenie pracą, optymalne wykorzystanie zasobów, badanie możliwości automatyzacji itp.
· Inne dodatkowe funkcje : systemy ERP mogą integrować moduły do zarządzania zasobami ludzkimi, zarządzania projektami, systemów śledzenia czasu, zarządzania dokumentami itp., Zgodnie z potrzebami biznesowymi. Dostępnych jest wiele narzędzi specyficznych dla każdej branży i typu funkcji, a dostawcy ERP zapewniają pomoc zainteresowanym klientom w wyborze najlepszego dopasowania. Internet jest zawsze dostępny do samodzielnej pomocy w uzyskaniu wymaganych informacji.
Podsumowanie :
ERP to złożona platforma do wdrożenia i zwykle wymaga dedykowanego dostawcy do wdrożenia. Dwa duże wąskie gardła zidentyfikowane przy wdrożeniach ERP to wysokie koszty i nieprzestrzeganie najlepszych praktyk. Podczas gdy koszty można do pewnego stopnia złagodzić poprzez dokładną wycenę różnych dostawców i ocenę bezpłatnych narzędzi typu open source, inne wyzwanie, jakim są awarie wynikające z braku przestrzegania najlepszych praktyk, można złagodzić poprzez ukierunkowane szkolenie pracowników. Właściwa ocena na początkowych etapach, współpraca z dostawcami posiadającymi odpowiednią wiedzę i jasne określenie wymagań od samego początku pomoże w wydajnym i pomyślnym wdrożeniu narzędzi ERP. (Powiązane informacje można znaleźć w artykule „ Studia przypadków udanego planowania zasobów przedsiębiorstwa ”)