Płatności dzienne
Co to są płatności dzienne?
Diet płatności są Wydatki biznesowe zazwyczaj obejmują zakwaterowanie, transport, wyżywienie i wszelkie inne koszty dodatkowe. Dieta – łaciński termin oznaczający „dziennie” – może również odnosić się do strukturalnego systemu wynagrodzeń, w którym pracownik otrzymuje wynagrodzenie za dzień, a nie za godzinę lub miesiąc.
Kluczowe wnioski
- Diety dzienne to diety wypłacane pracownikom na pokrycie kosztów poniesionych podczas podróży służbowej.
- Diety dzienne są przydatne, gdy pracownicy gromadzą roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej.
- Firmy mogą oferować diety w formie firmowych kart kredytowych, pełnego lub częściowego pokrycia wydatków lub stałych stawek dziennych.
- Większość firm stosuje stawkę podstawową ustaloną przez rząd federalny jako wskazówkę dotyczącą ich diet.
Zrozumienie płatności dziennych
Diety dzienne są przydatne w przypadku niektórych stanowisk pracy, które wymagają długich podróży, powodując, że pracownicy gromadzą roczne wydatki biznesowe, takie jak zakwaterowanie, posiłki, podróże i tak dalej. Firmy stosują różne systemy w celu pokrycia tych wydatków:
- Firmowe karty kredytowe : Niektóre firmy wydają swoim pracownikom karty kredytowe. Pozwala im to na natychmiastowe opłacenie wydatków służbowych podczas wykonywania pracy, bez konieczności samodzielnego ponoszenia jakichkolwiek kosztów.
- Pełne lub częściowe pokrycie wydatków : Podczas gdy niektóre firmy pokrywają w całości wydatki pracowników, niektóre firmy oferują tylko diety dzienne za częściowe wydatki – szczególnie na takie rzeczy, jak zakwaterowanie, jedzenie i podróże.
- Stałe kwoty : wiele korporacji zapewnia swoim pracownikom określoną, stałą stawkę dzienną. Oczekuje się, że pracownicy pokryją całość lub część swoich kosztów z tej diety.
Płatność dzienna odnosi się również do struktury odszkodowań otrzymywanych przez niektórych pracowników. Pracownicy stosujący dietę dzienną otrzymują wynagrodzenie za dzień lub ilość wykonanej pracy. Tego typu pracownicy są zwykle zatrudnieni na czas określony lub krótkoterminowy, w przeciwieństwie do pełnoetatowych. Pracownicy służby zdrowia i nauczyciele zastępczy to przykłady pracowników objętych harmonogramem dziennych płatności.
Uwagi specjalne
Diety dla większości pracowników rządu federalnego są ustalane przez US General Services Administration (GSA). Firmy, które stosują politykę płatności diet dla wydatków służbowych, stosują tę federalną stawkę dzienną jako wskazówkę. Standardowe stawki za podróże krajowe i międzynarodowe wchodzą w życie 1 października każdego roku. Chociaż stawki ustalone przez rząd Stanów Zjednoczonych są oparte na kosztach utrzymania w mieście firmy, może on ustalać stawki wyższe lub niższe od stawki standardowej.
Diety przekraczające stawkę standardową wymagają od pracownika opłacenia podatku od nadwyżki. Nadwyżka wypłaty zawarta jest w polu 12 formularza W-2. Niezłożenie pracodawcy raportu wydatków służbowych w ciągu 60 dni zazwyczaj skutkuje zapłatą podatku od pełnej wypłaty dziennej.
Pracownicy są zobowiązani do płacenia podatków od wszelkich kwot przekraczających standardową stawkę dzienną.
Diety dzienne nie są częścią wynagrodzenia pracownika, jeśli płatność jest równa lub niższa od federalnej stawki dziennej, a pracownik składa raport z wydatków służbowych swojemu pracodawcy. Płatności są zwykle liczone jako niepodlegający opodatkowaniu dochód na rzecz pracowników i wykazywane oddzielnie od dochodu podlegającego opodatkowaniu na formularzu W-2. Sprawozdanie z wydatków służbowych należy przedłożyć pracodawcy w ciągu 60 dni od zakończenia podróży i powinno zawierać szczegółowe informacje o celu wyjazdu, terminie i miejscu, a także rachunki za wydatki pokryte z własnej kieszeni.
Diety dzienne dla osób samozatrudnionych
Osoby samozatrudnione mogą stosować jedynie dietę do kosztów posiłków. Podobnie jak inni pracownicy, osoby samozatrudnione muszą prowadzić rejestr wydatków zawierający datę, miejsce i cel podróży służbowej. Konieczne może być również przechowywanie paragonów, ale w przypadkach, gdy ich nie ma, nadal warto ich trzymać.
Rodzaje diet dziennych
Firmy różnie traktują płatności dzienne. Jak wspomniano powyżej, mogą wydawać karty kredytowe, pokrywać pełne lub częściowe wydatki, oferować stałe stawki lub wymagać od pracowników pokrycia wydatków z własnej kieszeni w celu zwrotu kosztów w późniejszym terminie.
Diety dzienne mogą w całości lub częściowo pokrywać wydatki biznesowe. Firmy mogą stosować stawki dzienne na zakwaterowanie i posiłki lub stawki dzienne na pokrycie tylko posiłków. Na przykład częściowa dieta może wynieść 100 USD na pokrycie samych posiłków, podczas gdy koszty zakwaterowania i koszty dodatkowe są pokrywane z własnej kieszeni. Niektóre firmy dokonują płatności dziennych, wystawiając pracownikowi czeki jako wskazówka, że jest on oddzielony od dochodu pracownika.
Stałe stawki
Firma, która wdraża metodę stałych diet dla wydatków służbowych, zwykle płaci pracownikowi stałą kwotę dziennie. Na przykład dzienna rata dla konsultanta ds. Technologii informacyjnej (IT) pracującego przez tydzień w innym mieście może wynosić 200 USD dziennie – 100 USD na zakwaterowanie, 50 USD na jedzenie i 50 USD na koszty dodatkowe.
Koszty dodatkowe to koszty, które nie są szczegółowo określone, ale są określane według uznania pracowników. Koszty dodatkowe mogą obejmować koszty transportu, usług pralni, internetu, obsługi pokoju, napiwków dotyczących serwerów i tak dalej. Jeśli pracownik korzysta z samochodu osobistego podczas podróży służbowej, otrzyma zwrot kosztów zgodnie ze stawką zwrotu kilometrów Urzędu Skarbowego (IRS) – opcjonalną stawką używaną do obliczania kosztów uzyskania przychodów związanych z eksploatacją pojazdu do celów służbowych.
Wydatki bieżące
W przypadkach, w których pracownicy są zobowiązani do pokrycia swoich wydatków z góry i we własnym zakresie, firmy zwykle wymagają od nich zgłoszenia roszczeń. Jeśli roszczenia zostaną uznane za wydatki z własnej kieszeni, firmy zwracają swoim pracownikom zwrot kosztów prowadzenia działalności. Ta metoda jest znacznie bardziej czasochłonna, ponieważ wymaga od personelu przeglądu wniosków i rachunków, zatwierdzania lub odrzucania wniosków o zwrot kosztów oraz dokonywania płatności na rzecz pracowników.
Korzyści z diet dziennych
Firmy, które korzystają z płatności z góry i / lub firmowych kart kredytowych, oszczędzają pracownikom czasu i kłopotów związanych z przechowywaniem i wypełnianiem rachunków. Jeżeli płatność została pokryta dietą, a koszt jest niższy od kwoty diety, płatność zostaje zatwierdzona bez konieczności udokumentowania. Jeśli przydzielony pracownikowi koszt posiłków wynosi 100 USD dziennie, każda wydana kwota równa lub niższa niż 100 USD na jedzenie dziennie nie wymaga pokwitowań biznesowych. Jednak pracownik spędza powyżej tej kwoty na jedzenie, rachunki będą musiały być złożone z jego zasobami ludzkimi (HR) dział.
Co dzieje się z nadwyżkami pieniędzy? Pracownicy mogą zatrzymać niewydane pieniądze. Może to stanowić zachętę do oszczędnego wydawania pieniędzy przez pracowników, którzy lubią zaoszczędzić.