Plan zwrotu kosztów
Co to jest plan zwrotu kosztów?
Ogólny termin określający kilka rodzajów planów, w ramach których pracownicy otrzymują zwrot kosztów różnego rodzaju związanych z pracą. Wydatki te mogą obejmować koszty leczenia, samochodu, podróży, posiłków i kosztów rozrywki. Plany refundacyjne są ustanawiane przez pracodawców w celu umożliwienia im opłacenia dokładniejszej kwoty poniesionych przez pracowników wydatków, zamiast konieczności zapewnienia szerokiego zasiłku lub zwiększenia rekompensaty na ich pokrycie.
Zrozumienie planu zwrotu kosztów
Plany zwrotu kosztów mogą przybierać różne formy, takie jak plany rozliczalne i niepodlegające rozliczeniu, świadczenia de minimis lub dodatki na kilometry samochodowe i podróże. Pracownicy nie mogą dokonywać żadnych osobistych potrąceń z tytułu wydatków objętych planem zwrotu kosztów. Pracownicy muszą przedstawić odpowiednio szczegółowe zapisy dotyczące wydatków za pomocą dzienników lub rachunków, aby pracodawcy mieli możliwość odliczenia zwrotów.
Publikacja IRS 535, Wydatki biznesowe, stwierdza, co następuje: „Aby podlegać odliczeniu, wydatek biznesowy musi być zarówno zwykły, jak i konieczny. Zwykły wydatek to taki, który jest powszechny i akceptowany w Twojej branży. Niezbędny wydatek to taki, który jest pomocny i odpowiedni dla Twojej branży lub firmy. Wydatek nie musi być niezbędny, aby można go było uznać za konieczny.
Niektóre stany, takie jak Kalifornia, wymagają od pracodawców zwrotu uzasadnionych wydatków związanych z pracą, a wszelkie otrzymane zwroty wydatków nie muszą być zgłaszane jako wynagrodzenie ani dochód. Ale aby tak się stało, pracodawcy muszą wcześniej sporządzić pisemny plan rozliczeniowy, a pracownicy przedstawią odpowiednio udokumentowane wydatki w ramach tego planu. Ma to na celu zapewnienie terminowego i dokładnego prowadzenia ewidencji wydatków. Wiele firm ma księgowych lub doradców ds. Zatrudnienia, którzy uzasadniają wydatki i zapewniają prawidłowe raportowanie i odliczenia.
Zestawienie niektórych typowych przykładów wydatków w miejscu pracy, które wymagałyby zwrotu kosztów przez pracodawcę, obejmuje:
- Transport: Koszt wszelkich podróży związanych z pracą, w tym wydatki na pojazd, posiłki, zakwaterowanie i wszelkie wydatki na rozrywkę, które spełniają kryteria wyszczególnione wpublikacji 463 IRS, Wydatki na podróże, rozrywkę, upominki i samochód. Duża liczba pracodawców zwraca koszty pracownikom, którzy używają swoich samochodów osobowych do celów służbowych, według standardowej stawki milowej ustalanej corocznie przez IRS. Na przykład standardowa federalna stawka milowa dla biznesu w 2021 r. Wynosi 56 centów za milę (57,5 centa za milę w 2020 r.). Ogólnie rzecz biorąc, rutynowe wydatki na dojazdy między domem pracownika a miejscem pracy nie podlegają zwrotowi.
- Zaopatrzenie : wszelkie niezbędne towary zakupione przez pracownika mogą zostać zwrócone po kosztach, pod warunkiem, że zostaną zwrócone zgodnie z planem rozliczalności.
- Posiłki i rozrywka : Koszty posiłków i rozrywki poniesione w domu podatkowym pracownika podlegają zwrotowi, ale tylko wtedy, gdy dane posiłki / rozrywka mają wyraźne cele biznesowe.