Zarządzanie zapasami
Co to jest zarządzanie zapasami?
Zarządzanie zapasami odnosi się do procesu zamawiania, przechowywania i korzystania z zapasów firmy. Obejmuje to zarządzanie surowcami, komponentami i produktami gotowymi, a także magazynowanie i przetwarzanie takich pozycji.
W przypadku firm ze złożonymi łańcuchami dostaw i procesami produkcyjnymi zbilansowanie ryzyka niedoboru i nadmiaru zapasów jest szczególnie trudne. Aby osiągnąć te saldo, firmy opracowały dwie główne metody zarządzania zapasami: just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP).
Niektóre firmy, takie jak firmy świadczące usługi finansowe, nie dysponują fizycznymi zapasami, dlatego muszą polegać na zarządzaniu procesem obsługi.
Jak działa zarządzanie zapasami
A spółki inwentaryzacji jest jednym z najcenniejszych aktywów. W sektorach handlu detalicznego, produkcji, usług gastronomicznych i innych sektorach wymagających dużej ilości zapasów, surowce i gotowe produkty firmy są podstawą jej działalności. Niedobór zapasów, kiedy i gdzie jest to potrzebne, może być niezwykle szkodliwy.
Jednocześnie zapasy można traktować jako zobowiązanie (jeśli nie w sensie księgowym). Duże zapasy niesie ze sobą ryzyko zepsucia, kradzieży, uszkodzenia lub zmiany popytu. Zapasy muszą być ubezpieczone, a jeśli nie zostaną sprzedane na czas, mogą wymagać utylizacji po cenach wyprzedaży – lub po prostu zniszczenia.
Z tych powodów zarządzanie zapasami jest ważne dla firm dowolnej wielkości. Wiedza o tym, kiedy uzupełnić zapasy, co należy kupić lub wyprodukować, jaką cenę zapłacić – a także oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Największe korporacje używają wysoce spersonalizowanych aplikacji typu oprogramowanie jako usługa (SaaS).
Odpowiednie strategie zarządzania zapasami różnią się w zależności od branży. Baza ropy naftowej jest w stanie przechowywać duże ilości zapasów przez dłuższy czas, co pozwala czekać na wzrost zapotrzebowania. Chociaż przechowywanie ropy jest drogie i ryzykowne – pożar w Wielkiej Brytanii w 2005 roku doprowadził do milionów funtów szkód i kar – nie ma ryzyka, że zapasy się zepsują lub wyjdą z mody. W przypadku firm zajmujących się towarami łatwo psującymi się lub produktami, na które popyt jest wyjątkowo wrażliwy czasowo – na przykład kalendarze 2019 lub artykuły szybkiej mody – siedzenie na zapasach nie jest opcją, a błędna ocena terminu lub ilości zamówień może być kosztowna.
Kluczowe wnioski
- Zarządzanie zapasami odnosi się do procesu zamawiania, przechowywania i korzystania z zapasów firmy. Obejmuje to zarządzanie surowcami, komponentami i produktami gotowymi, a także magazynowanie i przetwarzanie takich pozycji.
- W przypadku firm ze złożonymi łańcuchami dostaw i procesami produkcyjnymi zbilansowanie ryzyka niedoboru i nadmiaru zapasów jest szczególnie trudne.
- Aby osiągnąć te saldo, firmy opracowały dwie główne metody zarządzania zapasami: just-in-time (JIT) i planowanie zapotrzebowania na materiały (MRP).
Księgowość zapasów
Zapasy stanowią aktywa obrotowe, ponieważ firma zazwyczaj zamierza sprzedać swoje wyroby gotowe w krótkim czasie, zazwyczaj w ciągu roku. Zapasy muszą zostać fizycznie policzone lub zmierzone, zanim będą mogły zostać ujęte w bilansie. Firmy zazwyczaj utrzymują wyrafinowane pierwsze weszło, pierwsze wyszło” (FIFO); kalkulacja kosztów „ ostatnie weszło, pierwsze wyszło” (LIFO); lub średni ważony koszt.
Konto magazynowe składa się zazwyczaj z czterech oddzielnych kategorii:
- Surowy materiał
- Praca w toku
- Wyroby gotowe
- Towar
Surowce to różne materiały, które firma kupuje do swojego procesu produkcyjnego. Materiały te muszą przejść znaczną pracę, zanim firma będzie mogła przekształcić je w gotowy towar gotowy do sprzedaży.
Produkcja w toku to surowce, które są przetwarzane w gotowy produkt. Wyroby gotowe to gotowe produkty łatwo dostępne do sprzedaży klientom firmy. Towar reprezentuje gotowe towary, które firma kupuje od dostawcy w celu dalszej odsprzedaży.
Metody zarządzania zapasami
W zależności od rodzaju analizowanej firmy lub produktu firma będzie stosować różne metody zarządzania zapasami. Niektóre z tych metod zarządzania obejmują produkcję just-in-time (JIT), planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP), ekonomiczną wielkość zamówienia (EOQ) i dniową sprzedaż zapasów (DSI).
Zarządzanie dokładnie na czas
Produkcja na czas (JIT) powstała w Japonii w latach sześćdziesiątych i siedemdziesiątych XX wieku. Największy udział w jego rozwoju miała firmaToyota Motor™. Metoda ta pozwala firmom zaoszczędzić znaczne kwoty pieniędzy i zmniejszyć ilość odpadów, utrzymując tylko te zapasy, których potrzebują do produkcji i sprzedaży produktów. Takie podejście zmniejsza koszty magazynowania i ubezpieczenia, a także koszt likwidacji lub utylizacji nadmiaru zapasów.
Zarządzanie zapasami JIT może być ryzykowne. Jeśli popyt nieoczekiwanie wzrośnie, producent może nie być w stanie pozyskać zapasów potrzebnych do zaspokojenia tego popytu, szkodząc swojej reputacji wśród klientów i kierując biznes w stronę konkurencji. Nawet najmniejsze opóźnienia mogą być problematyczne; jeśli klucz nie dotrze „w samą porę”, może dojść do powstania wąskiego gardła.
Planowanie zapotrzebowania materiałowego
Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP) metoda zarządzania zapasami jest sprzedaż prognoz zależne, co oznacza, że producenci muszą mieć dokładne rekordy sprzedaży, aby umożliwić dokładne planowanie potrzeb magazynowych i komunikować te potrzeby z materiałami dostawców w odpowiednim czasie. Na przykład producent nart korzystający z systemu zapasów MRP może zapewnić, że materiały takie jak plastik, włókno szklane, drewno i aluminium są w magazynie na podstawie prognozowanych zamówień. Brak możliwości dokładnego prognozowania sprzedaży i planowania zakupów zapasów skutkuje niezdolnością producenta do realizacji zamówień.
Wielkość zamówienia ekonomicznego
Model ekonomicznej wielkości zamówienia (EOQ) jest używany w zarządzaniu zapasami poprzez obliczanie liczby jednostek, które firma powinna dodać do swoich zapasów przy każdym zamówieniu partii, aby zmniejszyć całkowite koszty swoich zapasów przy założeniu stałego zapotrzebowania konsumentów. Koszty zapasów w modelu obejmują koszty utrzymania i przygotowania.
Model EOQ ma na celu zapewnienie, że odpowiednia ilość zapasów jest zamawiana na partię, dzięki czemu firma nie musi zbyt często składać zamówień i nie ma nadwyżki zapasów. Zakłada się, że istnieje kompromis między kosztami magazynowania a kosztami przygotowania zapasów, a całkowite koszty zapasów są zminimalizowane, gdy zminimalizowane są zarówno koszty przygotowania, jak i koszty utrzymania.
Dni sprzedaży zapasów
Dniowa sprzedaż zapasów (DSI) to wskaźnik finansowy, który wskazuje średni czas w dniach, w którym firma przekształca swoje zapasy, w tym towary w toku, w sprzedaż.
DSI jest również znany jako średni wiek zapasów, dni zaległych zapasów (DIO), dni w zapasach (DII), dni sprzedaży w zapasach lub dni zapasów i jest interpretowane na wiele sposobów. Wskazując płynność zapasów, liczba przedstawia, ile dni wystarczą aktualne zapasy zapasów firmy. Ogólnie rzecz biorąc, niższy wskaźnik DSI jest preferowany, ponieważ wskazuje na krótszy czas usuwania zapasów, chociaż średni wskaźnik DSI różni się w zależności od branży.
Jakościowa analiza zapasów
Istnieją inne metody analizy zapasów. Jeśli firma często zmienia metodę księgowania zapasów bez uzasadnionego uzasadnienia, prawdopodobnie jej kierownictwo próbuje nakreślić jaśniejszy obraz swojej działalności niż to, co jest prawdą. SEC wymaga od spółek publicznych ujawniania rezerwy LIFO, która może sprawić, że zapasy w wycenie LIFO będą porównywalne z kosztami FIFO.
Częste odpisy zapasów mogą wskazywać na problemy firmy ze sprzedażą gotowych towarów lub starzenie się zapasów. Może to również wywołać sygnał ostrzegawczy dotyczący zdolności firmy do zachowania konkurencyjności i wytwarzania produktów, które są atrakcyjne dla konsumentów w przyszłości.