Karty floty
Co to są karty floty?
Karty flotowe to rodzaj kart płatniczych, który umożliwia firmom zarządzanie wydatkami związanymi z posiadanymi i obsługiwanymi przez nich pojazdami. Karty flotowe, zwane również kartami paliwowymi, działają podobnie jak karty płatnicze i są dostarczane przez główne firmy naftowe i / lub wyspecjalizowane firmy kredytowe. Firmy zapewniają swoim pracownikom – a mianowicie pracownikom transportu – karty flotowe na paliwo, naprawy pojazdów i konserwację.
Jak działają karty floty
Karty flotowe są używane w Stanach Zjednoczonych od lat 80. XX wieku i są wydawane przez firmy pracownikom, którzy używają i obsługują pojazdy firmowe. Większość firm korzystających z kart flotowych pracuje w branży transportowej. Karty flotowe są powszechnie używane przez firmy przewozowe, a także te, które świadczą usługi dostawy i współdzielenia przejazdów.
Karty flotowe są zwykle wydawane przez jedną firmę. Oznacza to, że posiadacze kart mogą ich używać tylko w określonych lokalizacjach, których właścicielem, operatorem i franczyzobiorcą jest wystawca. Podobnie jak zwykła karta płatnicza, karty flotowe są wytłaczane lub drukowane laserowo ze szczegółami, takimi jak numer karty, data ważności (jeśli dotyczy), nazwa firmy i, w niektórych przypadkach, nazwisko autoryzowanego użytkownika. Nowsze karty są wyposażone w mikroprocesor z przodu oraz pasek magnetyczny z tyłu, dzięki czemu można ich używać w terminalach w punktach sprzedaży (POS).
Firmy przekazują te karty swoim kierowcom i innym pracownikom, którzy mogą ich używać zamiast kart osobistych. Dzięki temu wystawca karty może obciążyć firmę bezpośrednio, a nie pracownikiem, który musiałby składać zestawienia wydatków, aby otrzymać zwrot kosztów w późniejszym terminie. Wydawcy kart zazwyczaj wystawiają firmom pojedynczy rachunek, na którym wyszczególnione są indywidualne opłaty dla każdego autoryzowanego użytkownika. Podobnie jak karty obciążeniowe, karty flotowe są nieoprocentowane. Dzieje się tak, ponieważ firmy są zobowiązane do spłaty salda konta w całości przed terminem płatności.
Salda na karcie flotowej muszą zostać w pełni opłacone przed terminem płatności.
Jednak w przeciwieństwie do firmowej karty kredytowej – która może być używana do wielu autoryzowanych zakupów, takich jak podróże – karty flotowe są przeznaczone specjalnie do wykorzystania w przypadku wydatków związanych z zarządzaniem pojazdami. Karty flotowe były również celem dla nowych rozwiązań fintech w branży płatności, a wielu operatorów płatności flotowych wprowadziło innowacje w tym obszarze rynku transportowego.
Kluczowe wnioski
- Karty flotowe pozwalają firmom zarządzać wydatkami związanymi z posiadanymi i eksploatowanymi przez nich pojazdami.
- Firmy zapewniają pracownikom obsługującym pojazdy firmowe karty flotowe umożliwiające zakup paliwa, konserwację pojazdów i naprawy.
- Karty są powszechnie używane przez firmy przewozowe, dostawcze i współdzielące przejazdy.
- Karty flotowe umożliwiają firmom zarządzanie i budżetowanie wydatków związanych z pojazdami bez dodatkowych kłopotów związanych z administrowaniem kosztownymi raportami wydatków i zwrotami kosztów.
Korzyści z kart flotowych
Jak wspomniano powyżej, firmy mogą wydawać karty flotowe pracownikom upoważnionym do korzystania z pojazdów służbowych, zamiast wymagać, aby każdy pracownik używał karty osobistej. Zmniejsza to koszty administracyjne związane z utrzymaniem programu zwrotu kosztów, aby zapłacić pracownikom za pieniądze, które zużywają na paliwo i konserwację pojazdów. Pomaga również firmom w przeglądaniu i zarządzaniu wyszczególnionymi wydatkami na ich aktywa sprzętowe.
Karty flotowe zazwyczaj zapewniają pewien poziom nadzoru, umożliwiając firmom lepsze zarządzanie wydatkami, a także identyfikację trendów związanych z kosztami. Księgowi biznesowi mogą również korzystać z analizy księgowej w celu dostosowania limitów i wykorzystania kart płatniczych.
Na przykład firma dostawcza może wydać każdemu ze swoich kierowców kartę flotową w celu zakupu paliwa i opłacenia konserwacji. Ponieważ każda karta floty jest powiązana z indywidualnym pracownikiem, firma może monitorować, ile każdy pracownik wydaje na swojej trasie, a także tworzyć szacunki do budżetowania. Jeżeli firma zauważy, że dany kierowca zapełnia przydzielony mu pojazd częściej niż wynosi średnia, może dokonać korekty w dół limitu przydzielonej karty.
Przykłady kart floty
Zdecydowana większość kart flotowych jest wydawana przez duże firmy naftowe i gazowe, takie jak Shell, ExxonMobil, Chevron i Texaco. Firmy, które używają swoich kart, zwykle ograniczają się do korzystania z lokalizacji wydawcy karty.
Jednak pojawiające się technologie płatnicze są rozwijane, oferując wiele nowych i innowacyjnych rozwiązań w różnych branżach, przy czym kluczowym celem jest w szczególności branża transportowa. Wielu dostawców usług w zakresie płatności transportowych rozwija się. Fleetcor to dostawca usług płatniczych za pomocą kart flotowych, oferujący produkty w zakresie korporacyjnych kart flotowych. Niektóre z wiodących partnerstw w zakresie kart flotowych to MasterCard, FleetCards USA, The Fuelcard Company i Fuelman. Fleetcor pomaga również uprościć księgowość biznesową dla firm transportowych, współpracując z firmami z branży transportowej w zakresie nowoczesnych rozwiązań płatniczych dla flot.