Rachunkowość zerowa
Co to jest księgowość odporna na zero?
Księgowość zerowa to ręczna procedura księgowa stosowana w rachunkowości, w której zaksięgowane zapisy są systematycznie odejmowane od salda końcowego w celu sprawdzenia błędów. W księgowości zerowej saldo zerowe po odjęciu wszystkich zapisów jest dowodem, że zapisy księgowe zostały wprowadzone poprawnie. W ten sposób praktyka ta jest dość podobna do prowadzenia bilansu, który jest typowym sprawozdaniem finansowym wydawanym przez firmy, które bilansują aktywa ze zobowiązaniami i kapitałem własnym – tak, że odjęcie lewej strony od prawej strony bilansu skutkuje suma zera.
Księgowość zero-proof jest stosowana jako część systemu podwójnego zapisu, w którym jednocześnie zapisywane są kredyty (pasywa) i obciążenia (aktywa).
Zrozumienie zerowej rachunkowości
Metoda ta, stosowana w ramach systemu podwójnego księgowania, może być stosowana do uzgadniania różnic księgowych w sytuacjach, gdy liczba zapisów lub transakcji nie jest zbyt duża. Typowa sytuacja, w której księgowość jest zerowa, polega na rozliczeniu różnic na koniec dnia przez kasjerów bankowych. Prowadzenie ksiąg rachunkowych typu zero-proof nie jest praktyczne, gdy normą jest duża liczba transakcji, a wiele liczb jest zaokrąglanych. Stąd praktyka ta jest najczęściej stosowana przez mniejsze firmy lub do celów indywidualnych.
Ponieważ księgowość prowadzona jest ręcznie, jest to proces pracochłonny i czasochłonny. Jest to również żmudne, ponieważ tego samego rodzaju ręcznych obliczeń trzeba wykonywać regularnie, na przykład na koniec każdego dnia roboczego. Oczywiście tę pracę można rozszerzyć o pracę kalkulatorów lub arkuszy kalkulacyjnych, takich jak Microsoft Excel.
Aby rozpocząć proces zerowania, księgowy najpierw zajmie się „stopieniem” księgi. Podstawa oznacza tutaj zsumowanie wszystkich liczb zapisanych w jednej kolumnie księgi rachunkowej. Wynikowa suma, która pojawia się na dole („stopie”) kolumny, jest następnie wykorzystywana do uzgodnienia z innymi kolumnami poprzez porównanie i odjęcie debetów z kredytów (cross-footing). Przykładem księgowości zerowej w praktyce jest stosowanie bilansów przez firmy, w których kapitał własny akcjonariuszy jest używany jako wartość (dodatnia lub ujemna) do bilansowania aktywów i pasywów, tak aby sumowały się do zera netto.