Przykłady not debetowych w transakcjach między firmami
Noty obciążeniowe są formą dowodu na to, że jedna firma utworzyła prawidłowy wpis debetowy w trakcie współpracy z inną firmą. Może się tak zdarzyć, gdy kupujący zwróci materiały dostawcy i będzie musiał zweryfikować zwróconą kwotę. W takim przypadku kupujący wystawia notę obciążeniową odzwierciedlającą transakcję księgową.
Firma może wystawić notę debetową w odpowiedzi na otrzymaną notę kredytową. Błędy (często odsetki i opłaty) w fakturze sprzedaży, zakupu lub pożyczki mogą skłonić firmę do wystawienia noty debetowej, aby pomóc poprawić błąd.
Kluczowe wnioski
- Nota debetowa to pisemna transakcja stwierdzająca, że jedna firma podjęła działania finansowe w wyniku współpracy z inną firmą; notatka odpowiada notie debetowej w dzienniku księgowym.
- Transakcje między przedsiębiorstwami wykorzystują zarówno noty debetowe, jak i kredytowe; wszystkie notatki są datowane, zawierają numer seryjny, opis transakcji, szczegóły zwrotu oraz podpisy osób zaangażowanych.
- Typowym przykładem noty debetowej byłaby faktura zafakturowana, której dostawca później starał się naprawić; sklep zwracający produkty do swojego dostawcy i szukający zwrotu kosztów to kolejny przykład.
Noty obciążeniowe w transakcjach
Noty debetowe i noty kredytowe są prawie zawsze zaangażowane w transakcje między przedsiębiorstwami (B2B). Odpowiadają one zapisom debetowym i kredytowym w dziennikach księgowych, które dodatkowo służą jako dowód wcześniejszej transakcji biznesowej. Mogą być również określane jako noty debetowe.
Wszystkie noty debetowe zwykle zawierają te same informacje ogólne: datę noty, numer seryjny, krótki opis wcześniejszej transakcji biznesowej, szczegóły zwracanych pozycji (w tym podatki od sprzedaży i odniesienie do faktury) oraz podpisy odpowiednich władze firmy.
Noty debetowe, noty debetowe, pokwitowania debetowe i faktury mają podobny charakter i wszystkie są legalnymi dokumentami, które pokazują transakcje finansowe między firmami.
Najprawdopodobniej usłyszysz o notie debetowej po niedostatecznie rozliczonej fakturze. Załóżmy, że dostawca wysłał klientowi materiały o wartości 10 000 USD, ale fakturę wyniósł tylko 9500 USD. Uświadomiwszy sobie swój błąd, dostawca mógł przedłożyć klientowi notę debetową na różnicę w wysokości 500 USD, aby rozwiązać problem i dokonać odpowiednich korekt w swoich zapisach księgowych.
Potwierdzenia zapłaty
Istnieje pewna niejednoznaczność między terminami „nota debetowa” i „pokwitowanie obciążenia”. Czasami pokwitowanie obciążenia jest używane zamiennie z notą debetową; w innych przypadkach pokwitowania debetu służą jedynie do opisywania pisemnych zapisów, które udowadniają, że klient jest winien pieniądze firmie. W przypadku transakcji B2B rzadko spotyka się termin paragon obciążeniowy.
Faktury
Nota obciążeniowa lub pokwitowanie obciążenia są bardzo podobne do faktury. Główną różnicą jest to, że faktury zawsze pokazują sprzedaż, gdzie noty debetowe i pokwitowania debetowe odzwierciedlają korekty lub zwroty z transakcji, które już miały miejsce.
Transakcje B2B są zwykle oparte na przedłużeniu kredytu, w którym sprzedawca wysyła przesyłkę do firmy przed otrzymaniem płatności, a następnie wystawia fakturę firmie na kwotę należną po dostawie. Obciążenia i kredyty to metoda księgowa używana do śledzenia tych transakcji.
Noty debetowe można również zastąpić tradycyjnymi fakturami, gdy dostarczany jest towar lub usługa wykraczająca poza normalny zakres działalności. Pomaga to rozróżnić transakcję dla obu działów księgowych, a także zapobiega tworzeniu przez firmę wystawiającą faktury nowego typu.
Zwroty materiałów
Potraktuj noty debetowe jako roszczenia z tytułu błędów biznesowych. W przypadku zwrotu towarów od nabywcy do sprzedawcy lub dostawcy, nota obciążeniowa pokazuje zmianę w dziennikach księgowych i żąda zwrotu środków (kredytu). Dostawca / sprzedawca często wysyła notę kredytową jako dowód cofnięcia.
Na przykład rozważmy przypadek, w którym firma XYZ zwraca materiał swojemu dostawcy, firmie ABC. Aby udowodnić kwotę, jaką należy zwrócić, XYZ sporządza notę debetową. Pierwotny zakup był za 5000 USD, więc nota debetowa powinna odzwierciedlać koszt materiałów plus lokalne stawki podatku od sprzedaży. Podatki i koszt towarów powinny zawsze znajdować się w oddzielnych pozycjach w nocie.
Po otrzymaniu ABC powinno sporządzić niewielką notę kredytową jako dowód zrozumienia, a następnie przystąpić do zwrotu kosztów (lub zaoferowania kredytu) XYZ (o ile nota debetowa zawiera prawidłowe informacje).
Należność z tytułu odsetek / prowizji
Załóżmy, że jedna firma jest winna odsetki wierzycielowi lub prowizję osobie trzeciej za wykonane usługi. W takim przypadku nota debetowa jest zwykle wystawiana w odpowiedzi na otrzymaną notę kredytową, ale dłużnik zawsze może wystawić taką notę bez wezwania.
Noty debetowe należności z tytułu prowizji są wspólne dla spółek dominujących i zależnych. Noty debetowe dotyczące należności odsetkowych mogą służyć do korygowania wcześniejszych płatności lub jako prosta forma prowadzenia ewidencji.
Podsumowanie
Noty obciążeniowe są używane w transakcjach, w których wymagana jest korekta wpisu obciążenia w przypadku, gdy pieniądze są należne. Znajdują się one głównie na fakturach, na których wystawiono zbyt niskie rachunki, na których dostawca wysłał klientowi fakturę na kwotę niższą niż faktyczny koszt, w przypadku gdy należne są odsetki lub prowizja lub roszczenia z tytułu błędów biznesowych. Nota debetowa będzie określać kwotę pieniędzy należną od jednej strony do drugiej.