8 ważnych kroków w cyklu księgowym
Ośmiostopniowy cykl księgowy jest ważny dla wszystkich księgowych. Rozkłada cały proces obowiązków księgowego na osiem podstawowych kroków. Wiele z tych kroków jest często zautomatyzowanych przez oprogramowanie księgowe i programy technologiczne. Jednak znajomość i ręczne wykonywanie kroków może być niezbędne dla księgowych w małych firmach, którzy pracują nad księgami przy minimalnym wsparciu technicznym.
Kluczowe wnioski
- Cykl księgowy to proces mający na celu ułatwienie właścicielom firm księgowania finansowego działalności gospodarczej.
- Cykl rozliczeniowy zwykle składa się z ośmiu etapów.
- Zamknięcie cyklu księgowego zapewnia właścicielom firm kompleksowe raportowanie wyników finansowych, które jest wykorzystywane do analizy działalności.
- Osiem etapów cyklu księgowego to: identyfikacja transakcji, rejestrowanie transakcji w dzienniku, księgowanie, nieskorygowany bilans próbny, arkusz roboczy, korekta zapisów księgowych, sprawozdania finansowe i zamknięcie ksiąg.
Jaki jest cykl rozliczeniowy?
Cykl rozliczania to podstawowy proces ośmiu krok do realizacji zadań księgowych firmy. Zawiera przejrzysty przewodnik dotyczący rejestrowania, analizowania i końcowego raportowania działalności finansowej firmy.
Cykl rozliczeniowy jest stosowany kompleksowo przez jeden pełny okres sprawozdawczy. W związku z tym utrzymanie porządku w czasie całego procesu może być kluczowym elementem pomagającym utrzymać ogólną wydajność. Okresy cyklu księgowego będą się różnić w zależności od potrzeb raportowania. Większość firm stara się analizować swoje wyniki co miesiąc, chociaż niektóre mogą bardziej koncentrować się na wynikach kwartalnych lub rocznych.
Niezależnie od tego, większość księgowych będzie miała codzienną świadomość sytuacji finansowej firmy. Ogólnie rzecz biorąc, określenie czasu dla każdego cyklu rozliczeniowego jest ważne, ponieważ określa konkretne daty otwarcia i zamknięcia. Po zamknięciu cyklu rozliczeniowego rozpoczyna się nowy cykl, rozpoczynając od nowa ośmiostopniowy proces rozliczania.
Zrozumienie ośmiostopniowego cyklu księgowego
Ośmiostopniowy cykl księgowy rozpoczyna się od zarejestrowania każdej transakcji firmy z osobna, a kończy się kompleksowym raportem z działalności firmy w wyznaczonych ramach czasowych. Wiele firm korzysta z oprogramowania księgowego do automatyzacji cyklu księgowego. Umożliwia to księgowym programowanie dat cykli i otrzymywanie automatycznych raportów.
W zależności od systemu każdej firmy można zastosować mniej lub bardziej automatyzację techniczną. Zazwyczaj księgowość będzie wymagała wsparcia technicznego, ale księgowy może być zobowiązany do interwencji w cykl księgowy w różnych punktach.
Każda firma będzie zwykle musiała zmodyfikować ośmiostopniowy cykl księgowy w określony sposób, aby dopasować go do modelu biznesowego firmy i procedur księgowych. Modyfikacje rachunkowości memoriałowej w porównaniu z metodą kasową są zwykle jednym z głównych problemów.
Firmy mogą również wybierać między księgowaniem pojedynczego zapisu a księgowaniem podwójnego zapisu. Firmy wymagają podwójnego zapisu, aby zbudować wszystkie trzy główne sprawozdania finansowe : rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych.
8 etapów cyklu księgowego
Osiem etapów cyklu rozliczeniowego obejmuje:
Krok 1: Zidentyfikuj transakcje
Pierwszym krokiem w cyklu księgowym jest identyfikacja transakcji. Firmy będą miały wiele transakcji w całym cyklu księgowym. Każdy z nich musi być odpowiednio zapisany w księgach firmy.
Prowadzenie dokumentacji jest niezbędne do rejestrowania wszystkich typów transakcji. Wiele firm będzie korzystać z technologii w punkcie sprzedaży powiązanej z ich księgami do rejestrowania transakcji sprzedaży. Oprócz sprzedaży istnieją również wydatki, które mogą mieć wiele odmian.
Krok 2: Zapisz transakcje w dzienniku
Drugim etapem cyklu jest stworzenie dziennika wpisów dla każdej transakcji. Technologia punktów sprzedaży może pomóc w połączeniu pierwszego i drugiego kroku, ale firmy muszą również śledzić swoje wydatki. Wybór między księgowaniem memoriałowym a kasowym będzie decydował o tym, kiedy transakcje zostaną oficjalnie zarejestrowane. Należy pamiętać, że rachunkowość memoriałowa wymaga dopasowania przychodów do kosztów, więc oba muszą zostać zaksięgowane w momencie sprzedaży.
Rachunkowość kasowa wymaga, aby transakcje były rejestrowane w momencie otrzymania lub zapłacenia gotówki. Księgowość podwójna wymaga rejestrowania dwóch zapisów przy każdej transakcji w celu zarządzania dokładnie opracowanym bilansem wraz z rachunkiem zysków i strat oraz rachunkiem przepływów pieniężnych.
Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wymagają od spółek publicznych stosowania rachunkowości memoriałowej w swoich sprawozdaniach finansowych.
W przypadku księgowania podwójnego, każda transakcja ma równe sobie obciążenie i kredyt. Rachunkowość jednorazowa jest porównywalna do zarządzania książeczką czekową. Daje raport sald, ale nie wymaga wielu wpisów.
Krok 3: Wysyłanie
Gdy transakcja zostanie zarejestrowana jako zapis księgowy, powinna zostać zaksięgowana na koncie w księdze głównej. Księga główna zapewnia podział wszystkich czynności księgowych według kont. Dzięki temu księgowy może monitorować pozycje i statusy finansowe według konta. Jednym z najczęściej przywoływanych kont w księdze głównej jest konto kasowe, które zawiera szczegółowe informacje o dostępnej ilości gotówki.
Krok 4: Nieskorygowany bilans próbny
Na koniec okresu rozliczeniowego saldo próbne jest obliczane jako czwarty krok w cyklu rozliczeniowym. Saldo próbne informuje firmę o jej nieskorygowanych saldach na każdym koncie. Nieskorygowany bilans próbny jest następnie przenoszony do piątego kroku w celu przetestowania i analizy.
Krok 5: Arkusz roboczy
Analiza arkusza roboczego i identyfikacja wpisów korygujących to piąty krok w cyklu. Tworzony jest arkusz roboczy, który służy do zapewnienia równości obciążeń i kredytów. W przypadku rozbieżności konieczne będzie dokonanie korekt.
Oprócz zidentyfikowania wszelkich błędów mogą być potrzebne zapisy korygujące w celu dopasowania przychodów i kosztów w przypadku stosowania rachunkowości memoriałowej.
Krok 6: Dostosowywanie wpisów do dziennika
W szóstym kroku księgowy dokonuje korekt. W razie potrzeby korekty są rejestrowane jako zapisy księgowe.
Krok 7: Sprawozdania finansowe
Po dokonaniu wszystkich wpisów korygujących firma generuje sprawozdania finansowe w siódmym kroku. W przypadku większości firm zestawienia te będą zawierać rachunek zysków i strat, bilans i rachunek przepływów pieniężnych.
Krok 8: Zamknięcie książek
Wreszcie firma kończy cykl księgowy na ósmym etapie, zamykając swoje księgi na koniec dnia w określonej dacie zamknięcia. Oświadczenia końcowe zawierają raport do analizy wyników w okresie.
Po zamknięciu cykl rozliczeniowy rozpoczyna się od nowa od początku z nowym okresem sprawozdawczym. Na zamknięcie jest zwykle dobry moment na złożenie dokumentów, zaplanowanie następnego okresu sprawozdawczego i przejrzenie kalendarza przyszłych wydarzeń i zadań.
Podsumowanie
Ośmiostopniowy proces cyklu księgowego ułatwia księgowość księgowym i zapracowanym przedsiębiorcom. Może pomóc wyeliminować zgadywanie, jak obsługiwać czynności księgowe. Pomaga również zapewnić spójność, dokładność i wydajną analizę wyników finansowych.