Zapytanie ofertowe (RFQ)
Co to jest zapytanie ofertowe (ZO)?
Zapytanie ofertowe (RFQ), zwane również zaproszeniem do składania ofert (IFB), to proces, w którym firma zwraca się do wybranych dostawców i wykonawców o składanie ofert cenowych i ofert w celu realizacji określonych zadań lub projektów. Proces zapytania ofertowego jest szczególnie ważny dla firm, które potrzebują stałej dostawy określonej liczby standardowych produktów. Firmy mogą wysyłać zapytania ofertowe samodzielnie lub przed zapytaniem ofertowym (RFP).
Jak działają prośby o wycenę
Zapytanie ofertowe jest zwykle pierwszym krokiem do złożenia zapytania ofertowego (RFP). Te dwa dokumenty są podobne, ponieważ zawierają szczegółowe informacje o wymaganym projekcie lub usługach, ale zapytania ofertowe zwykle wymagają bardziej kompleksowej oferty cenowej. Ponadto firmy zazwyczaj projektują zapytania ofertowe dotyczące produktów generycznych, w których potrzebna ilość jest znana, a zapytania ofertowe dotyczą unikalnych, niszowych projektów, w których ilości i specyfikacje są nieznane.
Kluczowe wnioski
- Zapytanie ofertowe (RFQ) to proces biznesowy, w ramach którego firma prosi o oferty od wybranych dostawców i wykonawców dla określonego zadania lub projektu.
- Zapytanie ofertowe można wysłać samodzielnie lub w połączeniu z zapytaniem ofertowym (RFP).
- Firma zazwyczaj wysyła zapytanie ofertowe, gdy znana jest ilość produktu standardowego, a potrzeby są aktualne.
- Zapytania ofertowe nie generują niezamówionych ofert i ofert, ponieważ firmy są skierowane do określonych dostawców i wykonawców.
Oprócz cen, zapytania ofertowe mogą zawierać szczegóły, takie jak warunki płatności, czynniki, które mogą wpływać na wybór oferty firmy, termin składania ofert i tym podobne. Na przykład agencja rządowa, która chce kupić 500 komputerów z określonym rozmiarem dysku twardego i szybkością przetwarzania, wysłałaby zapytanie ofertowe do kilku dostawców jako potencjalnych oferentów.
Ponieważ format ZO jest jednolity w ramach danej firmy, kiedy ZO są zwracane z ofertami cenowymi, firma zlecająca może je łatwo porównać. Zwykle proces RFQ składa się z czterech sekcji: fazy przygotowawczej, fazy przetwarzania, fazy udzielania zamówienia i fazy zamykania. Firma zazwyczaj udziela zamówienia dostawcy, który spełnia minimalne kryteria kwalifikacyjne i przedstawi najniższą ofertę.
Uwagi specjalne
Zapytania ofertowe nie są ogłoszeniami publicznymi. Ponieważ firma zlecająca wysyła zapytania ofertowe tylko do firm, którym ufa, nie musi przygotowywać długiej dokumentacji zamówienia. Ponadto, w przeciwieństwie do publicznego namawiania, firma może odzyskać tylko liczbę żądanych ofert, co również oszczędza czas.
Korzystanie z zapytania ofertowego skraca czas potrzebny na zakup towarów lub usług. Zapewnia również pewien stopień bezpieczeństwa, ponieważ firma będzie otrzymywać oferty tylko od preferowanych przez siebie dostawców. Z drugiej strony, ponieważ zapytania ofertowe zmniejszają ilość konkurencji, firma może przegapić otrzymanie najniższej dostępnej ceny lub poznać nowych dostawców wysokiej jakości.
Kiedy firma otrzymuje wycenę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, nie jest to oferta ani wiążąca umowa. Adwokat zaoferuje zlecenie wybranemu dostawcy, wysyłając mu zamówienie, które w efekcie jest umową określającą warunki pracy. Umowa zaczyna obowiązywać, gdy dostawca zaakceptuje i podpisze zamówienie.