Zapytanie ofertowe (zapytanie ofertowe)
Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?
Zapytanie ofertowe (RFP) to dokument biznesowy, który ogłasza projekt, opisuje go i pozyskuje oferty od wykwalifikowanych wykonawców w celu jego ukończenia. Większość organizacji woli uruchamiać swoje projekty za pomocą zapytań ofertowych, a wiele rządów zawsze z nich korzysta.
Korzystając z zapytania ofertowego, podmiot żądający ofert jest odpowiedzialny za ocenę wykonalności złożonych ofert, kondycji finansowej oferentów i zdolności każdego oferenta do podjęcia projektu.
Kluczowe wnioski
- Zapytanie ofertowe (RFP) to ogłoszenie projektu zamieszczone publicznie przez organizację, wskazujące, że poszukuje się wykonawców do ukończenia projektu.
- Zapytanie ofertowe definiuje projekt, zarówno dla firmy, która je wystawia, jak i dla firm, które na nie odpowiadają.
- Zapytanie ofertowe opisuje projekt, jego cele i organizację, która go sponsoruje, a także przedstawia proces składania ofert i warunki umowy.
- Zapytania ofertowe są używane przez większość agencji rządowych oraz wiele firm i organizacji prywatnych.
- Alternatywą jest mniej formalny proces, który może nie zidentyfikować najlepszego dostawcy i najlepszego planu realizacji projektu.
Zrozumienie zapytania ofertowego (RFP)
Zapytania ofertowe są wykorzystywane w przypadku złożonych projektów, często wymagających wielu podwykonawców. Opisują organizację, która wystawiła zapytanie ofertowe, zakres realizowanego projektu oraz kryteria oceny zgłoszeń. Przedstawiają również procedurę przetargową i warunki umowy.
Żądania zawierają opis prac, opisujący zadania do wykonania przez zwycięskiego oferenta oraz harmonogram zakończenia prac.
Zapytania ofertowe zawierają również wskazówki dla oferentów, jak przygotować oferty, wraz ze szczegółowymi wskazówkami dotyczącymi formatowania i przedstawiania ofert. Zwykle zawierają instrukcje dotyczące tego, jakie informacje oferent musi podać i jaki format powinien zawierać.
Propozycja nie powinna być na tyle szczegółowa, aby utrudniała kreatywność wykonawcy, ani na tyle ogólnikowa, aby wykonawca pozostawał w zakłopotaniu.
Większość zapytań ofertowych jest wysyłanych przez agencje rządowe i inne organizacje sektora publicznego. Na ogół są one zobowiązane do otwarcia konkurencji między firmami prywatnymi i usunięcia stronniczości z procesu. Agencje chcą mieć pewność, że otrzymają najniższą i najbardziej konkurencyjną ofertę.
Jednak każda organizacja prywatna lub publiczna może złożyć zapytanie ofertowe, aby uzyskać wiele ofert i różne perspektywy projektu.
Na przykład firma, która chce zmienić swój proces raportowania z systemu papierowego na system komputerowy, może złożyć zapytanie ofertowe dotyczące sprzętu, oprogramowania i programu szkolenia użytkowników w celu ustanowienia i zintegrowania nowego systemu z systemem biznes. Konkurencyjny proces przetargowy może dać im lepszy wgląd w dostępne alternatywy.
Wymagania dotyczące zapytania ofertowego (RFP)
Agencje rządowe lub inne podmioty mogą być zobowiązane do składania zapytań ofertowych w celu zapewnienia pełnej i otwartej konkurencji oraz obniżenia kosztów rozwiązania. Zaakceptowanie oferty pakietowej, która jest najlepiej dostosowana do specyfikacji, nie zawsze może oznaczać najniższą cenę ofertową.
Umiejętne stworzenie zapytania ofertowego może zapewnić sukces lub porażkę powstałego rozwiązania. Jeżeli określone wymagania są zbyt ogólnikowe, oferent może nie zaprojektować i wdrożyć odpowiedniego rozwiązania problemu. Jeśli wymagania są zbyt szczegółowe i restrykcyjne, innowacyjność oferentów może być ograniczona.
Proces zapytania ofertowego rozpoczyna się od sporządzenia zapytania ofertowego. Oferenci przeglądają zaproszenie i przedstawiają sugestie dotyczące ulepszeń. Po wdrożeniu informacji zwrotnej wydawane jest ostateczne zapytanie ofertowe. Następnie oferenci składają swoje oferty.
Klient zawęża wybór do wąskiej grupy oferentów i przystępuje do negocjacji cen i szczegółów technicznych. Klient może poprosić pozostałych oferentów o złożenie najlepszej i ostatecznej oferty przed udzieleniem zamówienia. Umowa jest następnie przedstawiana firmie zapewniającej najlepsze rozwiązanie problemu.
Korzyści z zapytania ofertowego (RFP)
Zapytanie ofertowe to po części reklama. Ogłasza, że projekt jest w toku i otwiera drzwi dla wykwalifikowanych kandydatów, którzy mogą wykonać zadanie.
W rządzie RFP zostało przyjęte jako sposób na zapewnienie, że kumoterstwo zostanie usunięte jako czynnik w nagradzaniu kontraktów. Otwiera to również proces na konkurencję, od której można oczekiwać obniżenia kosztów projektu.
Alternatywą dla zapytania ofertowego jest mniej formalny proces wymagający od kierownika projektu zbadania i zidentyfikowania potencjalnych dostawców dla projektu. W zależności od tego, jak wyczerpujące są poszukiwania, potencjalne odpowiedzi mogą być ograniczone. Prawdopodobieństwo wykrycia nowych dostawców i innowacyjnych rozwiązań jest mniejsze.
Zapytanie ofertowe a zapytanie ofertowe a zapytanie ofertowe
Zapytanie ofertowe (RFP), zapytanie ofertowe (RFQ) i zapytanie o informacje (RFI) to trzy różne rodzaje dokumentów, których firmy i inne podmioty używają do kontaktowania się ze społecznością biznesową w sprawie dostawców lub wykonawców, których mogą być w stanie pracować z.
- Zapytanie ofertowe, jak wspomniano powyżej, ogłasza konkretny plan, który jest planowany i pozyskuje wykonawców zdolnych do wykonania zadania.
- Zapytanie ofertowe (RFQ) to zachęta wysłane do wielu dostawców szukających ofert w przetargu na dostawy konkretnych produktów lub usług. Żądanie musi określać wymaganą jakość i ilość oraz harmonogram żądany przez firmę lub organizację.
- Prośba o informacje (RFI) to wezwanie dostawców do pisemnych informacji o produktach i usługach, które mogą świadczyć. Można go wykorzystać do zebrania informacji do bazy danych dostawców do wykorzystania w przyszłości.
Przykład zapytania ofertowego (RFP)
Powiedzmy na przykład, że Federalny Zarząd Kolei wysyła zapytanie ofertowe dotyczące finansowania, projektowania, budowy, eksploatacji i utrzymania systemu kolei dużych prędkości.
Zainteresowane strony składają oferty spełniające wymagania określone w dokumencie. Na podstawie propozycji otrzymanych w wyznaczonym terminie Departament Transportu powołuje komisje do dalszego przeglądu i opracowania propozycji.
DOT wybiera propozycję najbardziej obejmującą jego cele i zatrudnia firmę do wykonania prac.
Rzut oka na szczegółowe zapytanie ofertowe
To przykładowe zapytanie ofertowe od organizacji non-profit przedstawia poziom szczegółowości niezbędny w tym przypadku do proponowanej zmiany strony internetowej organizacji. We wniosku opisano projekt, przedstawiono przegląd organizacji i określono jej cele dotyczące witryny internetowej. Zawiera również szczegółowe informacje o produktach i usługach, które mają być świadczone, oraz szczegółowo określa zawartość, projekt i funkcjonalność proponowanej witryny internetowej.
Próbka została udostępniona przez TechSoup, witrynę zawierającą bibliotekę porad i przykładowych zapytań ofertowych dla organizacji non-profit.
Zapytanie ofertowe (RFP) – często zadawane pytania
Oto odpowiedzi na niektóre często zadawane pytania dotyczące zapytań ofertowych.
Co oznacza zapytanie ofertowe?
Zapytanie ofertowe (RFP) to otwarte zapytanie ofertowe na sfinalizowanie nowego projektu zaproponowanego przez firmę lub inną organizację, która je wystawia. Ma to na celu otwarcie konkurencji i zachęcenie do różnych alternatywnych propozycji, które mogą być rozważone przez planistów projektu.
Jakie są wymagania dotyczące zapytań ofertowych?
Zapytanie ofertowe musi opisywać i definiować projekt na tyle szczegółowo, aby przyciągnąć realne odpowiedzi.
Potencjalny oferent powinien być w stanie zrozumieć charakter firmy i cele, które chce osiągnąć dzięki projektowi. Projekt musi być wystarczająco szczegółowo zdefiniowany, aby oferent mógł jasno zrozumieć jego zakres oraz wszystkie produkty i usługi, które muszą być dostarczone, aby go zrealizować. Należy również szczegółowo określić format oczekiwanych propozycji. Aby porównać i porównać oferty, potrzebne są jednolite odpowiedzi.
Zapytania ofertowe mają dość sztywny format, chociaż format ten może się różnić w zależności od agencji i firm, które je przygotowują. Ta próbka z Centre for Planning Excellence w Baton Rouge w Luizjanie przedstawia elementy typowego zapytania ofertowego, które obejmują wprowadzenie i tło, opis rezultatów oraz informacje o kryteriach wyboru.
Jaka jest różnica między zapytaniem ofertowym a zapytaniem ofertowym?
Powiedzmy, że sklep z narzędziami rozbudowuje dział artykułów ogrodniczych i musi znaleźć dostawców niezbędnych do zapełnienia półek. Może wysłać zapytanie ofertowe (RFQ) do wielu potencjalnych dostawców produktów ogrodniczych. Odpowiedzi umożliwią mu nawiązanie relacji z jednym lub kilkoma dostawcami w zakresie ilości i jakości potrzebnych mu towarów, po ustalonej cenie.
Kiedy firma lub inna organizacja wysyła zapytanie ofertowe, dokładnie wie, czego potrzebuje i szuka najlepszego dostawcy lub dostawców.
Zapytanie ofertowe to bardziej otwarty proces. Firma lub organizacja poszukuje wykwalifikowanych wykonawców do realizacji nowego projektu. Projekt i jego cele są szczegółowo określone, ale w odpowiedziach jest miejsce na kreatywność. Na przykład zapytanie ofertowe dotyczące parku dla dzieci może pozwolić wykonawcy na zaproponowanie dokładnego układu, wyposażenia i udogodnień, które park może zawierać.
Kiedy użyłbyś zapytania ofertowego?
Duże i małe firmy mają zwykle wystarczające zasoby do utrzymania bieżącej działalności. Jeśli chcą podjąć się nowego projektu, nie mają ani zasobów, ani wiedzy, aby zwiększyć obciążenie pracą.
W takich przypadkach zapytanie ofertowe zapewnia firmie skuteczny sposób pozyskania wiedzy specjalistycznej potrzebnej do wykonania projektu.
Co się dzieje po zapytaniu ofertowym?
Po zapytaniu ofertowym następuje Ps. Propozycje są przekazywane do recenzji. W zależności od wielkości i zakresu projektu, przegląd ten może być procesem wielopoziomowym obejmującym kilka komitetów. Zwłaszcza agencje rządowe nie są znane z tego, że działają zwinnie.
Bez względu na to, jak długo trwa, proces przeglądu służy zawężeniu wniosków do kilku finalistów, którzy mogą zostać poproszeni o przedstawienie dodatkowych informacji w celu ostatecznego wyboru i daty rozpoczęcia projektu.
Podsumowanie
Zapytanie ofertowe definiuje projekt, zarówno dla firmy, która je wystawia, jak i dla firm, które na nie odpowiadają. Dobrze napisane zapytanie ofertowe przekazuje intencję zawartą w ofercie i gwarantuje, że efekt końcowy spełni oczekiwania.
Zapewnia również otwarty proces. W idealnym przypadku odpowie wielu oferentów. Daje to organizacji możliwość zbadania różnych podejść i cen oraz wybrania tego, który najlepiej odpowiada jej potrzebom.