Potwierdzenie negatywne
Co to jest potwierdzenie negatywne?
Potwierdzenie negatywne to pismo lub dokument z żądaniem, aby odbiorca odpowiedział nadawcy tylko wtedy, gdy wystąpił problem z treścią wiadomości lub odbiorca chciał zrezygnować z wydarzenia, którego dotyczyło pismo.
Negatywne listy potwierdzające mogą być używane w wielu sytuacjach biznesowych i często są używane w branży usług finansowych. Celem komunikacji jest zmniejszenie liczby przychodzących odpowiedzi, które organizacja otrzymuje w odpowiedzi na pismo wysłane do jej bazy klientów. W przypadku negatywnego potwierdzenia lub komunikacji z negatywną zgodą, firma lub podmiot wysyłający wiadomość otrzymuje odpowiedzi jedynie na głosy „nie”, w przeciwieństwie do odpowiedzi od wszystkich, niezależnie od ich opinii.
Potwierdzenie negatywne można skontrastować z potwierdzeniem pozytywnym.
Kluczowe wnioski
- Negatywne potwierdzenie to prośba, która powinna wywoływać odpowiedź tylko w przypadku nierozstrzygniętych kwestii lub wątpliwości, które należy rozwiązać.
- Jeśli nie ma żadnych problemów, odpowiedź nie jest wysyłana, a brak tej odpowiedzi służy jako negatywne potwierdzenie.
- Negatywne listy potwierdzające są często używane w branży usług finansowych, w tym księgowych, którzy chcą zweryfikować informacje finansowe klienta.
- Potwierdzenia negatywne, w przeciwieństwie do pozytywnych, pomagają zmniejszyć liczbę przychodzących korespondencji, zwiększając wydajność i ograniczając marnotrawstwo.
Zrozumienie negatywnych potwierdzeń
Negatywne potwierdzenia są często używane przez audytorów i obejmują dokumenty wysyłane do próby klientów firmy, prosząc ich o udzielenie odpowiedzi tylko w przypadku stwierdzenia rozbieżności między ich księgami a kontem zapisanym w sprawozdaniach finansowych audytowanej firmy. Negatywne potwierdzenie jest zwykle stosowane, gdy kontrole księgowe przedsiębiorstwa miały w przeszłości bardzo mało błędów i dlatego są uważane za mocne. Firma jest proszona o dwukrotne sprawdzenie numerów i potwierdzenie tylko w przypadku rozbieżności.
Wysłanie negatywnego potwierdzenia, w przeciwieństwie do pozytywnego potwierdzenia, które wymaga odpowiedzi, może zaoszczędzić czas, który zostałby poświęcony na śledzenie odpowiedzi i śledzenie nieodpowiadających odbiorców. Negatywne potwierdzenie jest dla księgowego jedynie sposobem na upewnienie się, że obie firmy podają te same liczby.
Przykłady potwierdzeń negatywnych
Negatywne potwierdzenia mają wiele zastosowań, które obejmują zarówno księgowych, jak i firmy świadczące usługi finansowe.
Plany emerytalne pracowników
Negatywne listy potwierdzające są często wysyłane z planami 401 (k), które mają funkcję automatycznej eskalacji. Dzięki automatycznej eskalacji procent wypłaty pracownika w każdym okresie rozliczeniowym jest automatycznie zwiększany co roku.
Celem tej automatycznie rosnącej stopy oszczędności jest pomóc ludziom zaoszczędzić więcej pieniędzy na emeryturę. Mniej więcej na miesiąc przed eskalacją prowadzący dokument wysyła negatywne potwierdzenie lub negatywną zgodę. Pismo informuje uczestnika, że eskalacja składki nastąpi, chyba że skontaktuje się on z rejestratorem 401 (k) i zrezygnuje z podwyższenia składki w celu utrzymania aktualnej stawki składki.
Księgowanie dochodów
Negatywnego żądania można również użyć do rozliczenia sprzedaży u producenta samochodów. Według książek producent sprzedał dealerowi 200 samochodów za łączny dochód 6 milionów dolarów. Negatywny list potwierdzający stwierdzałby, że jeśli kwota 6 milionów dolarów byłaby dokładna, nie ma potrzeby odpowiadać. Gdyby jednak kwota przychodu wyniosła tylko 5 milionów dolarów, producent musiałby powiadomić księgowego o rozbieżności w księgach dealera.
Negatywne potwierdzenia to profesjonalny sposób powiedzenia „nie odpowiadaj mi, chyba że jest problem”.