Jak założyć stowarzyszenie właścicieli domów

---

HOA mogą być również źródłem poważnych konfliktów ze względu na władzę, jaką mają nad właścicielami domów.

Utworzenie HOA

Proces tworzenia HOA zależy od tego, gdzie znajduje się HOA, ale prawdopodobnie wymagane będą następujące kroki.

1. Utworzenie struktury biznesowej poprzez utworzenie spółki LLC lub korporacji non-profit.
2. Tworzenie przymierzy, warunków i ograniczeń (CC & R), które opisują sposób działania HOA i jakich zasad muszą przestrzegać właściciele domów.
3. Ustanowienie procedury przyszłej modyfikacji CC&R.
4. Pisanie zasad i przepisów, które umieszczają CC&R w łatwym do zrozumienia języku dla mieszkańców społeczności.
5. Sporządzanie dokumentów zarządzających, takich jak statut i regulamin, które określają częstotliwość posiedzeń, wytyczne dotyczące głosowania, wybory liderów HOA i inne procedury operacyjne.
6. Wybór wykwalifikowanych funkcjonariuszy / członków zarządu. Na przykład skarbnik w rzeczywistości musi wiedzieć, jak na przykład prowadzić księgi i zarządzać pieniędzmi.

Jeśli osoby zakładające HOA nie są ekspertami w zakresie prawa nieruchomości, zatrudnienie prawnika z doświadczeniem HOA byłoby na tym etapie rozsądną decyzją. HOA nie będzie w stanie egzekwować swoich zasad, jeśli zostaną zakwestionowane i uznane za niezgodne z prawem. Dobry prawnik może również wskazać kluczowe kwestie, na które liderzy HOA powinni zwrócić uwagę, takie jak sprawiedliwe prawo mieszkaniowe, aby uniknąć problemów prawnych, gdy stowarzyszenie już działa. Przepisy federalne, stanowe i lokalne mają pierwszeństwo przed regułami HOA.

(Powiązane informacje można znaleźć w artykule: Jak wybrać odpowiedniego prawnika ). 

Chroń HOA

Funkcjonariusze i zarząd są odpowiedzialni za prowadzenie i nadzorowanie HOA. Wraz z tym wysokim poziomem odpowiedzialności wiąże się wysoki poziom ryzyka. HOA potrzebuje sposobu, aby się zabezpieczyć, jeśli właściciel domu zdecyduje się pozwać.

Dlaczego właściciel domu może pozwać? W Elk Grove w Kalifornii mieszkaniec pozwał swoją HOA w związku z sugerowanymi zmianami w zasadach parkowania w okolicy. Mężczyzna z Houston pozwał swojego HOA, ponieważ chciał, aby usunął kraty włamywacza z jego domu, pomimo wysokiego wskaźnika przestępczości w okolicy.

Uczciwa organizacja mieszkaniowa pozwała stowarzyszenie mieszkaniowe na Florydzie za odmowę pozwolenia dzieciom na mieszkanie w budynku. Członek zarządu może zostać pozwany za naruszenie swoich obowiązków powierniczych wobec mieszkańców HOA i może zostać pociągnięty do odpowiedzialności osobistej.

Ubezpieczenie dyrektorów i urzędników zapewnia ochronę finansową osobom prowadzącym HOA. Obejmuje zarówno koszty obrony prawnej, jak i odszkodowania. Nie obejmuje jednak umyślnego niewłaściwego postępowania. Ubezpieczenie pracowników od kradzieży może chronić stowarzyszenie, jeśli dyrektor, urzędnik lub zarządca nieruchomości sprzeniewierzy fundusze HOA.

Prowadź prawidłową dokumentację finansową

HOA potrzebuje pieniędzy, aby funkcjonować, a te pieniądze pochodzą od mieszkańców społeczności. Część pieniędzy finansuje administrację HOA (np. Usługi prawne, księgowe i zarządcze), ale większość pieniędzy przeznaczana jest na utrzymanie części wspólnych.

Może zapłacić za usługi związane z kształtowaniem krajobrazu, konserwacją puli, a nawet za wywóz śmieci. Część pieniędzy jest wydawana co miesiąc, a reszta jest odkładana na fundusz rezerwowy. Czasami powstają poważne wydatki, których nie można pokryć z funduszu rezerwowego HOA. W takim przypadku HOA będzie wymagać od mieszkańców wniesienia dodatkowej opłaty zwanej specjalną oceną.

Nowy HOA będzie musiał przeprowadzić analizę finansowania i skonstruować budżet, aby określić, ile należy pobierać miesięcznych składek od właścicieli każdej nieruchomości. Analiza opiera się na tym, jakie wydatki poniosą członkowie społeczności, ile będą kosztować, ile zostanie przeznaczone na fundusz rezerwowy oraz procent majątku społeczności będącego własnością każdego mieszkańca.

Ponadto fundusz rezerwowy musi być zarządzany i inwestowany w celu utrzymania dobrej kondycji finansowej HOA (na przykład wartość funduszu musi być chroniona przed inflacją ).

Informuj właścicieli domów

Jako członkowie społeczności, którzy płacą składki i są dotknięci decyzjami HOA, mieszkańcy muszą być informowani o działaniach HOA i wszelkich kwestiach wpływających na społeczność.

HOA muszą odbywać regularne spotkania i powiadamiać mieszkańców z odpowiednim wyprzedzeniem, aby każdy miał możliwość w nich uczestniczyć. Muszą również przeprowadzić wybory dyrektorów i urzędników oraz zapewnić każdemu możliwość głosowania. Biuletyn społeczności, e-mail i / lub strona internetowa mogą również pomóc właścicielom domów na bieżąco.

Funkcjonariusze i dyrektorzy HOA powinni przechowywać szczegółowe zapisy swoich działań, takie jak protokoły ze spotkań społeczności. Stowarzyszenia powinny regularnie ujawniać ważne informacje finansowe członkom społeczności. Członkowie powinni być świadomi swoich praw do przeglądania zapisów HOA i uzyskać dostęp na żądanie.

(Aby uzyskać więcej, zobacz: Jak  radzić sobie z tablicą mieszkaniową ).

Egzekwowanie zasad

HOA to społeczności oparte na regułach, więc od czasu do czasu muszą egzekwować zasady, które członkowie społeczności łamią. HOA muszą również rozpatrywać skargi mieszkańców dotyczące istniejących zasad, które ich nie lubią, lub zasad, które ich zdaniem powinny zostać dodane w celu rozwiązania trwającego problemu.

HOA musi szybko i konsekwentnie egzekwować reguły. Właściciele domów, którzy odmawiają przestrzegania, powinni zostać ukarani grzywną. Jeśli właściciel domu odmówi przestrzegania, HOA może być zmuszony do wysłania konta do windykacji lub pozwania właściciela domu. Organizatorzy HOA powinni unikać wybiórczego egzekwowania – innymi słowy, nie powinni grać ulubionych z liderami HOA lub mieszkańcami społeczności, z którymi się przyjaźnią. Stronnicze zachowanie może prowadzić do pozwu.

Zatrudnienie profesjonalnej firmy zarządzającej może zmniejszyć obciążenie urzędników i dyrektorów HOA oraz wyeliminować potencjalne źródło konfliktu między liderami HOA a innymi członkami społeczności. Firma zarządzająca może przejąć większość pracy administracyjnej i radzić sobie z nieprzyjemnościami, takimi jak egzekwowanie przepisów i ściąganie należności. Może również wykorzystać swoją wiedzę w zakresie zarządzania nieruchomościami, aby zapewnić sprawne funkcjonowanie społeczności i uniknąć błędów, które mogą popełnić niedoświadczeni urzędnicy i dyrektorzy. Jednak profesjonalne zarządzanie kosztuje, co oznacza, że ​​miesięczne opłaty HOA właścicieli domów będą wyższe.

Najgorszy scenariusz egzekwowania reguł obejmuje przejęcie nieruchomości właściciela domu za niepłacenie składek lub specjalne oceny. Ten skrajny środek może spowodować konflikt między właścicielem domu a HOA. Foreclosures obniżają również wartość nieruchomości, co nie jest dobre dla innych mieszkańców okolicy.

Organizuj spotkania społeczności

Hangouty na żywo mogą dotyczyć wyłącznie biznesu, ale nie muszą. Okazjonalne zabawne zajęcia pozwalają członkom HOA poznać się nawzajem w przyjaznej, towarzyskiej atmosferze, a nie tylko w potencjalnie kontrowersyjnej scenerii spotkania HOA. Jeśli sąsiedzi znają się osobiście, społeczność może być przyjemniejszym miejscem do życia, a konflikty mogą być łatwiejsze do rozwiązania.

Podsumowanie

Utworzenie i zarządzanie stowarzyszeniem właścicieli domów jest ogromnym zadaniem o znacznych obowiązkach i poważnych konsekwencjach. Jeśli rozważasz zakup nieruchomości na HOA, przed zakupem dowiedz się, w co się pakujesz.

(Aby uzyskać więcej informacji, zobacz:  9 rzeczy, które musisz wiedzieć o stowarzyszeniach właścicieli domów ).