Wypełnienie formularza W-9: Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenia

Jeśli pracujesz jako wolny strzelec lub niezależny wykonawca, większość Twoich klientów powinna poprosić Cię o wypełnienie formularza W-9, wniosku o numer identyfikacyjny podatnika (TIN) i zaświadczenie. Ten formularz pomaga firmom w otrzymywaniu kluczowych informacji od ich dostawców w celu przygotowania zwrotów informacji dla IRS. Firmy muszą składać deklaracje informacyjne za pomocą formularza 1099-MISC, ilekroć płacą freelancerowi lub niezależnemu wykonawcy łącznie 600 USD lub więcej w ciągu roku.

Twoi klienci wykorzystają informacje z formularza W-9, aby umieścić Twoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres i numer identyfikacyjny podatnika (TIN) na złożonym o Tobie 1099-MISC. Prześlą jeden egzemplarz 1099-MISC do IRS, a drugi pod koniec stycznia, po zakończeniu roku podatkowego.

Inne okoliczności, w których możesz zostać poproszony o wypełnienie W-9, obejmują:

• Niektóre transakcje dotyczące nieruchomości
• Zapłacone odsetki od kredytu hipotecznego
• Nabycie lub zrzeczenie się mienia zabezpieczonego
• Umorzenie długu
• Składki na indywidualne ubezpieczenie emerytalne (IRA)

Jak wypełnić formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenie

Formularz W-9 jest jednym z najłatwiejszych do wypełnienia formularzy IRS, ale jeśli formularze podatkowe Cię denerwują, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez właściwy sposób, aby go ukończyć.

Krok 1: Wpisz swoje imię i nazwisko podane w zeznaniu podatkowym.

Krok 2: Wprowadź nazwę swojej firmy lub nazwę „podmiotu ignorowanego”, jeśli różni się od nazwy podanej w kroku 1. Na przykład możesz być jednoosobową działalnością gospodarczą, ale do celów marketingowych nie używasz swojego imienia i nazwiska jako nazwy Nazwa firmy;zamiast tego „robisz interesy” pod inną nazwą. Wpisz tutaj tę nazwę. Jeśli chodzi o pominiętą część bytu, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nim nie jesteś. Najczęściej pomijanym typem podmiotu jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Krok 3: Jakim typem podmiotu gospodarczego jest federalna klasyfikacja podatkowa: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa, korporacja C, korporacja S, trust / majątek, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć mnóstwo dokumentów, aby zostać jednym z pozostałych podmiotów.

Krok 4: Zwolnienia. Prawdopodobnie zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:

1. Odbiorcy, którzy są zwolnieni z zaliczki na poczet podatku u źródła, np. Korporacje (w większości przypadków), mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Kod odbiorcy zwolnionego”. Instrukcje na formularzu W-9 zawierają listę zwolnionych odbiorców i ich kody oraz rodzaje płatności, dla których te kody powinny być używane. Na przykład korporacje wypełniające formularz W-9 w celu otrzymania płatności odsetek lub dywidend wpisałyby kod „5”.

2. Odbiorcy, którzy są zwolnieni z obowiązku raportowania na mocy ustawy o podatku od rachunków zagranicznych (FATCA), mogą wymagać wprowadzenia kodu w polu „Kod zwolnienia z obowiązku zgłoszenia FATCA”. Żadne z tych pól nie będzie miało zastosowania do typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.

Krok 5: Podaj swoją ulicę, miasto, województwo i kod pocztowy. Co się stanie, jeśli Twój adres domowy różni się od adresu firmy? Który adres należy podać w formularzu W-9? Użyj adresu, którego będziesz używać w zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli jesteś jedynym właścicielem, który wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe, używając adresu domowego, wprowadź swój adres domowy w formularzu W-9, aby IRS nie miał problemów z dopasowaniem Twoich 1099 do formularza 1040.

Krok 6: W tym opcjonalnym kroku możesz podać nazwę i adres żądającego. Możesz wypełnić to pole, aby zapisać, komu podałeś swój numer identyfikacji podatkowej.

Krok 7: IRS nazywa tę sekcję częścią I, co musi skłonić Cię do zastanowienia się, jakie były wszystkie te kroki, które właśnie wykonałeś. W tym miejscu musisz podać numer identyfikacji podatkowej swojej firmy, który będzie albo indywidualnym numerem ubezpieczenia społecznego (SSN), jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, albo numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN), jeśli prowadzisz działalność innego rodzaju. Niektóre firmy jednoosobowe również mają numery EIN, ale IRS woli, aby osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą używały swoich numerów SSN na formularzu W-9. Dzięki temu łatwiej będzie dopasować otrzymane kwoty 1099 do zeznania podatkowego, które złożysz w ramach numeru PESEL.

A jeśli Twoja firma jest nowa i nie ma numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że należy ubiegać się o swój numer i wpisać „zgłoszony” w polu NIP. Będziesz chciał uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ dopóki tego nie zrobisz, będziesz podlegać obowiązkowi odprowadzania podatku. Możesz ubiegać się o numer EIN na stronie internetowej IRS. Zobacz instrukcje poniżej dla kroku 8, część II, aby uzyskać więcej informacji na temat potrącenia podatku.

Krok 8: W części II musisz potwierdzić prawdziwość wszystkich swoich informacji, zanim będziesz mógł podpisać formularz W-9. Celowe leżenie na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić grzywnę lub pójść do więzienia; IRS nie zadziera. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz poświadczyć za prawdziwe, pod groźbą krzywoprzysięstwa:

1. Numer podany w tym formularzu to mój prawidłowy numer identyfikacyjny podatnika (lub czekam na wydanie mi numeru).

Jeśli myślisz o użyciu „pożyczonego”, skradzionego lub sfałszowanego numeru identyfikacji podatkowej, zastanów się dwa razy, zanim złożysz przysięgę.

2. Nie podlegam zaliczce na podatek odprowadzany z tytułu zabezpieczenia, ponieważ: (a) jestem zwolniony z potrącenia zaliczki lub (b) nie zostałem powiadomiony przez Internal Revenue Service (IRS), że podlegam obowiązkowi odprowadzenia rezerwy z tytułu niezgłoszenie wszystkich odsetek lub dywidend lub (c) IRS poinformował mnie, że nie podlegam już zabezpieczeniu podatkowemu.

Większość podatników jest zwolniona z potrąceniu zaliczki na poczet podatku, ale już go nie ma, nikt nie musi o tym wiedzieć.

3. Jestem obywatelem USA lub inną osobą ze Stanów Zjednoczonych.

Jeśli jesteś obcym rezydentem, nie masz nic przeciwko. IRS również uznaje za „osobę amerykańską”: spółkę osobową, korporację, spółkę lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych; posiadłość domowa; i fundusz powierniczy. Jeśli Twoja firma jest spółką osobową, która ma zagranicznego partnera, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcjach do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem USA, może być konieczne wypełnienie formularza W-8 lub formularza 8233.

4. Kod (y) FATCA wpisane w tym formularzu (jeśli istnieją) wskazujące, że jestem zwolniony ze sprawozdawczości FATCA, są prawidłowe.

Prawdopodobnie nie będziesz musiał się tym martwić, co ma związek z ustawą o podatku od rachunków zagranicznych (FATCA).

Specjalne uwagi przy wypełnianiu formularza W-9

Formularz W-9 nakazuje skreślić punkt 2 powyżej, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że obecnie podlegasz obowiązkowi potrącenia podatku u źródła, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend w zeznaniu podatkowym.

Możesz skreślić punkt 2, jeśli wypełniasz formularz W-9 w związku z transakcją dotyczącą nieruchomości. Punkt 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz potrąceniu zaliczki.

Jeśli uważnie przeczytasz drobny druk w instrukcjach W-9, wydaje się, że oznacza to, że większość ludzi w ogóle nie musi podpisywać tego formularza. Zwykle musisz go podpisać tylko wtedy, gdy IRS powiadomił Cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy NIP. Pomijając jednak kwestie techniczne, osoba, która poprosiła Cię o wypełnienie formularza W-9, prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpisałeś, i powodzenia, próbując przekonać ją, że jest inaczej.

Formularz zwrotu W-9

Zwróć wypełniony formularz W-9 firmie, która poprosiła Cię o jego wypełnienie. Najlepiej byłoby dostarczyć go osobiście, aby ograniczyć narażenie na kradzież tożsamości, ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za stosunkowo bezpieczną. Jeśli musisz wysłać formularz e-mailem, powinieneś zaszyfrować zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail i trzykrotnie sprawdzić, czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy przed wysłaniem wiadomości. Darmowe usługi są dostępne online, aby Ci w tym pomóc, ale sprawdź ich reputację, zanim powierzysz im swoje dokumenty.

Podsumowanie

Podanie dokładnych informacji w formularzu W-9 pomoże zapewnić, że otrzymywane płatności – lub inne transakcje wymagające tego formularza – zostaną prawidłowo zgłoszone do IRS. Jeśli nie masz pewności co do niektórych kwestii, takich jak właściwa klasyfikacja Twojej firmy, skontaktuj się z księgowym lub innym doradcą finansowym.