Elektroniczny system spotkań (EMS)
Co to jest elektroniczny system spotkań?
Elektroniczny system spotkań (EMS) to oprogramowanie mające na celu sprowokowanie rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji w grupie. Standardowe funkcje elektronicznych systemów spotkań obejmują elektroniczną burzę mózgów (zazwyczaj w formacie anonimowym), przetwarzanie równoległe, narzędzia do dyskusji i głosowanie. Unikalne cechy SZŚ pozwalają przezwyciężyć ograniczenia tradycyjnych spotkań twarzą w twarz, takie jak brak uczestnictwa, krytyka i dominacja w postępowaniu tylko przez kilku członków.
E-spotkanie to każde spotkanie odbywające się online. Elektroniczne systemy spotkań (EMS) mogą zapewnić platformę oprogramowania ułatwiającą e-spotkania, umożliwiając większy udział pracowników, którzy mogą znajdować się daleko w zasięgu geograficznym lub niechętnie uczestniczyć w tradycyjnym spotkaniu firmowym.
Zrozumienie elektronicznych systemów spotkań
Elektroniczne systemy spotkań (EMS) różnią się od internetowych lub wideokonferencyjnych systemów spotkań, chociaż oba mają pewne cechy wspólne i uzupełniają się wzajemnie w nowoczesnym miejscu pracy. EMS oferuje organizacjom i użytkownikom wiele korzyści, takich jak redukcja kosztów podróży, zwiększone uczestnictwo ze względu na anonimowość oferowaną przez system, mniej zakłóceń w porównaniu ze spotkaniami w ruchliwym biurze i lepszą dostępność uczestników.
Te zalety z nawiązką równoważą główną wadę takich systemów, jaką jest brak osobistego kontaktu i interakcji międzyludzkiej. Umiejętność czytania mowy ciała i nawiązywania kontaktu wzrokowego podczas komunikowania się z innymi ludźmi ma wyraźne zalety. EMS zazwyczaj blokuje lub przynajmniej ogranicza ten rodzaj interakcji. Inną wadą EMS jest ryzyko przerw technologicznych lub elektronicznych, gdyby łączność cyfrowa stała się niestabilna lub nawet zanikła.
Kluczowe wnioski
- Elektroniczny system spotkań (EMS) to platforma oprogramowania, która zapewnia między innymi cyfrową przestrzeń spotkań do współpracy grupowej, rozwiązywania problemów i dostarczania anonimowych informacji zwrotnych.
- Elektroniczne systemy spotkań pomagają firmom, obniżając koszty podróży i ułatwiając uczestnictwo, ponieważ wszystko jest anonimowe i dostępne z dowolnego miejsca, w którym znajduje się pracownik.
- EMS nigdy nie zastąpi osobistego kontaktu, który mógłby ułatwić bardziej tradycyjne spotkanie; EMS jest również podatny na zagrożenia, jeśli w obiekcie występują problemy z łącznością, co utrudniłoby komunikację online.
Przykład elektronicznych systemów konferencyjnych
EMS może być zaprojektowany do ograniczonych lub specyficznych celów, takich jak szkolenia i prezentacje sprzedażowe. Przykładem potencjalnego zastosowania SZŚ może być sytuacja, gdy firma planuje wprowadzić nowy produkt i chce przetestować potencjalną atrakcyjność wśród pracowników, którzy mają doświadczenie i wiedzę, aby być obiektywnymi w zakresie proponowanej oferty. Korzystając z elektronicznego systemu spotkań, uczestnicy mogą wymieniać się opiniami i krytyką bez potencjalnych konfliktów i grupowego myślenia, które w innym przypadku mogłyby wpłynąć na odpowiedzi.