Wpisy księgowe
Co to są zapisy księgowe?
Zapisy księgowe to cała dokumentacja i księgi związane z przygotowywaniem sprawozdań finansowych lub zapisów związanych z audytami i przeglądami finansowymi. Zapisy księgowe obejmują zapisy dotyczące aktywów i pasywów, transakcji pieniężnych, ksiąg, dzienników i wszelkich dokumentów uzupełniających, takich jak czeki i faktury.
Kluczowe wnioski
- Zapisy księgowe to wszystkie dokumenty związane z przygotowywaniem sprawozdań finansowych dla firmy.
- Niektóre organy regulacyjne wymagają od firm przechowywania ksiąg rachunkowych przez kilka lat na wypadek konieczności przeglądu.
- Zapisy księgowe są często przeglądane pod kątem audytów, kontroli zgodności lub innych potrzeb biznesowych.
- Rodzaje zapisów księgowych obejmują transakcje, księgi główne, salda próbne, arkusze i sprawozdania finansowe.
Zrozumienie zapisów księgowych
Zasadniczo obowiązują zasady i przepisy, które zmuszają podmioty księgowe i firmy księgowe do przechowywania dokumentacji księgowej przez określony czas. W Stanach Zjednoczonych Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) wymaga, aby firmy księgowe przechowywały zapisy z audytów i przeglądów przez co najmniej siedem lat oraz przechowywały wszelkie zapisy, które potwierdzają lub poddają w wątpliwość wnioski z audytu.
Nie ma powszechnej zgody co do tego, który zbiór dokumentów handlowych obejmuje kompleksowy zestaw zapisów księgowych. Zapisy księgowe można traktować jako termin ogólny. Różne strony, takie jak wierzyciele, inwestorzy kapitałowi lub grupy zainteresowane ładem korporacyjnym, będą miały różne i często konkurujące ze sobą priorytety; ich wymagania lub preferencje dotyczące dokumentacji będą się stale zmieniać.
W różnych momentach cyklu gospodarczego lub koniunkturalnego strony żądające dokumentacji księgowej zmienią swoje żądanie informacji w oparciu o pozycję w cyklu. Na przykład na początku ożywienia w cyklu koniunkturalnym liczba żądań sporządzenia sprawozdań finansowych może być silna, ponieważ inwestorzy kapitałowi są optymistyczni. Z kolei podczas załamania cyklu koniunkturalnego wierzyciele mogą wymagać więcej szczegółów dotyczących pozycji bilansowych, ponieważ stają się bardziej niechętni przed udzieleniem kredytu.
Krótko mówiąc, zapisy księgowe, a nawet metody księgowania stale się rozwijają, aby nadążać za zmieniającym się charakterem działalności i zapotrzebowaniem na informacje zainteresowanych uczestników rynku.
Rodzaje zapisów księgowych
Rekordy księgowe zazwyczaj występują w dwóch formach: zapis pojedynczy i zapis podwójny. Z nazwy, pojedynczy wpis jest znacznie prostszą metodą, która sprawdza się lepiej w przypadku mniejszych operacji. Metoda podwójnego wpisu jest bardziej złożona i wymaga dwóch wpisów, jednego kredytu i jednego obciążenia dla każdej transakcji przeprowadzanej przez firmę. Celem jest zbilansowanie ksiąg i rozliczenie przepływu gotówki w organizacji. Odbywa się to głównie w większych korporacjach, co pomaga w wykrywaniu błędów i potencjalnych oszustw.
Przeglądane typy zapisów księgowych obejmują transakcje, arkusze, księgi główne, salda próbne i sprawozdania finansowe firmy.
Transakcje
Transakcja jest punktem wyjścia dla każdego zapisu księgowego. Jest to katalizator całego procesu, który pokazuje każdy przedmiot kupiony lub sprzedany, zdeprecjonowany itp., Którego dokonuje firma.
Czasopisma
Dzienniki rejestrują wszystkie transakcje dokonane przez firmę. Dzienniki mogą obejmować wszystkie transakcje firmy lub mogą istnieć różne dzienniki dla różnych obszarów firmy. Jedyną koniecznością jest to, aby dzienniki były aktualizowane, a wszystkie transakcje były w jakiś sposób rejestrowane.
General Ledgers
General Ledger jest ruch transakcji w czasopiśmie do wyznaczonych miejsc w księdze głównej, które zostały przedstawione przez danego rodzaju transakcji. Ułatwia to przeczesywanie transakcji i prawidłowe ich kategoryzowanie przy sporządzaniu bilansu próbnego i ostatecznie sprawozdań finansowych.
Salda próbne
Obrotów i sald jest sumą wszystkich przychodów i rozchodów w ramach cyklu koniunkturalnego. Po zakończeniu tego kroku wszystkie wpisy powinny się zrównoważyć. Jeśli tego nie zrobią, może to ujawnić błąd, który należy poprawić lub możliwe oszustwo. Kluczowe będzie określenie rozłączenia.
Sprawozdania finansowe
Sprawozdanie finansowe jest ostatnim dokumentem zawierającym składniki wszystkich pozostałych dokumentów księgowych. Sprawozdania finansowe zostaną udostępnione opinii publicznej i organom regulacyjnym do wglądu. Analitycy inwestycyjni mogą przeglądać sprawozdania finansowe, aby dojść do swoich przemyśleń na temat firmy. Organy regulacyjne mogą zażądać dokumentów księgowych, na podstawie których sporządzono sprawozdania finansowe, aby uzyskać głębsze zrozumienie firmy.