Zakup do zapłaty
Co to jest od zakupu do zapłaty?
Zakup do zapłaty to zintegrowany system, który w pełni automatyzuje proces zakupu towarów i usług w firmie. System zyskał swoją nazwę, ponieważ obsługuje wszystkie aspekty nabycia od zakupu towarów do zapłaty sprzedawcy. Kluczowe korzyści związane z zakupem do zapłaty to wydajność, oszczędności kosztów oraz zwiększona widoczność finansów i zakupów.
Zrozumienie od zakupu do zapłaty
System płatności za zakup zaczyna się od zapotrzebowania, przechodzi do zaopatrzenia i kończy się płatnością. Rekwizycja to proces formalnego zamawiania usługi, pozycji lub produktu za pomocą formularza wniosku o zakup. Zamówienie ma miejsce, gdy towary lub usługi są odbierane. System kończy się po dokonaniu płatności.
Kluczowe wnioski
- Od zakupu do zapłaty to kompletny system zakupów dla firm, od zakupu towarów do płatności sprzedawcy.
- Zakup do zapłaty jest również nazywany P2P, zakup do zapłaty, eProcurement lub req-to-check.
- Proces zakupu do zapłaty jest zautomatyzowany, oszczędza koszty i zmniejsza ryzyko.
- Od zakupu do zapłaty nie ma na celu przyspieszenia płatności sprzedawcy, ponieważ nie leży to w interesie firm, które chcą jak najdłużej zatrzymać swoje środki pieniężne.
- Systemy „od kupna do zapłaty” mają na celu poprawę wydajności i kontroli finansowej.
Zakup do zapłaty ma na celu optymalizację procesu zakupu, przynosząc korzyści organizacji dzięki lepszej kontroli finansowej i wydajności. Ten usprawniony, zintegrowany system oszczędza koszty i zmniejsza ryzyko. Typowy system płatności za zakup obejmuje pięć kroków i wymagania dotyczące ukończenia:
- Katalogi : Katalogi od preferowanych dostawców są pierwszym wymaganiem w systemie płatności za zakup.
- Zgłoszenia zapotrzebowania : Po wybraniu produktu z katalogu kupujący wysyła zgłoszenie zapotrzebowania do odpowiedniego menedżera.
- Przepływ pracy zamówienia zakupu: Zamówienie zakupu jest generowane po zatwierdzeniu zapotrzebowania na zakup przez menedżera.
- Fakturowanie : jest to kluczowy element systemu płatności za zakup, ponieważ ręczne przetwarzanie faktur jest niezwykle pracochłonnym i czasochłonnym procesem. Automatyczne przetwarzanie faktur oszczędza czas i pieniądze i obejmuje funkcję uzgadniania, która dopasowuje zamówienia zakupu do faktur.
- Płatność : Po zatwierdzeniu faktury do płatności w systemie rozrachunków firmy generowany jest plik. Zaakceptowana faktura skutkuje zapłatą dostawcy do końca okresu, na jaki dostawca przedłużył kredyt.
Systemy „od kupna do zapłaty” nie mają na celu przyspieszenia procesu płatności. Chociaż byłby to godny pochwały cel, w rzeczywistości nie byłby to priorytet dla większości firm, ponieważ szybsze płacenie rachunków wpłynęłoby na czas ich własnych przepływów pieniężnych. Celem systemu „od zakupu do zapłaty” jest raczej poprawa wydajności i kontroli finansowej, ponieważ działy finansowe dysponują aktualnymi danymi dotyczącymi zakupów na wyciągnięcie ręki.
Szybki fakt
Systemy od zakupu do zapłaty to zautomatyzowane procesy, które zmniejszają koszty pracy i zwiększają dokładność.
Najlepsze praktyki dotyczące systemów od zakupu do zapłaty obejmują solidną technologię, która wykorzystuje pojedynczy punkt kontaktowy, taki jak portal dostawców, zmniejszoną złożoność katalogów i kanałów zakupów oraz wsparcie ze strony najwyższego kierownictwa. Może dostarczać kluczowych danych o wydatkach, otrzymywanych produktach lub usługach oraz czasie dostawy.