Progress Billings
Co to są rachunki za postęp?
Rachunki za postępy to faktury żądające zapłaty za dotychczas wykonaną pracę. Rachunki za postęp są przygotowywane i przekazywane do płatności na różnych etapach procesu dużego projektu.
Ten rodzaj rozliczeń jest powszechny w projektach, które trwają długo. Pozwala to osobie rozliczającej się – zwykle wykonawcy – sfinansować projekt i siebie w trakcie jego trwania.
Faktura za postępy może zawierać pierwotną kwotę umowy, kwotę, którą klient zapłacił do tej pory, a także procent wykonania zlecenia. Jednak rachunki za postępy mogą obejmować inne elementy, które właściciele i wykonawcy powinni zrozumieć i opracować przed rozpoczęciem pracy.
Kluczowe wnioski
- Rachunki za postępy to faktury składane za prace zakończone do tej pory w ramach długotrwałego projektu.
- Rachunki za postępy są wykorzystywane głównie w przypadku projektów długoterminowych, które często wiążą się z dużymi budżetami.
- Rachunki za postępy są powszechne w przypadku dużych projektów budowlanych oraz w przemyśle lotniczym i obronnym.
Zrozumienie Billings Progress
Rachunki za postęp pozwalają wykonawcom na stopniowe wystawianie faktur od klientów w trakcie realizacji projektu. Aby rachunki za postępy działały, klient i wykonawca muszą uzgodnić harmonogram płatności, w którym faktury będą przedkładane do zapłaty.
Są przydatne w przypadku długoterminowych projektów, które często wiążą się z dużymi budżetami. Rachunki za postępy uniemożliwiają klientowi finansowanie projektu z góry. Wykonawca odnosi również korzyści, otrzymując wynagrodzenie w regularnych odstępach czasu, a także może pokrywać wydatki, takie jak surowce w trakcie projektu, fakturując na różnych etapach.
Płatności są oparte na zweryfikowanym odsetku ukończenia projektu. Innymi słowy, płatności mogą być podzielone w miarę postępu projektu w oparciu o konkretne kamienie milowe wyznaczone przez jedną lub obie strony. Ostateczne, pozostałe saldo jest zwykle przekazywane wykonawcy po zakończeniu projektu, a klient jest zadowolony z pracy.
Co obejmuje rachunki w toku
Informacje zawarte w rozliczeniach postępu różnią się od typowych praktyk fakturowania wielu firm. Niektóre szczegóły finansowe mogą obejmować:
- Całkowita kwota kontraktu należna za projekt
- Wszelkie zatwierdzone zmiany, a także skorygowana należna kwota
- Łączna kwota zafakturowana do tego momentu
- Aktualny procent ukończenia projektu
- Pozostała kwota zadłużenia po zakończeniu projektu
Harmonogram wartości
Rachunki za postępy obejmują technikę zwaną harmonogramem wartości, która przedstawia różne koszty lub wartości dla każdego zadania projektu. Harmonogram wartości jest powszechny w branży budowlanej, w ramach którego właściciele i wykonawcy współpracują, aby określić, ile zostaną wydane na każdy etap projektu. Podczas procesu rozliczenia postępu do każdej fazy przypisywana jest wartość jako część harmonogramu. Ponadto procent ukończenia można ustalić dla każdej fazy w miarę postępów w realizacji całego projektu.
Harmonogram wartości pomaga również określić, czy wystąpiły przekroczenia kosztów lub czy projekt znalazł się w budżecie. Na przykład harmonogram wartości wskazywałby, ile zapłacono za każde zadanie, a także wstępne oszacowanie. Dzięki temu można określić, na jakim etapie budowy projekt przekroczył szacowany koszt projektu.
Posiadanie harmonogramu wartości uwzględnionych w procesie fakturowania postępu pomaga wykonawcom i właścicielom opracować przejrzysty proces, w którym wszystkie szczegóły finansowe są znane z góry. Chroni również firmy budowlane pod względem prawnym i finansowym poprzez sporządzenie szacunków na piśmie, dzięki czemu nie będzie żadnych niespodzianek na ukończeniu projektu.
Utrzymany procent
W niektórych projektach właściciel może wstrzymać określoną kwotę lub procent do czasu zakończenia projektu. Kwota zatrzymana lub zatrzymana może wynosić od 5% do 10% całego projektu lub dla każdej wartości postępu. Zasadniczo pieniądze są przechowywane w rezerwie na wypadek jakichkolwiek problemów w trakcie projektu. Zatrzymanie pomaga również chronić właściciela w przypadku niedokończenia projektu, prawidłowego wykonania umowy lub problemów z wykonawcą i podwykonawcami. Jednak kwota zatrzymania może spowodować problemy z przepływami pieniężnymi dla firmy budowlanej. W rezultacie zarówno właściciel, jak i wykonawca muszą na wczesnym etapie procesu ustalić uzgodnioną kwotę zatrzymania.
Kto korzysta z Progress Billings?
Rachunki za postępy są dość powszechne w wielu różnych branżach, w tym w projektach budowlanych. Wielu dekarzy, hydraulików, generalnych wykonawców, malarzy, elektryków i hydraulików będzie wykorzystywać rachunki za postęp jako część swojej działalności. Koszt surowców, robocizny i opóźnień w budowie to niektóre powody, dla których branża stosuje rachunki za postęp.
Są również wykorzystywane w przemyśle lotniczym i obronnym, ponieważ projekty te mają zwykle olbrzymie budżety i mogą trwać latami. W rezultacie fakturowanie postępów jest naturalnym rozwiązaniem.
Zarówno klient, jak i wykonawca powinni podpisywać dokument każdorazowo przy dokonywaniu płatności.
Uwagi specjalne: Uwzględnianie zmian kosztów
Koszt projektu często się zmienia, biorąc pod uwagę łączną kwotę zaangażowanych dolarów i złożoność projektu. Umowa na budowę określa, w jaki sposób klienci zatwierdzają zmiany kosztów i zazwyczaj klient musi zainicjować lub podpisać dokument wskazujący określone zmiany. Jednak niektórych przekroczeń kosztów nie da się uniknąć, podczas gdy inne wynikają z braku planowania. Niektóre typowe przekroczenia kosztów mogą obejmować:
- Właściciel zmienia zakres zadania projektowego lub prosi o dodatkową pracę
- Niespodziewane uszkodzenie projektu lub budynku, takie jak termity, pleśń lub uszkodzenie przez wodę
- Błędy projektowe lub złe planowanie projektu
- Cena zmienia się w robociznę lub materiały, zwłaszcza jeśli jest to rozbudowany projekt
Wielu wykonawców uwzględnia ulgę cenową, np. Niewielki procent, który daje możliwość podwyższenia ceny projektu. Właściciele powinni omówić z wykonawcą zakres wszelkich odstępstw cenowych.
Przykład rachunków za postęp
Gdy klient wybierze wykonawcę, obaj będą negocjować warunki umowy. Proces ten obejmuje ustalenie harmonogramu płatności lub częstotliwości płatności zgodnie z określonymi kamieniami milowymi uzgodnionymi przez obie strony. Po rozpoczęciu pracy i osiągnięciu kamieni milowych wykonawca może następnie rozpocząć wysyłanie faktur do klienta.
Załóżmy, że ABC Construction podpisze umowę na budowę biurowca za 1,6 mln USD w ciągu dwóch lat, a zysk ABC wyniesie 600 000 USD.
Całkowite koszty projektu i zysk zostałyby podzielone w następujący sposób:
- 1 000 000 $ kosztów
- 600 000 dolarów zysku
Pierwszy rok
- W pierwszym roku 40% projektu jest zakończone
- Firma wystawia klientowi rachunek na 640 000 USD (40% x 1 600 000 USD)
- Firma odnotowuje zysk w wysokości 240 000 USD w pierwszym roku (40% x 600 000 USD całkowitego zysku).
Rok drugi
- W drugim roku projekt zostanie ukończony w 100%
- Firma obciąża klienta rachunkiem za pozostałe 60% zadłużenia lub 960 000 USD (60% x 1 600 000 USD)
- Firma odnotowuje zysk w wysokości 360 000 USD w drugim roku (60% x 600 000 USD całkowitego zysku).