Faktura
Co to jest faktura?
Faktura to dokument handlowy ze znacznikiem czasu, który wyszczególnia i rejestruje transakcję między kupującym a sprzedającym. Jeśli towary lub usługi zostały zakupione na kredyt, faktura zwykle określa warunki transakcji i zawiera informacje o dostępnych formach płatności.
Rodzaje faktur mogą obejmować paragon papierowy, rachunek sprzedaży, notę debetową, fakturę sprzedaży lub elektroniczny zapis online.
Kluczowe wnioski
- Faktura to dokument, który prowadzi rejestr transakcji między kupującym a sprzedającym, taki jak papierowy paragon ze sklepu lub zapis online od sprzedawcy internetowego.
- Faktury są kluczowym elementem wewnętrznej kontroli księgowej i audytów.
- Opłaty zawarte na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel kierowniczy.
- Faktury ogólnie określają warunki płatności, koszty jednostkowe, wysyłkę, obsługę i wszelkie inne warunki określone podczas transakcji.
Podstawy faktury
Faktura musi zawierać informację, że jest to faktura umieszczona na awersie rachunku. Zwykle ma unikalny identyfikator zwany numerem faktury, który jest przydatny do odwołań wewnętrznych i zewnętrznych. Faktura zazwyczaj zawiera informacje kontaktowe sprzedawcy lub usługodawcy na wypadek błędu związanego z fakturowaniem.
Warunki płatności mogą być przedstawione na fakturze, jak również informacje dotyczące wszelkich rabatów, szczegółów wcześniejszej płatności lub opłat finansowych oszacowanych za opóźnienia w płatnościach. Przedstawia również koszt jednostkowy towaru, całkowitą liczbę zakupionych jednostek, fracht, obsługę, wysyłkę i powiązane opłaty podatkowe, a także określa całkowitą należną kwotę.
Firmy mogą zdecydować się po prostu wysłać wyciąg z końca miesiąca jako fakturę za wszystkie zaległe transakcje. W takim przypadku oświadczenie musi wskazywać, że nie będą wysyłane kolejne faktury. W przeszłości faktury były rejestrowane na papierze, często z wieloma kopiami generowanymi, tak aby kupujący i sprzedający mieli zapis transakcji dla swoich własnych rejestrów. Obecnie faktury generowane komputerowo są dość powszechne. Można je wydrukować na papierze na żądanie lub wysłać pocztą elektroniczną do stron transakcji. Ewidencja elektroniczna pozwala również na łatwiejsze wyszukiwanie i sortowanie poszczególnych transakcji lub określonych dat.
Faktura pro forma jest wstępna paragon wysłane do nabywców z góry przesyłki lub dostawy towarów. Faktura zazwyczaj opisuje zakupione produkty i inne ważne informacje, takie jak waga przesyłki i koszty transportu. Faktury pro forma często wchodzą w grę w przypadku transakcji międzynarodowych, zwłaszcza do celów celnych dotyczących importu.
Faktura pro-forma jest umową wiążącą, chociaż warunki sprzedaży mogą ulec zmianie.
Znaczenie daty faktury
Data faktury oznacza datę i godzinę z sygnaturą czasową, w której towary zostały zafakturowane, a transakcja została oficjalnie zarejestrowana. Dlatego data faktury zawiera istotne informacje dotyczące płatności, ponieważ decyduje o czasie trwania kredytu i terminie płatności rachunku. Ma to szczególne znaczenie dla podmiotów oferujących kredyt, np. 30 netto. Faktyczny termin płatności faktury to zazwyczaj 30 dni od daty wystawienia faktury. Podobnie firmy oferują klientom opcję zwrotu towarów, których termin jest zwykle określony na podstawie określonej liczby dni od dowodu zakupu, jak wskazano na fakturze.
Fakturowanie elektroniczne
Od nadejścia ery komputerów ludziom i firmom łatwiej jest polegać na fakturowaniu elektronicznym jako alternatywie dla dokumentów papierowych. Fakturowanie elektroniczne lub e-fakturowanie to forma fakturowania elektronicznego w celu generowania, przechowywania i monitorowania dokumentów związanych z transakcjami między stronami oraz zapewnienia przestrzegania warunków zawartych przez nie umów.
Te dokumenty elektroniczne mogą obejmować faktury i pokwitowania, zamówienia, noty debetowe i kredytowe, warunki i instrukcje płatności oraz pokwitowania płatności. Faktury cyfrowe są zwykle wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, strony internetowej lub aplikacji. Zalety obejmują:
- Trwałość i odporność na uszkodzenia fizyczne
- Łatwość wyszukiwania i sortowania według określonych nazw, terminów lub dat
- Zwiększona audytowalność
- Możliwość druku lub reprodukcji na żądanie
- Zdolność do gromadzenia danych i wywiadu gospodarczego
- Zmniejszenie zużycia papieru
Fakturowanie elektroniczne obejmuje kilka technologii i opcji wprowadzania i jest używane jako termin ogólny opisujący każdą metodę, za pomocą której faktura jest elektronicznie przedstawiana klientowi w celu dokonania płatności. Kilka standardów e-fakturowania, takich jak EDIFACT i UBL, zostało opracowanych na całym świecie w celu ułatwienia ich przyjęcia i zwiększenia wydajności.
Faktury i zobowiązania
Faktury śledzą sprzedaż produktu do celów kontroli zapasów, księgowości i podatków, co pomaga w śledzeniu zobowiązań i podobnych zobowiązań. Wiele firm wysyła produkt i oczekuje płatności w późniejszym terminie, więc całkowita należna kwota staje się rozliczeniem dla kupującego i należności dla sprzedającego.
Współczesne faktury są przesyłane elektronicznie, a nie w formie papierowej. W przypadku zgubienia faktury kupujący może zażądać kopii od sprzedawcy. Skorzystanie z faktury oznacza istnienie kredytu, ponieważ sprzedawca wysłał produkt lub wykonał usługę bez otrzymania gotówki z góry.
Faktury różnią się od zamówień zakupu, które są tworzone, zanim klient zamówi towar lub usługę.
Faktury i kontrole wewnętrzne
Faktury są krytycznym elementem wewnętrznej kontroli księgowej. Opłaty na fakturze muszą zostać zatwierdzone przez odpowiedzialny personel kierowniczy. Alternatywnie, faktura jest dopasowywana do zamówienia, a po uzgodnieniu informacji dokonywana jest płatność za zatwierdzone transakcje. Firma audytorska zapewnia, że faktury są wprowadzane do odpowiedniego okresu księgowego podczas testowania pod kątem odcięcia wydatków.