W jaki sposób przedpłacone wydatki są odnotowywane w rachunku zysków i strat?
Przedpłaty nie sąpoczątkowoujmowane w rachunku zysków i strat. Zamiast tego, rozliczenia międzyokresowe kosztów są początkowo ujmowane w bilansie, a następnie, w momencie realizacji korzyści z przedpłaconego kosztu lub w momencie poniesienia kosztu, są one ujmowane w rachunku zysków i strat.
Kiedy firma płaci przedpłatę za wydatek, jest on ujmowany jako przedpłacony składnik aktywów w bilansie, z jednoczesnym zapisem, który pomniejsza środki pieniężne firmy (lub rachunek płatniczy) o tę samą kwotę. Większość rozliczeń międzyokresowych rozlicza się w bilansie jako aktywa obrotowe, chyba że wydatek ma zostać poniesiony dopiero po 12 miesiącach, co jest rzadkością.
Następnie, w momencie poniesienia wydatku, przedpłacony rachunek kosztów pomniejsza się o kwotę tego wydatku, a wydatek ujmuje się w rachunku zysków i strat spółki w okresie, w którym został poniesiony.
Czy ubezpieczenie jest uważane za wydatek opłacony z góry?
Jedną z bardziej powszechnych form opłaconych z góry kosztów jest ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dyrektorów i urzędników na nadchodzący rok. Firma opłaca polisę z góry, a następnie co miesiąc dokonuje księgowania korygującego z tytułu poniesionych kosztów ubezpieczenia. Początkowy wpis, w którym obciążamy konto przedpłaconego wydatku i uznamy konto, z którego opłacamy wydatek, wyglądałby następująco:
Następnie po miesiącu firma dokonuje wpisu korygującego o wykorzystane ubezpieczenie. Firma obciąża odpowiednie konto wydatków i uznaje przedpłacone konto wydatków w celu zmniejszenia wartości aktywów. Miesięczna korekta dla firmy ABC wyniosłaby 12 000 USD podzielone przez 12 miesięcy lub 1000 USD miesięcznie. Wpis dostosowawczy na koniec każdego miesiąca wyglądałby następująco:
Wynajem jako wydatek z góry?
Firmy mogą opłacać czynsz za kilka miesięcy z góry, aby uzyskać zniżkę, lub być może właściciel wymaga przedpłaty, biorąc pod uwagę kredyt najemcy. Tak czy inaczej, załóżmy, że firma XYZ płaci z góry za powierzchnię biurową z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem na łączną kwotę 24 000 USD. Początkowy wpis jest następujący:
Następnie, z końcem każdego miesiąca, przedpłacone konto czynszu, które znajduje się w bilansie, jest pomniejszane o miesięczną kwotę czynszu, która wynosi 24 000 USD podzielone przez sześć miesięcy, czyli 4 000 USD miesięcznie. Jednocześnie firma rozpoznaje koszt wynajmu w wysokości 4000 USD w rachunku zysków i strat. Zatem miesięczna pozycja korygująca wyglądałaby następująco:
Inne wydatki opłacone z góry
Dodatkowe wydatki, za które firma może zapłacić z góry, obejmują odsetki i podatki. Odsetki zapłacone z góry mogą powstać, gdy firma dokonuje płatności przed terminem płatności. Tymczasem niektóre firmy płacą podatki przed ich wymaganiem, na przykład szacunkową płatność podatku opartą na tym, co może być należne w przyszłości. Inne, rzadziej opłacane z góry wydatki mogą obejmować wynajem sprzętu lub media.
Jako przykład rozważmy firmę Build Inc., która wynajęła sprzęt do prac budowlanych. Firma zapłaciła 1 kwietnia 2019 r. 1000 USD za wypożyczenie sprzętu do pracy, która zostanie wykonana za miesiąc. Firma rozpozna początkową transakcję w następujący sposób:
Następnie, gdy sprzęt jest używany i poniesiony zostanie faktyczny wydatek, firma dokona następującego zapisu w celu zmniejszenia przedpłaconego konta aktywów i spowoduje, że koszt wynajmu pojawi się w rachunku zysków i strat:
Niezależnie od tego, czy jest to ubezpieczenie, czynsz, opłaty za media czy jakikolwiek inny wydatek opłacony z góry, należy go odnotować na odpowiednim przedpłaconym koncie aktywów. Następnie na koniec każdego okresu lub gdy wydatek został faktycznie poniesiony, należy dokonać zapisu korygującego w celu zmniejszenia przedpłaconego konta aktywów i ujęcia (uznania) odpowiedniego kosztu dochodu, który następnie ukaże się w rachunku zysków i strat.
Dlaczego przedpłacone wydatki nie są początkowo uwzględnione w rachunku zysków i strat?
Wydatki opłacone z góry nie są uwzględniane w rachunku zysków i strat zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP). W szczególności zasada dopasowania GAAP, która wymaga rachunkowości memoriałowej. Rachunkowość memoriałowa wymaga, aby przychody i wydatki były wykazywane w tym samym okresie, w którym zostały poniesione, bez względu na to, kiedy gotówka lub pieniądze wymieniają ręce. Oznacza to, że wydatki powinny być rejestrowane w momencie poniesienia. W związku z tym przedpłaty nie są ujmowane w rachunku zysków i strat w momencie zapłaty, ponieważ nie zostały jeszcze poniesione.