Dziennik wypłat gotówki

Co to jest dziennik wypłat gotówki?

Dziennik wypłat gotówkowych to dokument prowadzony przez wewnętrznych księgowych firmy, który wyszczególnia wszystkie wydatki finansowe poniesione przez firmę przed zaksięgowaniem tych płatności w księdze głównej. Co miesiąc te arkusze są uzgadniane z kontami księgi głównej, które są następnie wykorzystywane do tworzenia sprawozdań finansowych za regularne okresy obrachunkowe.

Zrozumienie dziennika wypłat gotówki

Dzienniki te, zazwyczaj obsługiwane przez oprogramowanie księgowe, zawierają istotne informacje, takie jak kwota wypłaty, numer czeku, typ transakcji, odbiorca, płatnik i nota. Jednak niektóre firmy rejestrują inne ważne szczegóły, takie jak zniżki na zakupione hurtowo produkty. Różne rodzaje wydatków mogą być wymienione w różnych kolumnach lub mogą otrzymać odrębne kody.

Menedżerowie dzienników muszą zwracać uwagę na szczegóły i skrupulatnie rejestrować każdą transakcję, aby zapobiec przekierowaniu lub przywłaszczeniu gotówki. Ponadto dzienniki wypłat gotówki mogą pomóc właścicielom firm w zarządzaniu środkami pieniężnymi, zapewniając wyraźne obrazy wydatków na zapasy, wynagrodzeń, kosztów wynajmu i innych wydatków zewnętrznych. Te dane mogą mieć kluczowe znaczenie dla podejmowania rozsądnych decyzji biznesowych.

Dziennik wypłat gotówki pokaże właścicielowi firmy, czy z firmy wypływa więcej gotówki niż przychodzi i odwrotnie, umożliwiając mu wprowadzenie korekt w firmie, aby zapewnić zawsze dodatni przepływ gotówki.

Wypłata gotówki spowoduje zarejestrowanie każdego transferu gotówki, a nie tylko fizycznej gotówki. Obejmuje to czeki i elektroniczne przelewy środków lub wszelkie inne ekwiwalenty gotówki.

Struktura dziennika wypłat gotówki

Dziennik wypłat gotówki zawiera szereg kolumn służących do rejestrowania wypływów pieniężnych firmy. Kolumny zawierają datę każdej płatności gotówkowej, szczegóły drugiego konta księgowego, na które ma to wpływ, numer czeku wystawionego przez firmę, całkowitą kwotę zapłaconej gotówki, rachunek kontroli kredytowej, który pokazuje kwotę potrąconą z konta wierzyciela, zapłacone podatki i specjalne kolumny, które identyfikują rodzaj transakcji, np. reklama, płace itp.

Każda z tych kolumn jest następnie sumowana na koniec okresu księgowania, aby otrzymać całkowitą sumę. Informacje te są następnie przekazywane do księgi głównej.

Przykład dziennika wypłat gotówki

Załóżmy, że w ciągu miesiąca firma ABC kupuje maszynę od producenta BZY za 5000 USD i wynajmuje ciężarówkę od Rental Trucks za 500 USD. Firma musiałaby zaksięgować swoje salda gotówkowe i obciążyć odpowiednie rachunki. Dziennik kasowy wyglądałby mniej więcej tak.

To jest bardzo uproszczony przykład, ale pokazałby, jak rejestrowane są transakcje. Obie kwoty muszą zostać zarejestrowane na rachunku kredytu gotówkowego, a ta sama kwota musi zostać pobrana z odpowiedniego konta. W zależności od typu, to konto może być kontem zapasów lub dowolnym innym tradycyjnym kontem bilansowym. W tym przypadku został umieszczony na koncie kategorii „inne”.

Dla każdego rodzaju firmy dziennik wypłat gotówki będzie wyglądał zupełnie inaczej. Arkusz wypłat gotówki sprzedawcy detalicznego obejmowałby zapasy, należności, zobowiązania, pensje i płace. Producent może mieć to wszystko, ale także rozlicza zakupione surowce i koszty produkcji. Firma programistyczna może mieć tylko pensje i koszty sprzętu (komputera).

Niezależnie od rodzaju firmy właściciel firmy musi korzystać z dziennika wypłat gotówki za każdym razem, gdy wypłacana jest gotówka, aby prowadzić rejestr wydatków. Jest to kluczowe narzędzie dla sukcesu każdej firmy, a także zapewniające, że wszystkie informacje przekazywane do Internal Revenue Service (IRS) są poprawne w czasie podatkowym.