Jak budżetowanie działa w firmach
Co to jest budżet?
Budżet jest prognoza dochodów i wydatków w określonym terminie w przyszłości. Budżety są wykorzystywane przez korporacje, rządy i gospodarstwa domowe i stanowią integralną część efektywnego prowadzenia firmy (lub gospodarstwa domowego). Budżetowanie dla firm służy jako plan działania dla menedżerów, a także jako punkt odniesienia na koniec okresu.
Proces budżetowania dla firm może być trudny, zwłaszcza jeśli klienci nie płacą na czas lub przychody i sprzedaż są sporadyczne. Istnieje kilka rodzajów budżetów, z których korzystają firmy, w tym budżety operacyjne i budżety główne, a także budżety statyczne i elastyczne. W tym artykule przyjrzymy się, jak firmy podchodzą do budżetowania, a także jak radzą sobie z brakiem budżetów.
Kluczowe wnioski
- Budżet jest prognozą przychodów i wydatków w określonym okresie i jest integralną częścią efektywnego prowadzenia biznesu.
- Budżet statyczny to budżet z liczbami opartymi na planowanych produktach i nakładach dla każdego z działów firmy.
- Budżet przepływów pieniężnych pomaga menedżerom określić ilość gotówki generowanej przez firmę w danym okresie.
- Elastyczne budżety zawierają rzeczywiste wyniki i są porównywane ze statycznym budżetem firmy w celu zidentyfikowania wszelkich odchyleń.
Jak działają budżety
Chociaż proces budżetowania firm może stać się skomplikowany, w najbardziej podstawowym ujęciu budżet porównuje przychody firmy z jej wydatkami w danym okresie.
Oczywiście określenie, ile wydać na różne wydatki i prognozowanie sprzedaży, to tylko jedna część procesu. Kierownictwo firmy musi również zmagać się z wieloma innymi czynnikami, w tym z prognozowaniem nakładów inwestycyjnych, którymi są duże zakupy środków trwałych, takich jak maszyny czy nowa fabryka. Muszą również zaplanować swoje bieżące potrzeby gotówkowe, niedobory dochodów i sytuację gospodarczą. Niezależnie od rodzaju działalności możliwość oceny wydajności za pomocą budżetów ma kluczowe znaczenie dla ogólnej kondycji finansowej firmy.
Rodzaje budżetów
Poniżej znajduje się kilka najpopularniejszych typów budżetów używanych przez korporacje do dokładnego prognozowania swoich liczb.
Główny budżet
Większość firm zacznie od budżetu głównego, który jest prognozą dla całej firmy. Budżety główne zazwyczaj przewidują cały rok podatkowy. Budżet główny będzie zawierał prognozy dotyczące pozycji rachunku zysków i strat, bilansu i rachunku przepływów pieniężnych. Prognozy te mogą obejmować przychody, wydatki, koszty operacyjne, sprzedaż i nakłady inwestycyjne.
Statyczny budżet
Budżet statyczny to budżet z numerami na podstawie planowanych wyjść i wejść do każdego z działów firmy. Budżet statyczny jest zwykle pierwszym krokiem budżetowania, który określa, ile firma ma i ile wyda. Budżet statyczny uwzględnia wydatki stałe, które nie są zmienne ani zależne od wielkości produkcji i sprzedaży. Na przykład czynsz byłby kosztem stałym, niezależnie od wielkości sprzedaży firmy.
Niektóre branże, takie jak organizacje non-profit, otrzymują darowizny i dotacje, których wynikiem jest statyczny budżet, którego nie mogą przekroczyć. Inne branże używają budżetów statycznych jako punktu początkowego lub liczby według planu bazowego, podobnie jak w budżecie głównym, i dokonują korekt na koniec roku obrachunkowego, jeśli w budżecie jest ich więcej lub mniej. Tworząc budżet statyczny, menedżerowie używają metod prognozowania ekonomicznego, aby określić realistyczne liczby.
Budżet operacyjny
Budżet operacyjny obejmuje wydatki i przychody generowane w ramach bieżącej działalności przedsiębiorstwa. Budżet operacyjny koncentruje się na kosztach operacyjnych, w tym kosztach sprzedanych towarów (COGS) oraz przychodach lub dochodach. KWS to koszt bezpośredniej robocizny i bezpośrednich materiałów związanych z produkcją.
Budżet operacyjny obejmuje również koszty ogólne i administracyjne bezpośrednio związane z produkcją towarów i usług. Jednak budżet operacyjny nie obejmuje takich pozycji, jak nakłady inwestycyjne i zadłużenie długoterminowe.
Budżet przepływów pieniężnych
Budżet przepływów pieniężnych pomaga menedżerom określić ilość gotówki generowanej przez firmę w określonym okresie. Wpływy i wypływy gotówki dla firmy są ważne, ponieważ wydatki muszą być opłacane na czas z wygenerowanej gotówki. Na przykład monitorowanie ściągalności należności, czyli pieniędzy zadłużonych od klientów, może pomóc firmom w prognozowaniu wymaganej gotówki w danym okresie.
Ten proces może być trudny, jeśli zbyt wielu klientów jest zaległych. Aby to zrekompensować, wiele firm tworzy coś, co nazywa się „ odpisem na wątpliwe konta ”, który szacuje kwotę należności, których ściągnięcia nie można oczekiwać.
Budżety przepływów pieniężnych pomagają przeanalizować przeszłe praktyki, aby zbadać, co działa, a co nie, i dokonać korekt. Na przykład firma może ubiegać się o krótkoterminową linię kredytu obrotowego w banku, aby mieć pewność, że spienięży ją w przypadku, gdy klient spłaci z opóźnieniem. Firmy mogą również poprosić o bardziej elastyczne opcje rozliczeń zobowiązań, czyli pieniędzy należnych dostawcom, aby pomóc w zaspokojeniu wszelkich krótkoterminowych potrzeb w zakresie przepływów pieniężnych.
Wykorzystanie budżetu do oceny wyników
Po zakończeniu okresu kierownictwo musi porównać prognozy z budżetu statycznego lub głównego z wynikami firmy. To na tym etapie firmy obliczają, czy budżet był zgodny z planowanymi wydatkami i dochodami.
Elastyczny budżet
Elastyczny budżet to budżet zawierający dane liczbowe oparte na rzeczywistych wynikach. Elastyczny budżet jest porównywany ze statycznym budżetem firmy, aby zidentyfikować wszelkie odchylenia (lub różnice) między prognozowanymi wydatkami a rzeczywistymi wydatkami.
Przy elastycznym budżecie, zapisane w budżecie wartości (tj. Koszty lub ceny sprzedaży) są mnożone przez rzeczywiste jednostki, aby określić, jaka konkretna liczba zostanie przypisana do poziomu produkcji lub sprzedaży. Obliczenie daje całkowite koszty zmienne związane z produkcją. Drugim elementem elastycznego budżetu są koszty stałe. Zwykle koszty stałe nie różnią się między budżetami statycznymi i elastycznymi.
Ponieważ elastyczne budżety wykorzystują liczby z bieżącego okresu – sprzedaż, przychody i wydatki – mogą pomóc w tworzeniu prognoz opartych na wielu scenariuszach. Firmy mogą obliczać różne wyniki na podstawie różnych wyników, takich jak sprzedaż lub wyprodukowane jednostki. Elastyczne lub zmienne budżety pomagają menedżerom planować zarówno niską, jak i wysoką wydajność, aby pomóc sobie przygotować się niezależnie od wyniku.
Różnice w budżecie
Jak wspomniano wcześniej, mogą wystąpić rozbieżności między budżetem statycznym a rzeczywistymi wynikami. Dwie powszechne wariancje nazywane są elastyczną odchyleniem budżetowym i odchyleniem wielkości sprzedaży.
Elastyczne odchylenie budżetu porównuje elastyczny budżet z rzeczywistymi wynikami, aby określić wpływ cen lub kosztów na operacje. Dla porównania, odchylenie wielkości sprzedaży porównuje budżet elastyczny z budżetem statycznym, aby określić wpływ, jaki poziom sprzedaży firmy miał na jej działalność.
Z tych dwóch budżetów firma może opracować indywidualne, elastyczne i statyczne budżety dla dowolnego elementu swojej działalności. Wariancje są klasyfikowane jako korzystne lub niekorzystne.
Jeśli odchylenie wielkości sprzedaży jest niekorzystne (budżet elastyczny jest mniejszy niż budżet statyczny), sprzedaż firmy (lub produkcja z odchyleniem wielkości produkcji) okaże się mniejsza niż przewidywano.
Gdyby jednak elastyczne odchylenie budżetowe było niekorzystne, byłoby to wynikiem cen lub kosztów. Wiedząc, gdzie firma nie spełnia oczekiwań lub przekracza wymagania, menedżerowie mogą skuteczniej oceniać wyniki firmy i wykorzystywać wyniki do wprowadzania niezbędnych zmian.
Elastyczny budżet może pomóc firmom w rozliczaniu zarówno zmiennych, jak i stałych wydatków, tworząc bardziej dynamiczny proces i prowadząc do dokładniejszych prognoz.
Wdrażanie budżetów
W przypadku większości firm od czasu do czasu pojawiają się wydatki. Budżety statyczne zwykle działają jako wytyczne, co oznacza, że można je zmienić lub skorygować po zidentyfikowaniu odchyleń za pomocą elastycznego budżetu. Rozumiejąc różne rodzaje budżetowania, menedżerowie mogą uzyskać bogactwo informacji poprzez analizę odchyleń budżetowych prowadzących do podejmowania bardziej przemyślanych decyzji biznesowych.