Odpowiedzialny plan
Co to jest plan rozliczalny?
Plan rozliczalny to plan zgodny z przepisami Urzędu Skarbowego (IRS) dotyczącymi zwrotu pracownikom kosztów prowadzenia działalności, w którym zwrot kosztów nie jest liczony jako dochód. Oznacza to, że zwroty nie podlegają opodatkowaniu u źródła ani raportowaniu W-2. Jednak wydatki te muszą być związane z działalnością gospodarczą, aby podlegały planowi rozliczalności.
Kluczowe wnioski
- Plan rozliczalny to proces zwracania pracownikom kosztów związanych z pracą.
- Plany rozliczalne nie podlegają opodatkowaniu, ponieważ nie są uważane za formę rekompensaty za pracę.
- Koszty można uznać za część planu rozliczalnego tylko wtedy, gdy są związane z biznesem, dokładnie zgłoszone i jeśli zwracane są nadpłacone kwoty.
- Jeżeli zwrot kosztów nie podlega rozliczeniu, podlega opodatkowaniu przez IRS. Nadwyżki środków należy zasadniczo zwrócić w ciągu 120 dni.
Jak działa plan odpowiedzialności
Plan podlegający odpowiedzialności różni się od planu nieobliczalnego. Jeśli plan zwrotu kosztów firmy nie spełnia wymogów IRS dotyczących planu rozliczalnego, plan nie podlega rozliczeniu, a zwrot kosztów jest uważany za część wynagrodzenia pracownika i dlatego podlega potrąceniu i musi zostać zgłoszony na formularzu W pracownika.
Zgodnie z zasadami IRS, zgodnie z planem rozliczalności, wydatki podlegają zwrotowi, jeśli mają one charakter biznesowy i zostały odpowiednio rozliczone. Ponadto wpłacone kwoty przekraczające rzeczywiste koszty muszą zostać zwrócone firmie w określonych ramach czasowych. Wydatki biznesowe ponoszone przez pracowników mogą obejmować takie rzeczy, jak podróże, posiłki, zakwaterowanie, rozrywka lub transport. Pracownicy są zobowiązani do odpowiedniego wykazania wydatków w dokumentacji i zwrotu wszelkich nadpłaconych kosztów w rozsądnym terminie.
Pracodawcy nie są zobowiązani do przedkładania szczegółów swojego planu do IRS, ale muszą być w stanie wykazać, że spełniają wymagania planu odpowiedzialnego.
Pracodawcy często są w stanie stosować bardziej rygorystyczne wymagania dotyczące planu rozliczeniowego niż te, które są ogłaszane przez IRS.
Wymagania dotyczące planu odpowiedzialnego
Wymogi dotyczące planu rozliczalnego polegają na tym, że są one związane z biznesem, wydatki pracowników są odpowiednio rozliczane z pracodawcą w rozsądny i terminowy sposób oraz że wszelkie nadwyżki zwrotów muszą zostać zwrócone pracodawcy w rozsądnym terminie.
Aby wydatki można było uznać za związane z działalnością biznesową, muszą one (luźno) spełniać następujące wymagania: że koszty muszą zostać poniesione w trakcie zatrudnienia oraz że wszelkie wydatki, które stanowią mieszankę wydatku osobistego i biznesowego, są odpowiednio rozliczane jako takie, dzieląc wydatek między pracodawcę i pracownika. Typowym przykładem jest samochód osobowy, który jest używany do podróży służbowych: w takim przypadku można oczekiwać, że pracownik rozliczy mile, które zostały zgromadzone w trakcie transportu osobistego i związanego z pracą, dzieląc koszty odpowiednio.
Prawidłowe rozliczenie zwykle wymaga potwierdzenia przez stronę trzecią w celu udowodnienia, że fundusze pracowników były związane z działalnością gospodarczą. Pokwitowania są powszechną formą potwierdzenia przez stronę trzecią, której pracownicy będą używać do udowodnienia zasadności swoich wniosków o finansowanie. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, w tym przypadki kosztów niezwiązanych z zakwaterowaniem, które wynoszą mniej niż 75 USD, zwrot kosztów posiłków mieszczący się w normach dziennych IRS oraz koszty transportu, w przypadku których uzyskanie oficjalnego dowodu wpłaty jest trudne, np. Taksówki, metro i autobusy. Ogólnie rzecz biorąc, oczekuje się zwrotu nadwyżek środków z refundacji, że takie środki zostaną zwrócone pracodawcy w ciągu 120 dni od ich wypłaty.