Dlaczego pojednanie jest ważne w księgowości?
Co to jest pojednanie?
Uzgodnienie to podstawowy proces księgowy, który zapewnia, że rzeczywiste wydane lub zarobione pieniądze odpowiadają kwotom opuszczającym lub wpływającym na konto pod koniec okresu fiskalnego. Uzgadnianie kont jest szczególnie ważną czynnością dla firm i osób fizycznych, ponieważ jest okazją do sprawdzenia nieuczciwych działań i zapobieżenia błędom w sprawozdaniach finansowych. Uzgodnienie jest zwykle przeprowadzane w regularnych odstępach czasu, na przykład co miesiąc lub co kwartał, jako część normalnych procedur księgowych.
Kluczowe wnioski:
- Uzgodnienie to proces księgowy, który zapewnia, że rzeczywista kwota wydanych pieniędzy odpowiada wyświetlonej kwocie opuszczającej konto na koniec okresu obrachunkowego.
- Osoby fizyczne i firmy regularnie przeprowadzają uzgadnianie w celu sprawdzenia błędów lub oszukańczych działań.
- Istnieją dwie metody uzgadniania: przegląd dokumentacji i przegląd analiz.
Jak działa pojednanie
Pod koniec każdego miesiąca i kwartału obrachunkowego dobrą praktyką jest uzgadnianie konta. Podczas uzgadniania konta firmy i osoby fizyczne weryfikują, czy każda transakcja sumuje się do prawidłowego salda końcowego konta. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa sposoby uzgadniania konta: przeglądanie dokumentów i przeglądanie analiz.
Przegląd dokumentacji
Proces przeglądu dokumentacji porównuje kwotę każdej transakcji z kwotą wykazaną jako przychodząca lub wychodząca na odpowiednim rachunku. Załóżmy na przykład, że osoba odpowiedzialna zachowuje wszystkie rachunki z kart kredytowych, ale zauważa kilka nowych obciążeń na rachunku karty kredytowej, których nie rozpoznaje. Być może opłaty są niewielkie, a osoba przeoczy je myśląc, że są to na przykład wydatki na lunch.
Pod koniec miesiąca właściciel konta sprawdza transakcje na rachunku karty kredytowej z pokwitowaniami z karty kredytowej i odkrywa, że nie ma rachunków za niektóre z rzekomych opłat za lunch, które pojawiają się na rachunku. Ponieważ dana osoba jest wybredna, jeśli chodzi o przechowywanie paragonów, dzwoni do karty kredytowej, aby zakwestionować kwoty. Po dochodzeniu okazuje się, że karta kredytowa została naruszona przez przestępcę, który był w stanie uzyskać informacje o firmie i obciążyć kartę kredytową osoby. Osoba fizyczna otrzymuje zwrot kosztów za nieprawidłowe opłaty, karta zostaje anulowana, a oszukańcza działalność zostaje zatrzymana.
Przegląd Analytics
Podejście oparte na analizie analitycznej może również ujawnić oszukańcze działania lub błędy w bilansie. W takim przypadku firmy szacują kwotę, która powinna znajdować się na kontach, na podstawie poprzednich poziomów aktywności na koncie.
Na przykład firma inwestycyjna ABC kupuje około pięciu budynków w roku podatkowym na podstawie poprzednich poziomów działalności. Firma co roku uzgadnia swoje rachunki w celu sprawdzenia wszelkich rozbieżności. W tym roku szacowana kwota oczekiwanego salda na rachunku jest znacznie obniżona. Opierając się na poprzednich działaniach księgowych i zakupach, szacunek zobowiązań powinien wynosić 5 milionów USD. Rzeczywiste saldo zobowiązań wynosi 48 milionów USD za rok, co jest główną rozbieżnością w bilansie. Księgowy firmy ABC przegląda bilans i stwierdza, że księgowy przypadkowo wprowadził dodatkowe zero na koniec swoich rozliczeń. Księgowy koryguje zobowiązania do 4,8 miliona USD, co jest przybliżoną kwotą szacunkowych zobowiązań.