Księga główna a dziennik główny: jaka jest różnica?
Dzienniki ogólne a księgi główne: przegląd
Jeśli chodzi o śledzenie finansów firmy, system podwójnego zapisu, który korzysta zarówno z księgi głównej, jak i dziennika głównego, jest prawdopodobnie najlepszą metodą śledzenia ogólnych danych finansowych firmy i zapewniania płynnego i rentownego działania operacji.
Aby naprawdę zrozumieć, jak działa taki system ewidencji księgowej, należy najpierw docenić różne funkcje związane z tymi dwoma kluczowymi komponentami: księgami głównymi i dziennikami głównymi.
Kluczowe wnioski
- Dziennik składa się z surowych zapisów księgowych, które rejestrują transakcje biznesowe w kolejności według daty.
- Księga główna jest bardziej sformalizowana i obejmuje pięć kluczowych pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i wydatki.
- Postępy w technologii oprogramowania usprawniły proces księgowy oraz sprawiły, że łączenie obu zadań księgowych stało się łatwe i wydajne.
Czasopisma ogólne
Krótko mówiąc, dziennik główny odnosi się do księgi oryginalnych zapisów, w której księgowi i księgowi rejestrują surowe transakcje biznesowe w kolejności według daty wystąpienia zdarzeń. Dziennik główny to pierwsze miejsce, w którym zapisywane są dane, a każda strona w pozycji zawiera kolumny z podziałem na daty, numery seryjne, a także zapisy debetowe lub kredytowe.
Niektóre organizacje prowadzą specjalistyczne dzienniki, takie jak arkusze zakupów lub sprzedaży, które rejestrują tylko określone typy transakcji.
Po zarejestrowaniu transakcji w dzienniku głównym kwoty są następnie księgowane na odpowiednich kontach, takich jak należności, wyposażenie i transakcje gotówkowe.
Pomimo postępu w technologii oprogramowania zawsze będzie istniała potrzeba rejestrowania nierutynowych transakcji w dziennikach ogólnych, takich jak sprzedaż aktywów, nieściągalne długi i amortyzacja.
General Ledgers
Księga główna to księga lub plik, którego księgowi używają do rejestrowania wszystkich odpowiednich kont. Księga główna śledzi pięć ważnych pozycji księgowych: aktywa, pasywa, kapitał właściciela, przychody i wydatki.
Transakcje, które po raz pierwszy pojawiają się w arkuszach, są następnie księgowane na kontach księgi głównej. Następnie salda próbnego przed pojawieniem się w oficjalnych sprawozdaniach finansowych firmy.
Każda pozycja księgowa jest wyświetlana jako dwukolumnowa tabela w kształcie litery T. Księgowy zazwyczaj umieszcza tytuł konta na górze litery „T” i rejestruje wpisy debetowe po lewej stronie i zapisy kredytowe po prawej stronie. Księga główna czasami wyświetla dodatkowe kolumny dla szczegółowych informacji, takich jak opis transakcji, data i numer seryjny.
Uwagi specjalne
Obecnie większość organizacji używa oprogramowania księgowego do rejestrowania transakcji w księgach głównych i dziennikach, co radykalnie uprościło te podstawowe czynności związane z prowadzeniem dokumentacji. W rzeczywistości większość programów księgowych utrzymuje obecnie centralne repozytorium, w którym firmy mogą jednocześnie rejestrować zapisy księgowe i dziennikarskie. Te postępy technologiczne sprawiają, że rejestrowanie transakcji jest łatwiejsze i mniej uciążliwe, a ponadto nie trzeba oddzielnie prowadzić każdej księgi kont. Osoba wprowadzająca dane do dowolnego modułu oprogramowania księgowego lub oprogramowania księgowego Twojej firmy może nawet nie być świadoma istnienia tych repozytoriów. W wielu z tych aplikacji osoba wprowadzająca dane wystarczy kliknąć menu rozwijane, aby wprowadzić transakcję do księgi głównej lub dziennika.