Talon

Co to jest kupon?

Voucher to dokument używany przez dział rozliczeń firmy do gromadzenia i archiwizowania wszystkich dokumentów uzupełniających potrzebnych do zatwierdzenia spłaty zobowiązania. Voucher jest zasadniczo dokumentem zapasowym dla zobowiązań. Zobowiązania to krótkoterminowe rachunki należne sprzedawcom i dostawcom przez firmy.

Voucher jest ważny, ponieważ jest wewnętrznym mechanizmem kontroli księgowej, który zapewnia, że ​​każda płatność jest prawidłowo autoryzowana, a zakupione towary lub usługi są faktycznie odbierane.

Jak działają kupony

Firmy mają różne krótkoterminowe zobowiązania finansowe wobec dostawców i sprzedawców w całym okresie rozliczeniowym. Firma może potrzebować kupować zapasy lub surowce od dostawców, które są używane do produkcji towarów firmy. Dostawcy zasadniczo udzielają firmie przedłużenia kredytu, umożliwiając dokonanie płatności w najbliższej przyszłości, na przykład na 30, 60 lub 90 dni.

Voucher to formularz, który zawiera wszystkie dokumenty potwierdzające wykazujące należne pieniądze i wszelkie płatności na rzecz dostawcy lub sprzedawcy za nieuregulowaną płatność. Voucher i niezbędne dokumenty są rejestrowane w rejestrze voucherów. Niektóre dokumenty potwierdzające na odcinku mogą obejmować:

• Faktura od dostawcy
• Nazwa dostawcy lub dostawcy do zapłaty
• Warunki płatności, takie jak należna kwota, termin płatności i wszelkie rabaty udzielone przez dostawcę za wcześniejszą płatność faktury
• Zamówienie firmy
• Paragon wskazujący, że firma otrzymała towar od dostawcy
• General Ledger Rachunki mają być stosowane do celów księgowych
• Podpisy upoważnionych przedstawicieli w firmie przy zakupie i płatności
• Dowód zapłaty i data po opłaceniu faktury dostawcy

Całkowita kwota wszystkich faktur obcych, które mają zaległe salda, jest rejestrowana jako zobowiązania w bilansie. Po opłaceniu kuponu dowód wpłaty jest dołączany do kuponu i rejestrowany jako opłacony kupon.

W jaki sposób kupony są pomocne

Vouchery firmy służą jako kluczowe źródło dowodów podczas przeprowadzania audytu. Audytor wykonuje procedury zmierzające do ustalenia, czy sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości. Vouchery dokumentują faktyczne otrzymanie zakupionych towarów, co potwierdza stwierdzenie audytora, że ​​towary i usługi zamieszczone w sprawozdaniu finansowym rzeczywiście istnieją. Vouchery uzasadniają również płatności gotówkowe firmy na rzecz dostawców i dokumentują konta księgi głównej użyte do zaksięgowania transakcji.

Korzystanie z systemu voucherów zmniejsza również ryzyko zmowy pracowników w celu kradzieży majątku firmy. Firmy stosują podział obowiązków, aby zapobiec kradzieżom pracowników, co oznacza, że ​​krytyczne zadania są przydzielane różnym osobom w organizacji. Voucher dokumentuje, że zadania są wykonywane przez wiele osób i tworzy papierową ścieżkę, dzięki której audytor może potwierdzić, że obowiązki zostały prawidłowo rozdzielone.

Przykład kuponu

Lokalna restauracja co kilka dni zamawia mięso i ryby u swoich sprzedawców. Kierownik restauracji wypełnia zamówienie na 30 funtów mięsa, a właściciel parafuje zamówienie, aby zatwierdzić wysyłkę. Po otrzymaniu przesyłki jej zawartość jest porównywana z zamówieniem, aby upewnić się, że przesyłka odpowiada zamówieniu. Restauracja wypełnia pokwitowanie wysyłki, aby udokumentować proces, a pokwitowanie wysyłki jest porównywane z fakturą dostawcy.

Kupon, który jest stroną tytułową wyjaśniającą załączone dokumenty, zawiera zamówienie zakupu, pokwitowanie wysyłki i fakturę. Kwota zakupu jest dodawana i zapisywana na kontach zobowiązań w bilansie do momentu zapłaty. Właściciel sprawdza wszystkie informacje o kuponie przed podpisaniem czeku.

Załącznik zawiera również konta księgi głównej używane do rejestrowania transakcji. Na przykład restauracja może obciążyć konto zapasów mięsa i uznać rachunek gotówkowy, aby odnotować płatność. Potwierdzenie płatności i data są rejestrowane, aby pokazać, że kupon został opłacony. Zobowiązania będą odzwierciedlać niższe saldo wynikające z zapłacenia faktury, przy założeniu, że nie ma żadnych dodatkowych zobowiązań.