Wirtualny pokój danych (VDR)
Co to jest wirtualny pokój danych?
Wirtualny pokój danych (VDR), znany również jako pokój transakcji, to bezpieczne repozytorium online do przechowywania i dystrybucji dokumentów. Zwykle jest wykorzystywany podczas procesu due diligence poprzedzającego fuzję lub przejęcie w celu przeglądu, udostępniania i ujawniania dokumentacji firmy.
Kluczowe wnioski
- Wirtualne pokoje danych lub VDR są bezpiecznym sposobem przechowywania dokumentów, do których jednocześnie musi mieć dostęp wiele osób.
- VDR są powszechnie używane przez firmy, gdy łączą się, pracują nad projektem lub innym wspólnym przedsięwzięciem, które wymaga dostępu do współdzielonych danych.
- VDR są uważane za bezpieczniejsze niż dokumenty fizyczne, ponieważ nie ma ryzyka utraty podczas transportu lub przypadkowego zniszczenia.
- Ogólnie czynności takie jak kopiowanie, drukowanie i przekazywanie dalej są wyłączone w VDR.
Zrozumienie wirtualnych pokoi danych
Wirtualne pokoje danych w coraz większym stopniu zastępują fizyczne pokoje danych tradycyjnie używane do ujawniania i udostępniania dokumentów. Wraz z globalizacją biznesu i zwiększoną kontrolą w celu obniżenia kosztów, wirtualne pokoje danych są atrakcyjną alternatywą dla fizycznych pokoi danych. Wirtualne pokoje danych są szeroko dostępne, natychmiast dostępne i bezpieczniejsze.
Wraz ze wzrostem obaw o bezpieczeństwo i incydentów z naruszeniami, dostawcy VDR opracowują bardziej wyrafinowane i niezawodne bazy danych. Pierwsze oferty publiczne (IPO), operacje audytorskie i spółki lub inne firmy, które muszą współpracować i dzielić się informacjami, będą korzystać z wirtualnych pokoi danych.
Zastosowania wirtualnych pokoi danych
Procedury fuzji i przejęć (M&A) to najpowszechniejsze zastosowanie VDR. Te repozytoria zapewniają miejsce na analizę due diligence niezbędną podczas finalizowania transakcji. Te transakcje biznesowe obejmują duże ilości dokumentów, z których wiele jest poufnych i zawiera poufne informacje. Korzystanie z VDR to bezpieczny i niezawodny sposób przeglądania i wymiany dokumentów przez wszystkie zainteresowane strony w trakcie negocjacji.
Przedsiębiorstwa często współpracują ze sobą w celu wytwarzania i wytwarzania produktów podczas budowy budynku oraz w celu świadczenia usług. Nawiązywanie i utrzymywanie tych relacji biznesowych wymaga umów i częstego przesyłania danych. Wirtualne pokoje danych umożliwiają przechowywanie tych umów i udostępniają łatwo dostępne dokumenty potrzebne do kontynuacji partnerstwa biznesowego. Na przykład zmiany wprowadzone w planach konstrukcji przez inżyniera są natychmiast dostępne dla wszystkich wykonawców zaangażowanych w projekt.
Audyt praktyk, zgodności i rachunków firmy jest powszechną praktyką we wszystkich firmach. Ten proces jest często problemem, ponieważ pracownicy muszą współpracować z zewnętrznymi regulatorami i regulatorami. Ponadto wiele firm ma dziś biura w odległych lokalizacjach i na całym świecie w różnych strefach czasowych.
Korzystanie z wirtualnego pokoju danych umożliwia prawnikom, księgowym, regulatorom wewnętrznym i zewnętrznym oraz innym zainteresowanym stronom scentralizowany punkt dostępu. Zapewnienie systemu centralnego zmniejsza liczbę błędów i skraca czas. Zapewnia również przejrzystość komunikacji. W zależności od rodzaju kontroli, poziom dostępu i uprawnienia są różne.
Oferowanie pierwszej oferty publicznej (IPO) jest trudnym zadaniem wymagającym niewyobrażalnej ilości papierkowej roboty. Podobnie jak audyty, przejrzystość jest niezbędna. Firmy muszą tworzyć, wymieniać i przechowywać duże ilości dokumentów oraz zarządzać nimi. Ze względu na charakter transakcji większość użytkowników będzie miała ograniczony dostęp, na przykład „tylko wyświetlanie”. Możliwość kopiowania, przekazywania lub drukowania może być zabroniona.
Alternatywa dla VDR
Chociaż wirtualne pokoje danych oferują wiele korzyści, nie są odpowiednie dla każdej branży. Na przykład niektóre rządy mogą zdecydować się na dalsze korzystanie z fizycznych pomieszczeń danych do wysoce poufnej wymiany informacji. Szkody spowodowane potencjalnymi cyberatakami i naruszeniami danych przewyższają korzyści oferowane przez wirtualne pokoje danych. Skutki takich wydarzeń mogłyby być katastrofalne, gdyby grożące strony uzyskały dostęp do informacji niejawnych. W takich przypadkach użycie VDR nie będzie brane pod uwagę.