Transakcja
Co to jest transakcja?
Transakcja to zakończona umowa między kupującym a sprzedającym dotycząca wymiany towarów, usług lub aktywów finansowych. Ale w księgowości biznesowej ta prosta definicja może się skomplikować. Transakcja zostanie zarejestrowana wcześniej lub później, w zależności od tego, czy firma stosuje rachunkowość memoriałową, a nie kasową.
- Metoda memoriałowa wymaga, aby transakcja była rejestrowana w momencie jej wystąpienia, niezależnie od tego, kiedy wpłyną pieniądze lub poniesione zostaną wydatki.
- Metoda kasowa rejestruje transakcję tylko po otrzymaniu pieniędzy lub opłaceniu wydatków. Może to wymagać listu intencyjnego lub protokołu ustaleń.
Rachunkowość memoriałowa jest stosowana przez firmy, których przychody brutto przekraczają 1 milion USD rocznie, podczas gdy metoda kasowa jest stosowana przez większość małych firm.
Zrozumienie transakcji
Transakcja sprzedaży między kupującym a sprzedającym jest stosunkowo prosta. Osoba A płaci osobie B w zamian za produkt lub usługę. Gdy uzgodnią warunki, transakcja jest zakończona.
Transakcje mogą być bardziej złożone w świecie księgowości, ponieważ firmy mogą zawrzeć umowę już dziś, która zostanie rozliczona dopiero w przyszłości. Mogą też mieć znane przychody lub wydatki, ale jeszcze nie należne. Transakcje z osobami trzecimi również mogą skomplikować proces.
To, czy firma rejestruje transakcje przychodów i rozchodów metodą memoriałową, czy metodą kasową, ma wpływ na sprawozdawczość finansową i podatkową spółki.
Kluczowe wnioski
- Rachunkowość memoriałowa rozpoznaje transakcję natychmiast po jej sfinalizowaniu, niezależnie od tego, kiedy płatność została otrzymana lub zapłacona.
- Księgowość kasowa rejestruje transakcję tylko wtedy, gdy pieniądze są otrzymywane lub wypłacane.
- Większość małych firm korzysta z metody kasowej, podczas gdy metoda memoriałowa jest stosowana przez firmy, których przychody brutto przekraczają 1 milion USD rocznie.
Korzystanie z rachunkowości memoriałowej
W przypadku stosowania rachunkowości memoriałowej firma rejestruje dochód podczas wykonywania usługi lub dostarczania towarów. Jeśli przy rozliczaniu dochodu firmy wymagane są zapasy, a jej przychody brutto przekraczają 1 milion USD rocznie, firma zwykle stosuje metodę memoriałową księgowania sprzedaży i zakupów.
Przykłady rachunkowości memoriałowej
Na przykład firma sprzedająca towary klientowi na kredyt sklepowy w październiku rejestruje transakcję natychmiast jako pozycję w rozrachunkach z odbiorcami. Nawet jeśli klient nie dokona płatności gotówkowej za towar do grudnia lub zapłaci w ratach, transakcja zostanie zaksięgowana jako dochód za październik.
Jeśli klient kupi coś na kredyt, zostanie to natychmiast odnotowane jako transakcja, jeśli zostanie zastosowana metoda memoriałowa.
To samo dotyczy towarów lub usług kupowanych przez firmę. Koszty biznesowe są rejestrowane w momencie otrzymania produktów lub usług. Dostawy zakupione na kredyt w kwietniu są rejestrowane jako wydatki na kwiecień, nawet jeśli firma nie dokona płatności gotówką za dostawy do maja.
Korzystanie z księgowości kasowej
Większość małych firm, zwłaszcza jednoosobowych firm i spółek osobowych, stosuje metodę kasową. Dochód jest rejestrowany w przypadku otrzymania od klientów gotówki, czeków lub płatności kartą kredytową.
Przykłady księgowości kasowej
Na przykład firma sprzedaje klientowi widżety o wartości 10 000 USD w marcu. Klient płaci fakturę w kwietniu. Firma rozpoznaje sprzedaż dopiero po wpłynięciu gotówki w kwietniu.
Tymczasem wydatki są rejestrowane tylko wtedy, gdy dokonywana jest płatność. Na przykład firma może kupić materiały biurowe za 500 USD w maju i zapłacić za nie w czerwcu. Firma uznaje zakup w momencie opłacenia rachunku w czerwcu.
Ze względów podatkowych metoda kasowa jest dostępna tylko wtedy, gdy firma ma mniej niż 1 milion USD rocznej sprzedaży. Metoda kasowa jest łatwiejsza niż zasada memoriałowa do rejestrowania transakcji, ponieważ nie są konieczne żadne złożone transakcje księgowe, takie jak rozliczenia międzyokresowe i odroczone. Jego wadą jest to, że zysk firmy może zmieniać się gwałtownie z miesiąca na miesiąc, przynajmniej na papierze.