Paragon
Co to jest pokwitowanie?
Pokwitowanie to pisemne potwierdzenie, że coś wartościowego zostało przekazane przez jedną stronę drugiej stronie. Oprócz rachunków, które konsumenci zwykle otrzymują od sprzedawców i usługodawców, paragony są również wystawiane w transakcjach między przedsiębiorstwami, a także w transakcjach giełdowych. Na przykład posiadacz kontraktu futures zazwyczaj otrzymuje instrument dostawy, który działa jak pokwitowanie, ponieważ może zostać wymieniony na aktywa bazowe po wygaśnięciu kontraktu futures.
Szybki fakt
Druk termiczny jest najczęściej stosowaną formą fizycznego drukowania paragonów, ponieważ jest tani i łatwy w użyciu.
Objaśnienie wpływów
Oprócz wykazania własności, pokwitowania są ważne z innych powodów. Na przykład wielu sprzedawców detalicznych nalega, aby klient musiał okazać pokwitowanie w celu wymiany lub zwrotu towarów, podczas gdy inni żądają, aby pokwitowanie – zwykle wystawiane w określonych ramach czasowych – było przedstawiane w celu uzyskania rodzaje wpływów jeśli generowanych zostać zatrzymane przez małych firm:
- Wpływy brutto, takie jak taśmy kasowe, informacje o depozytach (sprzedaż gotówkowa i kredytowa), książeczki paragonów, faktury, formularze 1099-MISC
- Potwierdzenia zakupów i surowców (Powinny wykazywać zapłaconą kwotę i potwierdzać, że były to niezbędne zakupy biznesowe; dokumenty mogą obejmować anulowane czeki lub inne dokumenty identyfikujące odbiorcę, kwotę i dowód wpłaty / elektronicznego przelewu środków).
- Paragony kasowe
- Potwierdzenia i wyciągi z kart kredytowych
- Faktury
- Drobne odcinki gotówki za niewielkie płatności gotówkowe
Uważa się, że praktyka zatrzymywania wpływów do celów podatkowych wywodzi się ze starożytnego Egiptu. Rolnicy i kupcy szukali sposobów dokumentowania transakcji, aby uniknąć wyzysku podatkowego. Zamiast papieru użyto papirusu. W bardziej współczesnych czasach londyńskie banki wykorzystywały maszyny drukarskie rewolucji przemysłowej do drukowania paragonów własnymi markami.
Kluczowe wnioski
- Paragony to dokument stanowiący dowód transakcji finansowej.
- Wpływy są wystawiane w relacjach między przedsiębiorstwami, a także w transakcjach giełdowych.
- Paragony są również niezbędne do celów podatkowych jako dowód określonych wydatków.
Wymagania IRS dotyczące wpływów cyfrowych
Odbiory cyfrowe stają się normą. Od 1997 r. IRS akceptuje zeskanowane i cyfrowe paragony jako ważne dokumenty do celów podatkowych. Procedura podatkowa 97-22 stanowi, że paragony cyfrowe muszą być dokładne, łatwe do przechowywania, konserwacji, wyszukiwania i powielania. Właściciel firmy musi mieć możliwość dostarczenia kopii do IRS.
Dla celów kontroli podatkowej nie wszystkie dokumenty są ważne. IRS przyjmuje różne dokumenty, o ile podaje kwotę, miejsce, datę i rodzaj wydatku.
Rekordy cyfrowe nie podlegają zużyciu, podobnie jak paragony fizyczne, ale mogą zostać utracone, jeśli dysk twardy ulegnie awarii. Dlatego mądrze jest przechowywać je w chmurze lub w miejscu, gdzie zawsze można uzyskać do nich dostęp.
Paragony papierowe można przechowywać cyfrowo za pomocą skanerów stacjonarnych i aplikacji na telefony komórkowe. Ten rodzaj technologii może organizować, tworzyć raporty wydatków i integrować dane z oprogramowaniem księgowym.