W skrócie
Co się kończy i jest krótkie?
Ponad i krótko – często nazywane „gotówką do przekroczenia ceny” – to termin księgowy, który sygnalizuje rozbieżność między raportowanymi danymi firmy (z jej dokumentacji sprzedaży lub rachunków) a danymi audytowanymi. Termin jest również nazwą konta w księdze głównej firmy – rachunku z nadwyżką gotówki.
Termin ten odnosi się przede wszystkim do firm intensywnie korzystających z gotówki w sektorach detalicznym i bankowym, a także tych, które muszą obsługiwać drobną gotówkę. Jeśli kasjer lub kasjer bankowy popełnia błąd, na przykład dając zbyt dużo lub zbyt mało reszty, firma będzie miała pozycję „brak gotówki” lub „przekroczenie kwoty gotówki” na koniec dnia.
Kluczowe wnioski
- W księgowości zawyżanie i krótka pozycja – lub „gotówka powyżej pozycji krótkiej” – oznacza rozbieżność między danymi podawanymi przez firmę a danymi liczbowymi zweryfikowanymi przez firmę.
- Jest to również nazwa konta, na którym firma rejestruje te rozbieżności w gotówce.
- Przebywanie i niedostatek występuje najczęściej w handlu detalicznym i bankowości.
Przykład Over and Short
Załóżmy, że pracuję jako kasjer w sklepie z artykułami sportowymi. Zadzwoniłem po spodnie do jogi za 95 dolarów za 95 dolarów, ale źle policzyłem pieniądze, które otrzymałem za spodnie. Klient nieświadomie dał mi 96 dolarów za zakup, błąd, którego oboje nie złapaliśmy. System księgowy pokaże 95 USD zaksięgowanej sprzedaży, ale 96 USD zebranej gotówki. Różnica w wysokości jednego dolara trafia na konto z nadwyżką gotówki. Wpis księgowy dotyczący tej sprzedaży obciążałby gotówkę kwotą 96 USD, sprzedaż kredytową 95 USD i gotówką kredytową w wysokości 1 USD.
Odwrotna sytuacja ma miejsce w przypadku transakcji, które powodują niedobory gotówki. Przyjmijmy taką samą sytuację, z wyjątkiem tego, że otrzymuję za sprzedaż 94 dolary zamiast 96 dolarów. Teraz gotówka jest obciążana kwotą 94 USD, konto sprzedaży jest zasilane kwotą 95 USD, a gotówka ponad i krótka jest obciążana kwotą 1 USD.
Co powoduje incydenty związane z brakiem gotówki?
Manipulowanie wewnętrzne może spowodować, że firma będzie miała zbyt mało czasu w księgowości. Zwykle jednak przyczyna wynika z prostego błędu ludzkiego. Pracownik nieprawidłowo dzwoniąc do sprzedaży lub popełniający inny błąd, taki jak błędne rozliczenie gotówki, może generować rozbieżność między ceną sprzedaży towaru, pobraną kwotą a kwotą zarejestrowaną w systemie księgowym.
Funkcja rachunku z nadwyżką środków pieniężnych
Firma powinna odnotowywać przypadki odchyleń środków pieniężnych na jednym, łatwo dostępnym rachunku. Ten rachunek z nadwyżką środków pieniężnych powinien być klasyfikowany jako rachunek zysków i strat, a nie rachunek kosztów, ponieważ zarejestrowane błędy mogą zwiększyć lub zmniejszyć zyski firmy w rachunku zysków i strat.
Firma może wykorzystać dane z rachunku z nadmierną ilością gotówki, aby określić, dlaczego poziomy środków pieniężnych są niezgodne i spróbować zmniejszyć liczbę przypadków, w których brakuje gotówki, stosując lepsze procedury, kontrole i szkolenia pracowników. W związku z tym konto to służy przede wszystkim jako kontrola detektywistyczna – termin księgowy określający rodzaj kontroli wewnętrznej, której celem jest znajdowanie problemów, w tym wszelkich przypadków oszustwa, w procesach firmy.