Koszty dodatkowe – IE
Co to są koszty dodatkowe (IE)?
Koszty dodatkowe, nazywane również kosztami incydentalnymi, to napiwki i inne drobne opłaty lub koszty poniesione oprócz głównej usługi, przedmiotu lub zdarzenia opłaconego w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej.
Koszty dodatkowe towarzyszące kosztom transportu, posiłków i zakwaterowania są częste, gdy pracownik podróżuje służbowo. Pracownik, który zabierze taksówkę z lotniska do hotelu, poniesie wydatki na taksówki i hotele oraz, jeśli jest to zwyczajowe w danym miejscu, poniesie dodatkowe wydatki w postaci napiwków dla taksówkarza i personelu hotelu. Nieprzewidziane wydatki na przedmioty lub usługi, takie jak strzyżenie włosów lub przybory toaletowe, zostaną prawdopodobnie sklasyfikowane jako osobiste, ponieważ i tak byłyby potrzebne i opłacone w domu.
Procedury firmy na wypadek nieprzewidzianych okoliczności
Nieprzewidziane wydatki oraz regulujące je zasady i procedury są często opisane w firmowym podręczniku dla pracowników. W tym przypadku wydatki nieprzewidziane zostaną zdefiniowane, sklasyfikowane jako biznesowe lub osobiste i ograniczone pod względem ilości, jakości lub kwoty w dolarach. Lub, o diet stawka może zostać ustalone, a wszelkie koszty ponad nią muszą być ponoszone przez pracownika. Procedury firmowe dotyczące zwrotu kosztów mogą wymagać pokrycia przez pracowników dodatkowych kosztów z własnej kieszeni, firmowej karty kredytowej lub drobnej gotówki.
Procedury te powinny ułatwić śledzenie dodatkowych kosztów dla celów księgowych i podatkowych. Pracownicy powinni prowadzić szczegółową ewidencję każdego zakupu. Pracownicy powinni podsumować te zapisy w raporcie wydatków popartym faktycznymi pokwitowaniami potwierdzającymi płatność i przedłożyć je firmie. Nieprzewidziane wydatki poniesione z funduszy osobistych pracowników powinny być zwracane w drodze odrębnych czeków, tak aby było jasne, że płatności są zwrotami, a nie dochodami pracowników.
Posiłki i nieprzewidziane wydatki
Koszty dodatkowe podlegają odliczeniu, z zastrzeżeniem limitu 50%, jeśli są opłacane bez zwrotu kosztów w związku z podróżą służbową, nieruchomościami inwestycyjnymi lub przynoszącymi dochód lub kwalifikującymi się do celów edukacyjnych, medycznych lub charytatywnych.
Do obliczenia kosztów posiłków i kosztów dodatkowych (M&IE) można zastosować pięć metod:
- Metoda kosztu rzeczywistego
- Standardowa metoda posiłków
- Dieta dzienna na podróże w ramach metody planów rozliczalnych
- Metoda wysoka-niska
- Metoda wyłącznie na wydatki nieprzewidziane.
Dostępność metody zależy całkowicie od konkretnych faktów i okoliczności. Pierwsza metoda, koszt rzeczywisty, zapewnia bezpośredni zwrot uzasadnionych kosztów podróży z własnej kieszeni. Cztery pozostałe metody zapewniają wliczone stawki dzienne na pokrycie określonych kosztów.
Standardowa stawka diety obejmuje wszystkie posiłki, obsługę pokojową, pranie, pranie chemiczne i prasowanie odzieży, a także opłaty i napiwki dla osób świadczących usługi, takich jak osoby obsługujące żywność i osoby obsługujące bagaż. Dieta dzienna według federalnej stawki dziennej i najniższej według stawki ustalonej przez IRS obejmuje wszystkie posiłki, zakwaterowanie i koszty dodatkowe. Jedyna stawka na wydatki dodatkowe w wysokości 5 USD dziennie obejmuje wydatki nieprzewidziane i może być wykorzystana tylko wtedy, gdy nie opłacono ani nie poniesiono żadnych kosztów posiłków i nie wykorzystano standardowej diety.
Do celów odliczenia posiłków i kosztów dodatkowych (M&IE), koszty dodatkowe to opłaty i napiwki przekazywane tragarzom, przewoźnikom bagażu, personelowi hotelu i personelowi na statkach. Koszty dodatkowe nie obejmują wydatków na pranie, sprzątanie i prasowanie odzieży, podatków od zakwaterowania, kosztów telegramów lub rozmów telefonicznych, transportu między miejscami zakwaterowania lub firmy a miejscami, w których spożywane są posiłki, ani kosztów wysyłki bonów podróżnych i opłacanie sponsorowanych przez pracodawcę rachunków z kart obciążeniowych.
Opodatkowanie incydentów dodatkowych
Opodatkowanie kosztów dodatkowych zapłaconych lub zwróconych przez przedsiębiorstwa różni się w zależności od rodzaju i podatnika. Ogólnie rzecz biorąc, koszty dodatkowe mogą podlegać odliczeniu, jeśli są dodatkowymi kosztami biznesowymi, które są zwykłe i konieczne dla ich odpowiednich działań biznesowych, jeśli są lokalnie przyjęte i oczekiwane, a ich kwota jest rozsądna.
Prezenty biznesowe
Przypadkowe wydatki towarzyszące kosztom prezentów są powszechne, gdy firma rozdaje prezenty swoim klientom. Firma, która daje takie upominki, poniesie dodatkowe koszty papieru do pakowania, wstążek, kokardek i dostawy, oprócz kosztów związanych z prezentami.
Możliwość odliczenia prezentów biznesowych
Przypadkowe wydatki związane z prezentami biznesowymi, takie jak pakowanie prezentów, grawerowanie, pakowanie, przesyłka pocztowa, ubezpieczenie lub inne powiązane koszty, które nie zwiększają wartości prezentu, nie są uwzględniane przy obliczaniu limitu potrąceń dla prezentów biznesowych. To dobrze, ponieważ odliczenia od prezentów biznesowych są ograniczone do 25 USD na odbiorcę w każdym roku podatkowym. Nie można odliczyć żadnego wydatku powyżej 25 USD z jakiegokolwiek prezentu przekazanego odbiorcy.
Wypadek lub kradzież
Przypadkowe wydatki towarzyszące kosztom zniszczenia lub kradzieży mienia są powszechne, gdy firma doświadcza wypadku biznesowego lub kradzieży. Jeśli fabryka spłonie, firma będąca jej właścicielem będzie musiała zapłacić za naprawę lub wymianę fabryki, a także może ponieść dodatkowe wydatki, takie jak leczenie obrażeń ciała, koszty przeprowadzki i przechowywania lub czynsz za tymczasową powierzchnię fabryczną.
Możliwość odliczenia wypadku lub kradzieży
Koszty dodatkowe związane z wypadkiem lub kradzieżą, takie jak leczenie obrażeń ciała, mieszkanie tymczasowe, paliwo, przeprowadzka lub wynajem tymczasowego mieszkania, nie podlegają odliczeniu jako straty nieszczęśliwe.
Gwardia Narodowa i podróże rezerwowe
Członkowie Gwardii Narodowej i Rezerwy mogą żądać odliczenia od dochodu brutto do wysokości federalnej stawki dziennej za posiłki, zakwaterowanie i nieprzewidziane koszty podróży powyżej 100 mil z noclegiem w celu wzięcia udziału w spotkaniach Straży lub Rezerwy.
Formularze zeznania podatkowego na wypadek nieprzewidzianych wydatków
Pracownicy odliczają koszty podróży związane z pracą zgodnie z harmonogramem A formularza 1040, 1040A lub 1040EZ jako koszty pracy i różne wyszczególnione odliczenia podlegające 2% limitu AGI. Członkowie Gwardii Narodowej i Rezerwy zgłaszają koszty podróży na 100 mil w wierszu 24 formularza 1040 jako potrącenie powyżej linii od dochodu brutto.
Osoby samozatrudnione odliczają koszty podróży związane z pracą jako wydatki służbowe w załączniku C na formularzu 1040, 1040A lub 1040EZ. Firmy, w zależności od klasyfikacji podmiotów, odliczają koszty podróży jako wydatki służbowe na formularzu 1120 lub 1120S lub formularzu 1065.