Zarządzanie transakcjami cyfrowymi (DTM)

Co to jest cyfrowe zarządzanie transakcjami (DTM)?

Digital Transaction Management (DTM) to usługa przetwarzania w chmurze, która umożliwia użytkownikom cyfrowe zarządzanie transakcjami opartymi na dokumentach. Usługi DTM mają na celu przyspieszenie podpisywania umów biznesowych i umów poprzez digitalizację procesu w sposób szybki, dokładny i bezpieczny.

Oprócz szybszej realizacji, inne korzyści płynące z technologii DTM obejmują mniej błędów i niższe koszty operacyjne, ponieważ dokumenty można podpisywać i przesyłać natychmiast online, zamiast drukować, podpisywać fizycznie, skanować i wysyłać pocztą elektroniczną lub zwracać pocztą. Dostawcy usług DTM to DocuSign (DOCU ), Adobe (ADBE ) i OneSpan (OSPN ).12

Zrozumienie zarządzania transakcjami cyfrowymi

Technologia DTM tworzy podpisy cyfrowe, które są wysoce bezpieczne i uwierzytelniane, co według DocuSign sprawia, że ​​są one bardziej egzekwowalne prawnie niż podpisy tradycyjne. Ponadto, ponieważ usługi DTM są oparte na chmurze, technologia umożliwia firmom dostęp do kluczowych dokumentów i prowadzenie interesów w dowolnym czasie, w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu.

Zwolennicy twierdzą, że firmy mogą łatwiej przyjąć DTM, jeśli przestawią istniejące przepływy pracy papierowej na całkowicie cyfrowy proces od początku do końca. Twierdzą również, że procesy oparte na papierze, choć bardziej znane i wygodne dla wielu użytkowników, nie są tak bezpieczne ani niezawodne, jak wielu myśli. Dokumenty papierowe mogą zostać utracone, nie są tak bezpieczne i mogą być trudne do kontrolowania. Firma decydująca się na wdrożenie DTM może rozpocząć w jednym dziale lub dokonać zmiany w całej firmie.

DTM przynosi korzyści organizacjom poprzez skrócenie czasu transakcji i poprawę obsługi klienta. Standard xDTM określa wymagania dla dostawców DTM, które muszą uwzględniać bezpieczeństwo, pewność, prywatność, ważność, dostępność, skalowalność, uniwersalność i interoperacyjność.

Korzyści z zarządzania transakcjami cyfrowymi

DTM wymaga od ekspertów branżowych tworzenia i wdrażania najlepszych praktyk dla praktyków z różnych dziedzin, od lekarzy, przez prawników, po pracowników rządowych. Na przykład, gdy DTM jest używany w placówkach opieki zdrowotnej, standard prywatności może być nadrzędny, podczas gdy w finansach standard bezpieczeństwa może być ważniejszy. Każdy aspekt biznesu może czerpać korzyści z DTM.

• Sprzedaż. DTM może być używany do umów odszkodowawczych, umów o polecenie, rejestracji nowych klientów i umów warunków.
• Zasoby ludzkie. Firmy mogą używać DTM do wdrażania nowych pracowników, umów o zachowaniu poufności i formularzy płacowych.
• Finanse. DTM ułatwia zarządzanie fakturami, transferami aktywów i kontami emerytalnymi.
• Technologia informacyjna. Firmy mogą używać DTM do zarządzania dostępem i autoryzacji konserwacji.
• Prawne. Zarządzanie umowami i zgodność wewnętrzna mogą być obsługiwane przez DTM.
• Zaopatrzenie. DTM może służyć do przetwarzania zamówień i zestawień prac.

Zarządzanie transakcjami cyfrowymi w praktyce

DocuSign, Adobe i OneSpan (dawniej VASCO Data Security International) to trzej główni gracze na rynku DTM i specjalizujący się w podpisach cyfrowych. Inne duże firmy DTM to Box ( przechowywanie w chmurze, współpracę zespołową i automatyzację przepływu pracy dla firm; Fluix, który przechowuje pliki, ułatwia współpracę nad dokumentami i konwertuje dokumenty papierowe na pliki cyfrowe, oprócz oferowania podpisów elektronicznych; i Mi-Corporation, która dostarcza rozwiązania mobilne pomagające pracownikom zbierać dane, GPS, zdjęcia, kody kreskowe i podpisy w terenie.

Istnieje wiele innych firm DTM, więc potencjalni użytkownicy powinni dokonać porównania kosztów i funkcji, które często się zmieniają. Niektóre firmy obsługują małe firmy, podczas gdy inne koncentrują się na rozwiązaniach na poziomie korporacyjnym.