Nota debetowa
Co to jest nota debetowa?
Nota obciążeniowa to dokument używany przez sprzedawcę do informowania kupującego o aktualnych zobowiązaniach dłużnych lub dokument utworzony przez kupującego przy zwrocie towarów otrzymanych na kredyt. Nota obciążeniowa może zawierać informacje dotyczące zbliżającej się faktury lub służyć jako przypomnienie o aktualnie należnych środkach. W przypadku zwracanych towarów notatka będzie zawierać całkowity przewidywany kredyt, spis zwróconych przedmiotów oraz powód ich zwrotu.
Kluczowe wnioski:
- Nota obciążeniowa jest niezależna od faktury i informuje kupującego o aktualnych zobowiązaniach dłużnych.
- Nota obciążeniowa to również dokument tworzony przez kupującego przy zwrocie towaru otrzymanego na kredyt.
- W przypadku zwróconych towarów, notatka będzie zawierać kwotę kredytu, stan zapasów zwracanych przedmiotów oraz powód zwrotu.
Jak działa nota debetowa
Nota debetowa, znana również jako nota debetowa, jest zwykle używana w transakcjach między przedsiębiorstwami. Takie transakcje często wiążą się z przedłużeniem kredytu, co oznacza, że sprzedawca wysyła wysyłkę towarów do firmy, zanim koszty kupującego zostaną zapłacone. Notatka informuje kupującego, że sprzedawca obciążył jego konto. Chociaż prawdziwe towary zmieniają właściciela, prawdziwe pieniądze nie są przekazywane, dopóki nie zostanie wystawiona faktyczna faktura. Obciążenia i uznania są zamiast tego rejestrowane w systemie księgowym w celu śledzenia wysłanych zapasów i należnych płatności.
Noty debetowe są niezależne od faktur, ponieważ zazwyczaj mają format listów i mogą nie wymagać natychmiastowej płatności. Dzieje się tak, gdy nota debetowa służy do poinformowania kupującego o nadchodzących zobowiązaniach dłużnych na podstawie kwot, które nie zostały jeszcze oficjalnie zafakturowane.
Alternatywne formy not debetowych
Niektóre firmy używają not debetowych do wystawiania faktur za pozycje, które nie są ich główną działalnością. Na przykład, jeśli firma podnajmuje część swojej powierzchni magazynowej, może wystawić notę debetową na czynsz. Notatki debetowe mogą być również używane do poprawiania błędów w fakturach. Jeśli na przykład klient ma niedostateczne rozliczenie na fakturze, może zostać wystawiona nota debetowa na brakującą kwotę, która powinna zostać zafakturowana.
Oprócz formatu listu noty obciążeniowe mogą być również dostarczane jako pokwitowania wysyłki z otrzymanymi towarami. Chociaż można odnotować należną kwotę, płatność nie jest oczekiwana, dopóki kupującemu nie zostanie wysłana oficjalna faktura. Dzięki temu kupujący może w razie potrzeby zwrócić towar bez konieczności wcześniejszego dokonywania płatności.
Niektóre noty debetowe mogą być wysyłane jako informacyjne kartki pocztowe, które służą jedynie jako przypomnienie o zadłużeniu, jakie kupujący naruszył. Może to być pomocne w przypadkach, gdy sprzedawca nie jest pewien, czy otrzymano lub przejrzano oryginalną fakturę. Karta pocztowa może również zawierać informacje o sposobie uregulowania długu, takie jak odpowiednie dane kontaktowe.
Noty obciążeniowe jako dokumenty opcjonalne
Nie wszystkie firmy decydują się na wysyłanie not debetowych do kupujących, którzy mają zaległe lub oczekujące zobowiązania dłużne. Zasadniczo sprzedawca uważa to za standardową praktykę biznesową i stosuje ją zgodnie z wewnętrznymi procedurami lub w ogóle jej nie stosuje. W niektórych przypadkach kupujący może zażądać dokumentu zawierającego informacje zawarte w nocie debetowej, aby spełnić wewnętrzne wymogi dotyczące prowadzenia dokumentacji.