W jaki sposób oprogramowanie komputerowe jest klasyfikowane jako zasób?

Oprogramowanie komputerowe można uznać za długoterminowy składnik aktywów wchodzących w skład środków trwałych, takich jak budynki i grunty. Jednak zdarzają się sytuacje, w których oprogramowania nie należy traktować jako zasobu długoterminowego. W tym artykule przyjrzymy się standardom rachunkowości stosowanym do klasyfikowania oprogramowania komputerowego.

Oprogramowanie jako zasoby

Wartości niematerialne to zazwyczaj aktywa niefizyczne używane w długim okresie. Wartości niematerialne to często aktywa intelektualne, w związku z czym trudno jest im przypisać wartość ze względu na niepewność co do przyszłych korzyści.

Z drugiej strony rzeczowe aktywa trwałe to rzeczowe i mierzalne aktywa wykorzystywane w działalności przedsiębiorstwa. Aktywa takie jak rzeczowe aktywa trwałe (PP&E) są aktywami materialnymi.

PP&E odnosi się do aktywów długoterminowych, takich jak sprzęt, który jest niezbędny dla działalności firmy i ma określony element fizyczny. W większości przypadków oprogramowanie komputerowe jest klasyfikowane jako składnik wartości niematerialnych ze względu na jego niefizyczny charakter. Jednak zasady rachunkowości stanowią, że istnieją pewne wyjątki, które pozwalają na klasyfikację oprogramowania komputerowego, takiego jak rzeczowe aktywa trwałe (rzeczowe aktywa trwałe).

Poniżej znajdują się standardy rachunkowości, które opisują, jak i kiedy należy klasyfikować oprogramowanie komputerowe jako rzeczowe aktywa trwałe:

• Federalna Rada Doradcza ds. Standardów Rachunkowości (FASAB) Oświadczenie Federalnych Standardów Rachunkowości Finansowej (SFFAS) nr 10,Rachunkowość oprogramowania do użytku wewnętrznego.
• Oświadczenie Rady Rządowych Standardów Rachunkowości (GASB) nr 51,Rachunkowość i sprawozdawczość finansowa w zakresie wartości niematerialnych.

Co to jest PP&E?

Ważne jest, abyśmy najpierw zdefiniowali standard rachunkowości dla rzeczowych aktywów trwałych, lepiej znany pod akronimem: PP&E. Zgodnie z SFFAS nr 6 rzeczowe aktywa trwałe są klasyfikowane jako rzeczowe aktywa trwałe, jeżeli:

• Ich (aktywa) mają szacowany okres użytkowania wynoszący 2 lata lub dłużej.
• Nie są przeznaczone do sprzedaży w zwykłym toku działalności.
• Zostały nabyte lub zbudowane z zamiarem używania lub udostępnienia do użytku przez jednostkę.

Kryteria kapitalizacji jako rzeczowe aktywa trwałe

Istnieją zasady, które są stosowane w celu określenia, czy oprogramowanie musi być kapitalizowane jako rzeczowe aktywa trwałe, czy też ujmowane w kosztach. Jeśli oprogramowanie spełnia powyższe kryteria rzeczowych aktywów trwałych, można je zaklasyfikować jako rzeczowe aktywa trwałe. Według SFFAS nr 10:

„Jednostki powinny kapitalizować koszt oprogramowania, jeżeli takie oprogramowanie spełnia kryteria dla
ogólnych rzeczowych aktywów trwałych (PP&E). Ogólne PP&E to wszelkie rzeczowe aktywa trwałe wykorzystywane do dostarczania towarów i usług”.

• Kierownictwo ma pewną swobodę, ponieważ nie ma progów kwotowych dla kosztów oprogramowania komputerowego, niezależnie od tego, czy jest to oprogramowanie wewnętrzne, czy nowe.
• Progi kapitalizacji powinny zostać ustalone przez kierownictwo zgodnie z wytycznymi dotyczącymi środków ochrony indywidualnej i ochrony środowiska. Na przykład w przypadku hurtowych zakupów oprogramowania w obliczeniach należy uwzględnićzarówno koszt hurtowy, jak i okres użytkowania oprogramowania. Jeśli jest to oprogramowanie opracowane przez wykonawcę, kwota zapłacona dostawcy za opracowanie i wdrożenie powinna zostać zaklasyfikowana.
• Kapitalizacja oprogramowania nie obejmuje  oprogramowania, które jest integralną częścią rzeczowych aktywów trwałych. Zgodnie z SFFAS nr 10 sekcja 38 i 39; w Stanach:

Na przykład, jeśli oprogramowanie jest częścią systemu uzbrojenia, nie byłoby kapitalizowane, ale uwzględnione w koszcie
inwestycji w ten system uzbrojenia. Z drugiej strony oprogramowanie używane do gromadzenia kosztów nabycia tego systemu uzbrojenia lub do zarządzanie i rozliczanie tej pozycji spełniałoby kryteria ogólnego PP&E i powinno być kapitalizowane. „

• Wartość graniczna kapitalizacji nie jest określana na podstawie kwoty, ale raczej po zakończeniu etapu testowania oprogramowania. Zgodnie z SFFAS 10, paragraf 20:

„Koszty poniesione po pomyślnym zakończeniu końcowych testów akceptacyjnych powinny zostać uwzględnione w kosztach. Jeśli oprogramowanie ma zostać zainstalowane w wielu lokalizacjach, wielkie litery powinny przestać obowiązywać w każdej z nich po zakończeniu testowania w tej witrynie. ”

Podsumowanie

Ważne jest, aby zapoznać się ze standardami rachunkowości finansowej przed podjęciem jakichkolwiek decyzji o wydatkowaniu lub wykorzystaniu oprogramowania komputerowego jako środków trwałych i kosztów. Ten artykuł porusza tylko kilka kluczowych tematów. Wiele innych przypadków może mieć różne standardy rachunkowości, które mogą wymagać zastosowania, takie jak przetwarzanie w chmurze, oprogramowanie wielokrotnego użytku, oprogramowanie rozwojowe i oprogramowanie współdzielone między oddziałami.