Uzgodnienie konta

Co to jest uzgodnienie konta?

Uzgadnianie rachunków to proces potwierdzania, że ​​dwa oddzielne rekordy transakcji na koncie są równe. Uzgodnienia kont dokonują zarówno instytucje, jak i osoby fizyczne. Na poziomie instytucjonalnym banki i brokerzy muszą wewnętrznie przeglądać transakcje między swoimi zapisami w księdze głównej  a indywidualnymi zapisami na rachunkach. Uzgadnianie kont może pomóc organizacjom zidentyfikować błędy w księgowości, które mogą wskazywać na błędy, błędne obliczenia lub wyciek gotówki. Dzięki automatyzacji komputerowej proces ten przebiega znacznie szybciej niż kiedyś.

Ustawa Sarbanes-Oxley z 2002 r. Ustanowiła parametry uzgadniania kont korporacyjnych. Przed ustawą Sarbanes-Oxley standardy rachunkowości nie uwzględniały potrzeby stosowania najlepszych praktyk w zakresie uzgadniania kont. Obecnie firmy muszą przestrzegać znacznie wyższych standardów kontroli wewnętrznej i procedur audytowych.

Uzgodnienie ma miejsce również wtedy, gdy klient banku lub brokera potwierdzi, że jego dane osobowe są zgodne z informacjami przedstawionymi na wyciągach okresowych. Na poziomie indywidualnym zbilansowanie książeczki czekowej jest formą uzgodnienia konta. Termin może również odnosić się do równoważenia ksiąg i zapisów biznesowych za pomocą oprogramowania i wpisów danych.

Zrozumienie uzgadniania kont

W przypadku większych instytucji zewnętrzne strony trzecie często są zobowiązane do przeprowadzenia uzgadniania kont, co zapewnia pewien poziom obiektywizmu podczas przeglądu. Uzgadnianie kont w instytucjach finansowych jest kluczową funkcją regulacyjną i związaną z przestrzeganiem przepisów, a także jest głównym przedmiotem zainteresowania zewnętrznych organów regulacyjnych podczas rutynowych audytów firmy. Klienci tych firm powinni również prowadzić dokładną ewidencję i niezwłocznie zgłaszać rozbieżności. Wraz z pojawieniem się systemów komputerowych do rejestrowania transakcji i pozycji klientów, uzgadnianie często sprowadza się do naprawienia niewielkich rozbieżności rzędu kilku dolarów, a nawet groszy, między jednym a drugim źródłem. Im dłużej błąd będzie wykrywany, tym trudniej będzie pogodzić te dwa rekordy.

Jak działa uzgadnianie kont

Na poziomie organizacyjnym uzgadnianie kont można przeprowadzić, postępując zgodnie z uproszczonym procesem. Najpierw należy zebrać wszystkie niezbędne informacje księgowe. Następnie wyciągi bankowe firmy są porównywane z księgą główną. Wszelkie oczekujące odliczenia w księdze firmy powinny zostać odjęte od salda końcowego, a wszelkie oczekujące depozyty powinny zostać dodane do salda końcowego. Jeśli konto jest oprocentowane, należy je obliczyć. Zaległe czeki powinny zostać odjęte, podobnie jak błędy bankowe, takie jak niedokładne obciążenia lub kredyty, oraz opłaty za usługi bankowe. Wreszcie, zarówno wyciąg z firmy, jak i księga główna powinny wykazywać to samo saldo końcowe. Wszelkie błędy, które pozostaną na końcu procesu, należy zbadać, sprawdzając, czy każda transakcja została zaksięgowana w księdze głównej oraz czy zaksięgowane są oczekujące depozyty i niezrealizowane czeki.

Osoby fizyczne mogą uzgadniać swoje konta osobiste, korzystając z podobnego procesu. Zamiast księgi głównej porównaliby swoje wyciągi bankowe lub inne wyciągi z rachunków finansowych z osobistym rejestrem obciążeń i kredytów, takim jak rejestr książeczek czekowych. Jednak dzięki pojawieniu się bankowości internetowej i rezygnacji z czeków papierowych wiele osób nie przeprowadza już uzgadniania kont dla większości swoich rachunków finansowych i polega na tym, że banki pokazują prawidłowe saldo końcowe na portalach bankowości internetowej.