Formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej i zaświadczenie
Co to jest formularz W-9: Wniosek o numer identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenie?
Formularz W-9 to formularz podatkowy Urzędu Skarbowego (IRS), który służy do potwierdzenia imienia i nazwiska, adresu i numeru identyfikacyjnego podatnika ( NIP ) do celów zatrudnienia lub innych celów przynoszących dochód. O potwierdzenie można poprosić osobę fizyczną określoną jako obywatel USA lub osobę określoną jako cudzoziemiec będący rezydentem.
Formularz W-9 jest również nazywany wnioskiem o numer identyfikacyjny podatnika i formularzem zaświadczenia.
Kluczowe wnioski
- W-9 to oficjalny formularz dostarczony przez IRS dla pracodawców lub innych podmiotów do weryfikacji nazwiska, adresu i numeru identyfikacji podatkowej osoby otrzymującej dochód.
- Informacje pobrane z formularza W-9 są często wykorzystywane do generowania formularza podatkowego 1099, który jest wymagany do celów rozliczenia podatku dochodowego.
- Informacje zebrane przez podmiot na formularzu W-9 nie mogą być ujawniane w żadnym innym celu, zgodnie ze ścisłymi przepisami dotyczącymi prywatności.
Kto może złożyć formularz W-9: Wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i zaświadczenia?
Formularz W-9 jest formalnym pisemnym wnioskiem o udzielenie informacji i służy wyłącznie do potwierdzenia numeru identyfikacyjnego podatnika (NIP). Pracodawca lub inny podmiot, który ma obowiązek złożyć dokument informacyjny w IRS, taki jak formularz 1099, musi uzyskać prawidłowy numer NIP, aby zgłosić wszelkie zarobki lub straty, które mogą mieć wpływ na federalne zeznanie podatkowe lub dochód podlegający opodatkowaniu. W przypadku większości osób NIP będzie numerem ubezpieczenia społecznego (SSN).
W-9 różni się od formularza W-4 – który jest częściej dostarczany przez pracowników do bezpośrednich pracodawców – tym, że W-9 z natury nie zapewnia potrącania jakichkolwiek należnych podatków. Wszelkie wymagane podatki oparte na zyskach związanych z dostarczonym W-9 są obowiązkiem posiadacza NIP wymienionego w dokumencie, chyba że podatnik podlega potrąceniu u źródła. Jeżeli wymagane jest odprowadzenie podatku zapasowego, należy to odnotować na W-9, aby odpowiednio poinformować podmiot otrzymujący informację o konieczności odpowiedniego potrącenia.
Do czego służy formularz W-9?
Informacje uzyskane na formularzu W-9 są najczęściej dywidendy wypłacone w ramach inwestycji;i różne inne transakcje finansowe.
IRS wymaga od osób, które nie są zdefiniowane jako obywatele USA lub cudzoziemcy będący rezydentami, aby użyli odpowiedniego formularza W-8 zamiast formularza W-9.
Formularz 1099 należy wystawić dopiero po osiągnięciu minimalnego progu dochodu, który dla większości różnych dochodów wynosi 600 USD za lata podatkowe 2020 i 2021. Kwoty poniżej tego progu muszą być zgłaszane jako dochód przez posiadacza NIP, ale nie wymagają Formularz 1099.
Mimo że pracownicy są prawnie zobowiązani do dostarczania pewnych danych osobowych swoim pracodawcom, prywatność pracowników jest prawnie chroniona. Pracodawca, który ujawni dane osobowe pracownika w jakikolwiek nieuprawniony sposób, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej i karnej.
Jak czytać i wypełniać formularz W-9
Formularz W-9 jest jednym z najłatwiejszych do wypełnienia formularzy IRS, ale jeśli formularze podatkowe Cię denerwują, nie martw się. Przeprowadzimy Cię przez właściwy sposób, aby go ukończyć.
Wszystkie strony formularza W-9 są dostępne na stronie internetowej IRS.
Krok 1
Wpisz swoje imię i nazwisko podane w zeznaniu podatkowym.
Krok 2
Wprowadź nazwę swojej firmy lub nazwę „podmiotu pomijanego”, jeśli różni się od nazwy podanej w kroku 1. Na przykład możesz być jednoosobową działalnością gospodarczą, ale w celach marketingowych nie używasz swojego nazwiska jako nazwy firmy;zamiast tego „prowadzisz interesy” pod inną nazwą. Wpisz tutaj tę nazwę. Jeśli chodzi o pominiętą część bytu, jeśli nie wiesz, co to jest, prawdopodobnie nim nie jesteś. Powszechnym pomijanym typem podmiotu jest jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Przedsiębiorstwa jednoosobowe i korporacje S nigdy nie są klasyfikowane jako podmioty pominięte.
Krok 3
Jakim typem podmiotu gospodarczego jest federalna klasyfikacja podatkowa: jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa, spółka C, korporacja S, powiernictwo / majątek, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne”? Zaznacz odpowiednie pole. Jeśli nie masz pewności, prawdopodobnie prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ musiałbyś złożyć mnóstwo dokumentów, aby zostać jednym z pozostałych podmiotów.
Krok 4
Zwolnienia. Prawdopodobnie zostawisz te pola puste. Oto kilka wyjątków:
- Odbiorcy zwolnieni z rezerwowego potrącenia podatku, na przykład korporacje (w większości przypadków), mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Kod odbiorcy zwolnionego”. Instrukcje na formularzu W-9 zawierają listę zwolnionych odbiorców i ich kody oraz rodzaje płatności, dla których te kody powinny być używane. Na przykład korporacje wypełniające formularz W-9 w celu otrzymania płatności odsetek lub dywidend wpisałyby kod „5”.
- Odbiorcy, którzy są zwolnieni z obowiązku raportowania na mocy ustawy o podatku od rachunków zagranicznych (FATCA), mogą potrzebować wprowadzić kod w polu „Kod zwolnienia z podatku FATCA”. Żadne z tych pól nie będzie miało zastosowania do typowego niezależnego wykonawcy lub freelancera.
Krok 5
Podaj swoją ulicę, miasto, stan i kod pocztowy. Co się stanie, jeśli Twój adres domowy różni się od adresu firmy? Który adres należy podać w formularzu W-9? Użyj adresu, którego będziesz używać w zeznaniu podatkowym. Na przykład, jeśli jesteś jedynym właścicielem, który wynajmuje powierzchnię biurową, ale składasz zeznanie podatkowe, używając adresu domowego, wprowadź swój adres domowy w formularzu W-9, aby IRS nie miał problemów z dopasowaniem Twoich 1099 do formularza 1040.
Krok 6
W tym opcjonalnym kroku możesz podać nazwę i adres żądającego. Możesz wypełnić to pole, aby zapisać, komu podałeś swój numer identyfikacji podatkowej.
Krok 7
IRS nazywa tę sekcję częścią I, co musi skłonić cię do zastanowienia się, jakie były wszystkie te kroki, które właśnie wykonałeś. W tym miejscu musisz podać numer identyfikacji podatkowej swojej firmy, który będzie indywidualnym numerem ubezpieczenia społecznego, jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, lub numerem identyfikacyjnym pracodawcy (EIN), jeśli prowadzisz działalność innego rodzaju. Niektóre firmy jednoosobowe również mają numery EIN, ale IRS woli, aby osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą używały swoich numerów SSN na formularzu W-9. Dzięki temu łatwiej będzie dopasować otrzymane kwoty 1099 do zeznania podatkowego, które złożysz w ramach numeru PESEL.
A jeśli Twoja firma jest nowa i nie ma numeru EIN? Nadal możesz wypełnić formularz W-9. IRS mówi, że powinieneś ubiegać się o swój numer i napisać „zgłoszony” w polu NIP. Będziesz chciał uzyskać ten numer tak szybko, jak to możliwe, ponieważ dopóki tego nie zrobisz, będziesz podlegać obowiązkowi odprowadzania podatku. Możesz ubiegać się o numer EIN na stronie internetowej IRS. Zapoznaj się z poniższymi instrukcjami dla kroku 8, części II, aby uzyskać więcej informacji na temat potrącenia podatku.
Krok 8
W części II musisz potwierdzić prawdziwość wszystkich swoich informacji, zanim będziesz mógł podpisać formularz W-9. Celowe leżenie na formularzu podatkowym może oznaczać, że będziesz musiał zapłacić grzywnę lub pójść do więzienia; IRS nie zadziera. Przed podpisaniem formularza W-9, oto oświadczenia, które musisz poświadczyć za prawdziwe, pod groźbą krzywoprzysięstwa:
1. Numer podany w tym formularzu to mój prawidłowy numer identyfikacyjny podatnika (lub czekam na wydanie mi numeru).
- Podatnicy muszą używać legalnych numerów identyfikacji podatkowej. Używanie „pożyczonego”, skradzionego lub zmyślonego numeru identyfikacji podatkowej oznaczałoby kłamstwo pod przysięgą i pociągałoby za sobą poważne konsekwencje.
2. Nie podlegam zaliczce na podatek odprowadzany z tytułu zabezpieczenia, ponieważ: (a) jestem zwolniony z potrącenia zaliczki lub (b) nie zostałem powiadomiony przez Internal Revenue Service (IRS), że podlegam obowiązkowi odprowadzenia rezerwy z tytułu niezgłoszenie wszystkich odsetek lub dywidend lub (c) IRS poinformował mnie, że nie podlegam już zabezpieczeniu podatkowemu.
- Większość podatników jest zwolniona z zaliczki na podatek. Jeśli nie masz pojęcia, o czym mówi tu IRS, prawdopodobnie jesteś zwolniony. Jeśli nie jesteś zwolniony, IRS powiadomi Cię o tym, a firma płacąca Ci musi to wiedzieć, ponieważ jest zobowiązana do potrącenia podatku dochodowego od Twojej pensji według zryczałtowanej stawki 24% (od 2020 roku) i przesłania go do IRS. Nawiasem mówiąc, teraz znasz kolejny dobry powód, aby nie oszukiwać w zeznaniu podatkowym: być może będziesz musiał powiedzieć o tym przyszłemu klientowi, a to może skłonić firmę do zastanowienia się nad tobą dwa razy. Punkt (c) zasadniczo mówi, że jeśli kiedyś podlegałeś obowiązkowi odprowadzania podatku, ale już go nie ma, nikt nie musi o tym wiedzieć.
3. Jestem obywatelem USA lub inną osobą ze Stanów Zjednoczonych.
- Jeśli jesteś obcym rezydentem, nie masz nic przeciwko. IRS również uznaje za „osobę amerykańską”: spółkę osobową, korporację, spółkę lub stowarzyszenie utworzone lub zorganizowane w Stanach Zjednoczonych lub zgodnie z prawem Stanów Zjednoczonych; posiadłość domowa; i fundusz powierniczy. Jeśli Twoja firma jest spółką osobową, która ma zagranicznego partnera, obowiązują specjalne zasady; przeczytaj o nich w instrukcjach do formularza W-9. Jeśli nie jesteś obywatelem USA, może być konieczne wypełnienie formularza W-8 lub 8233.
4. Kod (y) FATCA wpisane w tym formularzu (jeśli istnieją) wskazujące, że jestem zwolniony ze sprawozdawczości FATCA, są prawidłowe.
- Prawdopodobnie nie będziesz musiał się tym martwić, co ma związek z ustawą o podatku od rachunków zagranicznych.
Specjalne uwagi przy wypełnianiu formularza W-9
Formularz podpisania W-9
Formularz W-9 nakazuje skreślić punkt 2 powyżej, jeśli zostałeś powiadomiony przez IRS, że obecnie podlegasz obowiązkowi potrącenia podatku u źródła, ponieważ nie zgłosiłeś wszystkich odsetek i dywidend w zeznaniu podatkowym.
Możesz skreślić punkt 2, jeśli wypełniasz formularz W-9 w związku z transakcją dotyczącą nieruchomości. Punkt 2 nie ma zastosowania w tym przypadku, więc nie ma znaczenia, czy podlegasz potrąceniu zaliczki.
Jeśli uważnie przeczytasz drobny druk w instrukcjach W-9, wydaje się, że oznacza to, że większość ludzi w ogóle nie musi podpisywać tego formularza. Zwykle musisz go podpisać tylko wtedy, gdy IRS powiadomił Cię, że wcześniej podałeś nieprawidłowy NIP. Pomijając jednak kwestie techniczne, osoba, która poprosiła Cię o wypełnienie formularza W-9, prawdopodobnie uzna go za niekompletny lub nieważny, jeśli go nie podpisałeś.
Formularz zwrotu W-9
Zwróć wypełniony formularz W-9 firmie, która poprosiła Cię o jego wypełnienie. Najlepiej byłoby dostarczyć go osobiście, aby ograniczyć narażenie na kradzież tożsamości, ale ta metoda często nie jest praktyczna. Poczta jest uważana za stosunkowo bezpieczną. Jeśli musisz wysłać formularz e-mailem, powinieneś zaszyfrować zarówno dokument, jak i wiadomość e-mail i trzykrotnie sprawdzić, czy masz poprawny adres e-mail odbiorcy przed wysłaniem wiadomości. Darmowe usługi są dostępne online, aby Ci w tym pomóc, ale sprawdź ich reputację, zanim powierzysz im swoje dokumenty. Zwykle firma, która musi przesłać W-9 do IRS, da Ci go do wypełnienia.