Wirtualne biuro
Co to jest biuro wirtualne?
Wirtualne biuro zapewnia firmom adres fizyczny i usługi związane z biurem bez kosztów związanych z długim najmem i obsługą administracyjną. Dzięki wirtualnemu biuru pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca, ale nadal mają takie rzeczy, jak adres pocztowy, usługi odbierania telefonów, sale konferencyjne i wideokonferencje.
Jak działają biura wirtualne
Wirtualne biura działają jako jedna jednostka obsługująca klientów, ale nie istnieją w stałej lokalizacji. Ten typ konfiguracji jest szczególnie popularny wśród start – upów i małych firm, które chcą zminimalizować koszty ogólne. Stworzenie internetowego oprogramowania biurowego i usług biurowych, takich jak wideokonferencje, pomogło w rozwoju wirtualnych biur.
Kluczowe wnioski
- Biuro wirtualne to firma, która działa jako jedna jednostka i ma fizyczny adres pocztowy, ale nie istnieje w jednej określonej lokalizacji.
- Rozwój narzędzi, takich jak wideokonferencje i usługi przesyłania wiadomości, doprowadził do zwiększonego wykorzystania wirtualnego biura.
- Koszty prowadzenia wirtualnego biura są znacznie niższe niż tradycyjnego biura, dlatego tego typu konfiguracja jest popularna wśród małych firm i startupów.
- Aranżacja biura wirtualnego rozszerza możliwości zatrudnienia dla pracowników i możliwości zatrudnienia dla firm.
- Chociaż wirtualne biuro jest zazwyczaj tańszą opcją dla biznesu, niektóre usługi, takie jak odbieranie telefonów i wideokonferencje, mogą mieć ograniczony dostęp.
Wirtualne biuro może również prowadzić do większej produktywności, ponieważ jego usługi uwalniają pracowników od zadań administracyjnych, a także dojazdów do pracy. Każdy pracownik może pracować z najdogodniejszej lokalizacji, a firma nie ogranicza się do zatrudniania pracowników mieszkających lokalnie.
Ponieważ coraz więcej osób znajduje sposoby na pracę zdalną, korzyści płynące z wirtualnego biura są natychmiast zauważalne. Jednak nie wszystko jest tak proste, jak się wydaje. Niektórym może się wydawać, że planowanie wirtualnej przestrzeni biurowej nie różni się od czasochłonnych konfliktów związanych z harmonogramowaniem, nieodłącznie związanych z fizycznym biurem.
Zalety i wady biura wirtualnego
Atrakcyjność wirtualnego biura dla użytkowników jest dwojaka. Po pierwsze, miesięczny koszt wirtualnego biura jest znacznie niższy niż w przypadku tradycyjnego biura. W końcu nie ma żadnych kosztów utrzymania i utrzymania, ani też nie ma potrzeby zatrudniania personelu. Wirtualne biuro można również zabezpieczyć za pomocą najmu miesięcznego, dzięki czemu istnieje większa elastyczność w przypadku zmiany działalności użytkownika (bez czekania na wygaśnięcie dzierżawy lub ponoszenia kosztów zerwanej dzierżawy).
Koszty korzystania z wirtualnego biura mogą wynosić zaledwie 50 USD w przypadku opłaty członkowskiej i 250 USD lub więcej miesięcznie w przypadku miesięcznej dzierżawy usług podstawowych. Im więcej usług zostanie dodanych, tym będzie droższe.
Po drugie, wirtualne biuro może zapewnić adres pocztowy, odbieranie telefonów i usługi wideokonferencyjne. Dlatego mała firma może wydawać się większa niż jest. Może również udostępniać adres fizyczny (lub wiele adresów), aby użytkownicy mogli spotkać się z klientami. Czasami adres może nadać aurę prestiżu użytkownikowi wirtualnego biura, na przykład jeśli adres jest dobrze znaną lokalizacją lub ulicą. Taki sam efekt może mieć profesjonalna usługa odbierania telefonów.
Niektóre z usług, które oferuje aranżacja wirtualnego biura, wymagają wcześniejszego planowania. Na przykład wiele pakietów obejmuje ograniczone korzystanie z sal konferencyjnych lub ograniczone usługi telekonferencyjne i wideokonferencyjne. Wirtualne biura mogą mieć również ograniczony dostęp w nocy i w weekendy. Użytkownicy mogą uznać brak elastyczności za ograniczający i niewygodny. Istnieje również możliwość rozproszenia uwagi, które wiąże się z pracą w domu, dlatego niektórzy pracownicy mogą nie być tak wydajni podczas pracy w środowisku wirtualnego biura.