Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja ciągła: jaka jest różnica?
Inwentaryzacja okresowa a inwentaryzacja wieczysta: przegląd
Okresowe i ciągłe systemy inwentaryzacji to dwie przeciwstawne metody księgowania, których firmy używają do śledzenia liczby dostępnych produktów. Ogólnie rzecz biorąc, system ciągłej inwentaryzacji oferuje wiele korzyści w porównaniu z systemem okresowym i jest obecnie używany przez wszystkich głównych sprzedawców detalicznych. Jednak właściciel małej firmy musi nadal brać pod uwagę, czy korzyści wynikające z zainstalowania systemu ciągłej inwentaryzacji przewyższą dodatkowe koszty.
- System okresowej inwentaryzacji używa okazjonalnego zliczenia fizycznego do pomiaru poziomu zapasów i kosztu sprzedanych towarów (COGS).
- Nieustanny system stale śledzi salda zapasów, a aktualizacje są dokonywane automatycznie po otrzymaniu lub sprzedaży produktu.
- Systemy okresowego księgowania zapasów są zwykle lepiej dostosowane do małych firm, podczas gdy firmy o dużej sprzedaży i wielu punktach sprzedaży detalicznej (np. Sklepy spożywcze lub apteki) potrzebują systemów ciągłej inwentaryzacji.
Inwentaryzacja okresowa
W systemie okresowym do pomiaru poziomu zapasów i kosztu sprzedanych towarów (COGS) stosuje się sporadyczne zliczenie fizyczne. Zakupy towarów są rejestrowane na koncie zakupów. Konto zapasów i konto kosztu sprzedanych towarów są aktualizowane na koniec ustalonego okresu – może to mieć miejsce raz w miesiącu, raz na kwartał lub raz w roku. Koszt sprzedanych towarów jest ważnym miernikiem księgowym, który po odjęciu od przychodów przedstawia marżę brutto firmy.
Koszt sprzedanych towarów w systemie okresowej inwentaryzacji jest obliczany w następujący sposób:
Bilans początkowy zapasów + Koszt zakupu zapasów – Koszt zapasów końcowych = Koszt sprzedanych towarów
Ponieważ firmy często sprzedają tysiące produktów, fizyczne zliczenie może być trudne i czasochłonne. Wyobraź sobie, że masz sklep z artykułami biurowymi i próbujesz policzyć i zapisać każdy długopis, który jest w magazynie. Teraz pomnóż to dla łańcucha dostaw biura. Z tych powodów wiele firm przeprowadza fizyczne obliczenia tylko raz na kwartał lub nawet raz w roku. W przypadku firm działających w systemie okresowym oznacza to, że dane dotyczące konta zapasów i kosztu sprzedanych towarów niekoniecznie są bardzo aktualne lub dokładne.
Wieczyste zapasy
W przeciwieństwie do tego system wieczny stale śledzi salda zapasów, a aktualizacje są dokonywane automatycznie po otrzymaniu lub sprzedaży produktu. Zakupy i zwroty są natychmiast rejestrowane na koncie magazynowym. Dopóki nie dojdzie do kradzieży lub uszkodzenia, saldo konta zapasów powinno być dokładne. Konto kosztu sprzedanych towarów jest również aktualizowane na bieżąco wraz ze sprzedażą. Systemy ciągłej inwentaryzacji wykorzystują technologię cyfrową do śledzenia zapasów w czasie rzeczywistym za pomocą aktualizacji wysyłanych elektronicznie do centralnych baz danych.
W sklepie spożywczym korzystającym z systemu ciągłej inwentaryzacji, gdy produkty z kodami kreskowymi są pobierane i płacone, system automatycznie aktualizuje stany magazynowe w bazie danych.
Kluczowe różnice
Systemy okresowego księgowania zapasów są zwykle lepiej dostosowane do małych firm ze względu na koszt nabycia technologii i personelu do obsługi systemu wieczystego. Firma, taka jak salon samochodowy lub galeria sztuki, może lepiej pasować do systemu okresowego ze względu na niski wolumen sprzedaży i względną łatwość ręcznego śledzenia zapasów.
Jednak brak dokładnych informacji o kosztach sprzedanych towarów lub stanach zapasów w okresach, w których ostatnio nie przeprowadzono inwentaryzacji z natury, może utrudniać decyzje biznesowe.
Firmy o wysokim wolumenie sprzedaży i posiadające wiele punktów sprzedaży detalicznej (np. Sklepy spożywcze lub apteki) potrzebują systemów ciągłego magazynowania. Aspekt technologiczny systemu ciągłej inwentaryzacji ma wiele zalet, takich jak możliwość łatwiejszej identyfikacji błędów związanych z zapasami. System wieczysty może kompleksowo pokazać wszystkie transakcje na poziomie poszczególnych jednostek.
W systemie wieczystym menedżerowie są w stanie odpowiednio zaplanować zakupy, mając jasną wiedzę na temat ilości towarów znajdujących się pod ręką w różnych lokalizacjach. Dokładniejsze śledzenie poziomów zapasów zapewnia również lepszy sposób monitorowania problemów, takich jak kradzież.