Wskazówki dotyczące zarządzania czasem dla finansistów
Świat finansów przekształcił się w wysoce konkurencyjne miejsce pracy. Chociaż, jak to się mówi, są tylko 24 godziny w ciągu jednego dnia, czas to pieniądz. Dlatego efektywne zarządzanie czasem jest przewagą konkurencyjną dla każdego specjalisty ds. Finansów, który chce zwiększyć produktywność i poprawić jakość czasu wolnego od pracy.
Istnieje jednak wiele czynników, które mogą Cię rozpraszać w pracy dłużej niż to konieczne. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o niektórych z tych typowych marnotrawców czasu i poznać szereg wskazówek dotyczących zarządzania czasem, dzięki którym wykonasz więcej pracy w krótszym czasie.
Kluczowe wnioski
- Specjaliści finansowi często znajdują małą strukturę, gdy spotykają się z klientami, zawierają transakcje sporadycznie w ciągu dnia lub pracują nad analizami danych.
- Otwiera to okazję do zwlekania, odwracania uwagi i niegospodarności czasu.
- Tutaj przyjrzymy się wypróbowanym i prawdziwym technikom zarządzania czasem, szczególnie ukierunkowanym na profesjonalistów finansowych.
Czarna dziura
Istnieje wiele osób, które marnują czas, które mogą obniżyć produktywność. Na przykład finansiści nieustannie kuszą się do wykonywania wielu zadań jednocześnie. Załóżmy, że jesteś doradcą i między 8:30 a 10:00 w środę rano udaje Ci się wykonać następujące czynności:
- Pracujesz nad arkuszem kalkulacyjnym,
- Ale przestań, gdy przeszkodzą ci dwie nowe wiadomości e-mail,
- Następnie wyślij sześć e-maili z rzędu,
- Następnie sprawdzam zdjęcia ślubne kolegi ze studiów na Instagramie,
- Następnie zaakceptuj zaproszenie na firmową wycieczkę za pośrednictwem wiadomości na Slacku,
- Przed odebraniem dwóch nieoczekiwanych telefonów od potencjalnych klientów oraz
- W końcu są zmuszeni do nagłego rozłączenia się, gdy Twój przełożony przychodzi, aby przypomnieć Ci, że spóźniłeś się pięć minut na zebranie pracowników.
Czy to brzmi dla ciebie jak typowy poranek? Jeśli tak, a zwłaszcza jeśli pracujesz w trudnym środowisku korporacyjnym, takim jak fundusz private equity lub bank inwestycyjny, prawdopodobnie znajdujesz się na najniższym poziomie w porównaniu do swoich rówieśników.
Za pięć lub dziesięć lat nikt nie będzie Cię pamiętał, nie dbał o Ciebie ani nie promował Cię w całej wykonanej przez Ciebie pracy. Czy świat by się przejmował, gdyby Thomas Jefferson skończył wiele tasowania dokumentów, ale nigdy nie pomógł napisać Deklaracji Niepodległości? To samo dotyczy Twojej pracy – Twoja organizacja ceni sobie niezbędną pracę i arcydzieła, a nie zajęcie.
Planowanie z wyprzedzeniem
Każdego niedzielnego popołudnia zakończ listę rzeczy do zrobienia na nadchodzący tydzień, najlepiej przy użyciu aplikacji lub usługi internetowej, która synchronizuje się na wszystkich Twoich urządzeniach. Podkreśl elementy, które są absolutnie krytyczne dla Twojego sukcesu w pracy i życiu osobistym. Te, które nie są wyróżnione, to prawdopodobnie rzeczy, które możesz delegować, opóźniać lub całkowicie unikać.
W finansach krytyczne rezultaty obejmują raporty lub badania, które muszą być dokładne i złożone przed upływem terminu. Twoja organizacja jest obsługiwana lepiej, jeśli skupisz się na poprawie jakości tych raportów, a nie tylko na wykonywaniu na nich przyzwoitej pracy, dzięki czemu możesz zaoszczędzić czas na niekluczowe sprawy (takie jak odpowiadanie na e-maile o niskim priorytecie lub branie udziału w długich -motywowane spotkanie).
Podobnie, dziesięć minut przed wyjściem każdego dnia z pracy zakończ wypisywanie działań na następny dzień i ponumeruj je według ważności i priorytetu. Ponownie, nieustannie zadawaj sobie pytanie o wszystkie rzeczy, których tak naprawdę nie musisz robić – rzeczy, które nie osiągają określonego progu produktywności.
Wielozadaniowość
Sukces w finansach sprowadza się do zdolności do zawsze dostarczania krytycznych i natychmiastowych rezultatów. Jakie są kluczowe informacje i punkty danych, na których polegają Twoi menedżerowie finansowi? Co możesz dostarczyć, aby pomóc swojej organizacji i / lub klientom wygrać? Czy obejmuje terminowe przedłożenie raportu z audytu, dokładne obliczenia bieżącej wartości netto proponowanego projektu lub zapewnienie, że formuły w programie Excel prowadzą do prawidłowych sum zagregowanych?
Ostatecznie nikogo nie obchodzą wszystkie wymieniane przez Ciebie e-maile, spotkania klubów towarzyskich, w których uczestniczyłeś, ani chronologiczne archiwizowanie folderów w Twojej szafce. Wielozadaniowość nieustannie uniemożliwia jednostkom dawanie z siebie wszystkiego, co najlepsze w przypadku kilku krytycznych produktów, których naprawdę oczekują od nich ich pracodawcy.
Najpierw wykonaj ważne, trudne, pilne i najbardziej wartościowe działania. Sukces w finansach może wiązać się z prostotą metod podchodzenia do zadań. Może się to wydawać brutalnie proste dla dobrze czytanego i niewtajemniczonego absolwenta, ale rób jedną rzecz na raz i nie przestawaj, dopóki nie zostanie ukończona. Jeśli Twoje zadania odnoszą się do długoterminowego projektu, podziel go na krótkoterminowe kamienie milowe i zakończ z wyprzedzeniem. Robienie rzeczy od początku do końca eliminuje kosztowne nieefektywności, ponieważ unikniesz konieczności ciągłego rozpoczynania od nowa i ponownej kalibracji dla różnych, niepowiązanych ze sobą elementów.
Jeśli spędzasz trzy godziny tygodniowo na bezużytecznych zadaniach, daje to w sumie około 150 godzin rocznie. Twój współpracownik kilka biurek od Ciebie, który jest bardziej wydajny i stawia 150 godzin więcej rocznie, prawdopodobnie skorzysta z kilku promocji i podwyżek wynagrodzeń, których inni nie dostali.
Zarządzanie skrzynką odbiorczą
Twoja skrzynka odbiorcza jest wielkim marnotrawstwem czasu. Jeśli większość Twoich e-maili nie ma związku z Twoimi najbliższymi zadaniami, to sporadycznie wypełniasz swój dzień niepotrzebnymi informacjami.
Uniknąć tego:
- Ustaw z góry określone godziny sprawdzania poczty i sprawdzaj skrzynkę odbiorczą nie więcej niż trzy lub cztery razy dziennie.
- Utwórz folder po godzinach na e-maile, do których powinieneś dotrzeć, ale nie są one pilne. Ten folder jest szczególnie przydatny, gdy chcesz wrócić do ważnych wniosków, które mogą czekać kilka dni roboczych przed otrzymaniem od Ciebie odpowiedzi.
- Wysyłaj tylko najbardziej krytyczne wiadomości e-mail w ciągu dnia roboczego. Chociaż ważne jest, aby być na bieżąco w grupie, niedoświadczeni lub mniej zdyscyplinowani współpracownicy, którzy zalewają skrzynkę odbiorczą nieistotnymi wiadomościami, znaczną część czasu mogą zmarnować. Możesz ograniczyć tego typu wiadomości e-mail, nie odpowiadając na te, które nie są związane z pracą.
- Opróżnij skrzynkę odbiorczą przed wyjściem z pracy. Możesz to osiągnąć, tworząc foldery związane z projektem, w których możesz zaparkować wiadomości e-mail związane z określonymi problemami. Utrzymywanie pustej skrzynki odbiorczej oszczędza czas, eliminując z uwagi na wiadomości niezwiązane z podstawowymi funkcjami. Jeśli są jakieś elementy, które absolutnie wymagają uwagi w ciągu najbliższych kilku godzin lub do następnego dnia, umieść je w folderze pilnym.
Kilka innych wskazówek oszczędzających czas
Śledź, ile czasu naprawdę marnujesz
Utwórz prosty arkusz kalkulacyjny, który pozwoli Ci wprowadzić szacunkowy czas stracony na błahe sprawy. Rób to codziennie. Gdy rozwiniesz i utrzymasz ten nawyk, będziesz ćwiczyć się w rozpoznawaniu nieistotnych spraw, gdy je napotkasz.
Przetwarzaj dokumenty papierowe tylko raz
Po przetworzeniu możesz je złożyć, przesłać lub się ich pozbyć.
Wyślij wiadomość bezpośrednią do swoich kolegów
Chodzenie po biurze lub między działami może kosztować kilka godzin tygodniowo – a wiemy, jakie to koszty w ujęciu rocznym. O ile nie jest to ważna lub skomplikowana sprawa, korzystanie z bezpośrednich wiadomości za pośrednictwem firmowego systemu przesyłania wiadomości lub zatwierdzonej usługi internetowej jest często skuteczniejszym sposobem szybkiego uzyskania odpowiedzi na różne pytania.
Dowiedz się, gdzie wszystko jest w danym momencie
Dotyczy to zarówno informacji elektronicznych, jak i papierowych. Jeśli cenisz swój czas, nie trać go na szukanie rzeczy.
Podziel swoje zadania na cztery kategorie:
- Pilne i ważne: takie jak sprawozdania finansowe i księgowe z rygorystycznymi i zbliżającymi się terminami.
- Nie pilne i ważne: takie jak nawiązywanie kontaktów w grupie finansowej, szkolenia itp.
- Pilne i mało ważne: na przykład sporadyczne wiadomości ze skrzynki odbiorczej i „zapisz się w terminach” na spotkania klubu.
- Nie pilne i nieważne: takie jak dziesięciominutowe rozmowy przy automacie, sprawdzanie fantasy football itp.
(Oczywiście jak najwięcej dnia powinieneś spędzać na pierwszej kategorii).
Delegat, delegat, delegat
To właśnie oddzieli cię od stada, gdy awansujesz w organizacji. Obsługuj zadania, które tylko Ty możesz wykonać. W miarę doskonalenia umiejętności zarządzania czasem wkrótce będziesz mieć przypisanych bezpośrednich podwładnych. Przydzielaj zadania, z którymi nie musisz sobie radzić tak bardzo, jak to możliwe. Powinieneś robić tylko te rzeczy, które absolutnie wymagają Twojej uwagi lub wiedzy.
Nie zarządzaj swoją osobowością
Specjaliści finansowi powinni posiadać umiejętności zarządzania czasem, ale powinni również mieć dobre relacje i dobrą wolę z wewnętrznymi współpracownikami i społecznością zewnętrzną. Skupianie się wyłącznie na czasie może sprawić, że będziesz wyglądać szorstko, co zniechęci wiele osób, gdy są w pobliżu, w tym w kontekście rozwoju społecznego i biznesowego. Jeśli nie będziesz ostrożny, będziesz myślał, że jesteś guru zarządzania czasem, ale będziesz całkowicie nieświadomy znaku „społecznego idioty” na twoim czole.
Umiejętności komunikacyjne, przywódcze i rozwoju biznesu są tak samo ważne jak umiejętności zarządzania czasem. W miarę postępów w karierze profesjonalistów finansowych same umiejętności zarządzania czasem nie będą już wystarczające, aby pomóc im przejść na następny poziom (tj. Poziom kierowniczy).
Podsumowanie
Jeśli cenisz swoje życie, cenisz swój czas. Życie zawodowe jest częścią składową szerszego obrazu twojego życia – poziom wkładu i służby, które możesz zapewnić innym, zależy od twojej zdolności do maksymalnego wykorzystania ograniczonej ilości czasu, który ci przydzielono. Pamiętaj: są to ważne rzeczy, których pracodawca oczekuje od Ciebie w tym zakresie. Twój pracodawca nie będzie się zbytnio przejmował wszystkim innym i Ty też nie powinieneś.