5 maja 2021 3:31

Jak wypełnić formularz I-9 (krok po kroku)

Co to jest formularz I-9?

Zatrudniając nowego pracownika, musisz sprawdzić, czy osoba ta jest prawnie uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych. Po złożeniu oferty pracy (ale nie wcześniej), nowy pracownik musi wykazać uprawnienia do pracy w USA, wypełniając formularz  I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia.

Jako pracodawca Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby ten formularz z US Citizenship and Immigration Services został wypełniony przez pracownika i Ciebie. Zachowaj formularz wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia – nie składaj go rządowi.

Wypełnianie formularza I-9

Formularz I-9 ma na celu uzyskanie od nowych pracowników informacji potwierdzających ich uprawnienia do legalnej pracy w Stanach Zjednoczonych. Żaden pracownik nie jest zwolniony z obowiązku wypełnienia formularza.

Formularz I-9 składa się z trzech części:

1. Część I: Dla pracownika, ustalanie tożsamości

Tę część formularza wypełnia pracownik. Obejmuje takie informacje, jak imię i nazwisko pracownika, adres, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (jeśli dotyczy), adres e-mail i numer telefonu (adres e-mail i numer telefonu są opcjonalne).

Ta część służy również do zaświadczenia – pod groźbą krzywoprzysięstwa – że osoba jest prawnie uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych ze względu na:

  • Obywatel
  • Obcokrajowiec, obywatel Stanów Zjednoczonych
  • Legalny stały rezydent
  • Cudzoziemiec upoważniony do pracy w USA Pracownik musi wprowadzić datę wygaśnięcia tego zezwolenia, jeśli ma to zastosowanie.

Pracownik będący cudzoziemcem i upoważniony do pracy musi wprowadzićnumer rejestracyjny cudzoziemca  („numer A”, który jest niepowtarzalnym numerem 7, 8- lub 9-cyfrowym przypisanym cudzoziemcowi) lub numer przyjęcia naformularzu I-94.

Pracownik musi podpisać formularz i opatrzyć go datą. Fałszywe oświadczenia mogą skutkować grzywną i / lub więzieniem.

Niektórzy pracownicy mogą potrzebować pomocy, aby wypełnić swoją część formularza. Jeżeli pracownik jest niepełnoletni lub niepełnosprawny (lub potrzebuje tłumaczenia), osoba pomagająca w wypełnieniu formularza (tj. Przygotowujący i / lub tłumacz) musi również podać swoje imię i nazwisko oraz adres i podpis na formularzu (również pod karą krzywoprzysięstwa).

2. Część II: Dla pracodawcy, przegląd dokumentów pracownika

Tę część formularza wypełnia pracodawca. Opisuje dokumenty, które pracodawca przejrzał w celu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia. Pracodawca powinien podjąć to działanie w ciągu trzech dni od pierwszego dnia zatrudnienia. Pracodawca może – ale nie jest do tego zobowiązany – sporządzić kopię przedstawionego (-ych) dokumentu (-ów).

Istnieją trzy listy dokumentów, których można użyć. Rodzaj użytych dokumentów narzuca część części II, którą pracodawca musi wypełnić.

Lista A:  Dokumenty na tej liście określają zarówno tożsamość pracownika, jak i pozwolenie na zatrudnienie. Pracownik musi przedstawić tylko jeden z następujących formularzy, aby spełnić wymóg dotyczący dokumentu:

  • Paszport amerykański (lub kod paszportu USA)
  • Karta stałego pobytu („ zielona karta ”) lub dowód rejestracyjny cudzoziemca (z technicznego punktu widzenia zielona karta to formularz I-551)
  • Paszport zagraniczny z tymczasowym stemplem I-551
  • Dokument upoważnienia do zatrudnienia zawierający zdjęcie (formularz I-766)
  • Dla cudzoziemca niebędącego imigrantem uprawnionego do pracy: paszport zagraniczny i formularz I-94 (lub 94A) oraz potwierdzenie statusu cudzoziemca nieimigracyjnego, o ile nie wygasł
  • Paszport ze Sfederowanych Stanów Mikronezji, Republiki Wysp Marshalla

Lista B:  Dokumenty na tej liście pokazują tożsamość pracownika. Jeżeli pracownik nie posiada dokument zlisty A, jeden dokument zlisty B muszą być produkowane,oraz  jeden dokument z listy C (poniżej).

  • Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez stan (o ile zawiera dokument tożsamości ze zdjęciem i inne dane osobowe)
  • Legitymacja szkolna ze zdjęciem
  • Karta rejestracyjna wyborcy
  • Amerykańska karta wojskowa lub akt poboru
  • Dowód tożsamości wojskowej
  • Karta handlowa piechoty morskiej US Coast Guard
  • Dokument plemienny rdzennych Amerykanów
  • Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy

W przypadku nieletnich (poniżej 18 roku życia), którzy nie mogą przedstawić jednego z dokumentów z listy B, alternatywne dokumenty, które są akceptowane jako dowód tożsamości pracownika, obejmują świadectwo szkolne lub świadectwo;dokumentacja klienta, lekarza lub szpitala;lub karta dzienna lub przedszkolna.

Lista C:  Ten dokument ustanawia uprawnienia pracownika do pracy w Stanach Zjednoczonych. Ponownie, jeśli pracownik nie może przedstawić dokument z listy A, muszą produkować jedną z listy Bi jeden zlisty C.

  • Social Security  rachunku karty numer (chyba że karta mówi: nie dotyczy zatrudnienia, ważna tylko do pracy z upoważnienia INS lub ważne dla pracy tylko z autoryzacja DHS)
  • Zaświadczenie o urodzeniu za granicą wydane przez Departament Stanu (formularz FS-545)
  • Zaświadczenie o urodzeniu wydane przez Departament Stanu (formularz DS-1350)
  • Oryginalna lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia wydanego przez stan, hrabstwo, władze miejskie lub terytorium Stanów Zjednoczonych, która posiada urzędową pieczęć
  • Dokument plemienny rdzennych Amerykanów
  • Dowód tożsamości obywatela USA (formularz I-197)
  • Karta identyfikacyjna do użytku obywatela zamieszkałego w Stanach Zjednoczonych (formularz I-179)
  • Dokument upoważnienia do zatrudnienia wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Podobnie jak w przypadku pracownika, pracodawcy muszą zaświadczyć pod groźbą krzywoprzysięstwa, że ​​zapoznali się z niezbędnymi dokumentami, sądzić, że są one autentyczne i według swojej najlepszej wiedzy, że pracownik jest upoważniony do pracy w USA. zaświadczeniu, pracodawca musi zanotować pierwszy dzień zatrudnienia pracownika, a także inne informacje o pracodawcy (nazwa firmy, stanowisko osoby podpisującej formularz i adres firmy).

3. Część III: Dla pracodawcy przy ponownym zatrudnieniu

Ta część formularza również jest wypełniana tylko przez pracodawcę, ale jest wykorzystywana tylko w przypadku ponownej weryfikacji przy ponownym zatrudnieniu pracownika. Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu trzech lat od daty pierwotnego I-9, pracodawca może zdecydować się wypełnić tę sekcję lub nowy I-9.

Jeśli konieczne jest wypełnienie tej części, pracodawca podaje jedynie nazwisko pracownika (lub nowe nazwisko, jeśli pracownik zmienił nazwisko) i datę ponownego zatrudnienia. Jeżeli poprzednie zezwolenie na pracę wygasło, ale zostało przedłużone, wprowadź informacje o dokumencie potwierdzającym to upoważnienie (tytuł dokumentu, numer i datę wygaśnięcia nowego zezwolenia na pracę).

Podobnie jak w przypadku pozostałych części, pracownik musi podpisać pod rygorem odpowiedzialności karnej za krzywoprzysięstwo, że uważa, że ​​przedstawiony dokument jest autentyczny i że jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Podsumowanie

Pracodawcy muszą zachować I-9 przez następne trzy lata od daty zatrudnienia lub rok po zakończeniu zatrudnienia. Od czasu do czasu rząd federalny może sprawdzać Twoje akta pracy. Jeśli nie wyprodukujesz I-9, możesz podlegać sankcjom cywilnym i / lub karnym. Więcej informacji o I-9 znajdziesz w „Podręczniku dla pracodawców: instrukcje wypełniania formularza I-9”. W przypadku dalszych pytań dotyczących I-9 możesz również skonsultować się z prawnikiem do spraw prawa pracy.

Related Posts