Jak wypełnić formularz I-9 (krok po kroku)
Co to jest formularz I-9?
Zatrudniając nowego pracownika, musisz sprawdzić, czy osoba ta jest prawnie uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych. Po złożeniu oferty pracy (ale nie wcześniej), nowy pracownik musi wykazać uprawnienia do pracy w USA, wypełniając formularz I-9, Weryfikacja uprawnień do zatrudnienia.
Jako pracodawca Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby ten formularz z US Citizenship and Immigration Services został wypełniony przez pracownika i Ciebie. Zachowaj formularz wraz z innymi dokumentami dotyczącymi zatrudnienia – nie składaj go rządowi.
Wypełnianie formularza I-9
Formularz I-9 ma na celu uzyskanie od nowych pracowników informacji potwierdzających ich uprawnienia do legalnej pracy w Stanach Zjednoczonych. Żaden pracownik nie jest zwolniony z obowiązku wypełnienia formularza.
Formularz I-9 składa się z trzech części:
1. Część I: Dla pracownika, ustalanie tożsamości
Tę część formularza wypełnia pracownik. Obejmuje takie informacje, jak imię i nazwisko pracownika, adres, data urodzenia, numer ubezpieczenia społecznego (jeśli dotyczy), adres e-mail i numer telefonu (adres e-mail i numer telefonu są opcjonalne).
Ta część służy również do zaświadczenia – pod groźbą krzywoprzysięstwa – że osoba jest prawnie uprawniona do pracy w Stanach Zjednoczonych ze względu na:
- Obywatel
- Obcokrajowiec, obywatel Stanów Zjednoczonych
- Legalny stały rezydent
- Cudzoziemiec upoważniony do pracy w USA Pracownik musi wprowadzić datę wygaśnięcia tego zezwolenia, jeśli ma to zastosowanie.
Pracownik będący cudzoziemcem i upoważniony do pracy musi wprowadzićnumer rejestracyjny cudzoziemca („numer A”, który jest niepowtarzalnym numerem 7, 8- lub 9-cyfrowym przypisanym cudzoziemcowi) lub numer przyjęcia naformularzu I-94.
Pracownik musi podpisać formularz i opatrzyć go datą. Fałszywe oświadczenia mogą skutkować grzywną i / lub więzieniem.
Niektórzy pracownicy mogą potrzebować pomocy, aby wypełnić swoją część formularza. Jeżeli pracownik jest niepełnoletni lub niepełnosprawny (lub potrzebuje tłumaczenia), osoba pomagająca w wypełnieniu formularza (tj. Przygotowujący i / lub tłumacz) musi również podać swoje imię i nazwisko oraz adres i podpis na formularzu (również pod karą krzywoprzysięstwa).
2. Część II: Dla pracodawcy, przegląd dokumentów pracownika
Tę część formularza wypełnia pracodawca. Opisuje dokumenty, które pracodawca przejrzał w celu weryfikacji uprawnień do zatrudnienia. Pracodawca powinien podjąć to działanie w ciągu trzech dni od pierwszego dnia zatrudnienia. Pracodawca może – ale nie jest do tego zobowiązany – sporządzić kopię przedstawionego (-ych) dokumentu (-ów).
Istnieją trzy listy dokumentów, których można użyć. Rodzaj użytych dokumentów narzuca część części II, którą pracodawca musi wypełnić.
Lista A: Dokumenty na tej liście określają zarówno tożsamość pracownika, jak i pozwolenie na zatrudnienie. Pracownik musi przedstawić tylko jeden z następujących formularzy, aby spełnić wymóg dotyczący dokumentu:
- Paszport amerykański (lub kod paszportu USA)
- Karta stałego pobytu („ zielona karta ”) lub dowód rejestracyjny cudzoziemca (z technicznego punktu widzenia zielona karta to formularz I-551)
- Paszport zagraniczny z tymczasowym stemplem I-551
- Dokument upoważnienia do zatrudnienia zawierający zdjęcie (formularz I-766)
- Dla cudzoziemca niebędącego imigrantem uprawnionego do pracy: paszport zagraniczny i formularz I-94 (lub 94A) oraz potwierdzenie statusu cudzoziemca nieimigracyjnego, o ile nie wygasł
- Paszport ze Sfederowanych Stanów Mikronezji, Republiki Wysp Marshalla
Lista B: Dokumenty na tej liście pokazują tożsamość pracownika. Jeżeli pracownik nie posiada dokument zlisty A, jeden dokument zlisty B muszą być produkowane,oraz jeden dokument z listy C (poniżej).
- Prawo jazdy lub dowód osobisty wydany przez stan (o ile zawiera dokument tożsamości ze zdjęciem i inne dane osobowe)
- Legitymacja szkolna ze zdjęciem
- Karta rejestracyjna wyborcy
- Amerykańska karta wojskowa lub akt poboru
- Dowód tożsamości wojskowej
- Karta handlowa piechoty morskiej US Coast Guard
- Dokument plemienny rdzennych Amerykanów
- Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy
W przypadku nieletnich (poniżej 18 roku życia), którzy nie mogą przedstawić jednego z dokumentów z listy B, alternatywne dokumenty, które są akceptowane jako dowód tożsamości pracownika, obejmują świadectwo szkolne lub świadectwo;dokumentacja klienta, lekarza lub szpitala;lub karta dzienna lub przedszkolna.
Lista C: Ten dokument ustanawia uprawnienia pracownika do pracy w Stanach Zjednoczonych. Ponownie, jeśli pracownik nie może przedstawić dokument z listy A, muszą produkować jedną z listy Bi jeden zlisty C.
- Social Security rachunku karty numer (chyba że karta mówi: nie dotyczy zatrudnienia, ważna tylko do pracy z upoważnienia INS lub ważne dla pracy tylko z autoryzacja DHS)
- Zaświadczenie o urodzeniu za granicą wydane przez Departament Stanu (formularz FS-545)
- Zaświadczenie o urodzeniu wydane przez Departament Stanu (formularz DS-1350)
- Oryginalna lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia wydanego przez stan, hrabstwo, władze miejskie lub terytorium Stanów Zjednoczonych, która posiada urzędową pieczęć
- Dokument plemienny rdzennych Amerykanów
- Dowód tożsamości obywatela USA (formularz I-197)
- Karta identyfikacyjna do użytku obywatela zamieszkałego w Stanach Zjednoczonych (formularz I-179)
- Dokument upoważnienia do zatrudnienia wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego
Podobnie jak w przypadku pracownika, pracodawcy muszą zaświadczyć pod groźbą krzywoprzysięstwa, że zapoznali się z niezbędnymi dokumentami, sądzić, że są one autentyczne i według swojej najlepszej wiedzy, że pracownik jest upoważniony do pracy w USA. zaświadczeniu, pracodawca musi zanotować pierwszy dzień zatrudnienia pracownika, a także inne informacje o pracodawcy (nazwa firmy, stanowisko osoby podpisującej formularz i adres firmy).
3. Część III: Dla pracodawcy przy ponownym zatrudnieniu
Ta część formularza również jest wypełniana tylko przez pracodawcę, ale jest wykorzystywana tylko w przypadku ponownej weryfikacji przy ponownym zatrudnieniu pracownika. Jeśli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu trzech lat od daty pierwotnego I-9, pracodawca może zdecydować się wypełnić tę sekcję lub nowy I-9.
Jeśli konieczne jest wypełnienie tej części, pracodawca podaje jedynie nazwisko pracownika (lub nowe nazwisko, jeśli pracownik zmienił nazwisko) i datę ponownego zatrudnienia. Jeżeli poprzednie zezwolenie na pracę wygasło, ale zostało przedłużone, wprowadź informacje o dokumencie potwierdzającym to upoważnienie (tytuł dokumentu, numer i datę wygaśnięcia nowego zezwolenia na pracę).
Podobnie jak w przypadku pozostałych części, pracownik musi podpisać pod rygorem odpowiedzialności karnej za krzywoprzysięstwo, że uważa, że przedstawiony dokument jest autentyczny i że jest upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.
Podsumowanie
Pracodawcy muszą zachować I-9 przez następne trzy lata od daty zatrudnienia lub rok po zakończeniu zatrudnienia. Od czasu do czasu rząd federalny może sprawdzać Twoje akta pracy. Jeśli nie wyprodukujesz I-9, możesz podlegać sankcjom cywilnym i / lub karnym. Więcej informacji o I-9 znajdziesz w „Podręczniku dla pracodawców: instrukcje wypełniania formularza I-9”. W przypadku dalszych pytań dotyczących I-9 możesz również skonsultować się z prawnikiem do spraw prawa pracy.