Zakres
Co to jest zakres?
Zakres odnosi się do połączonych celów i wymagań potrzebnych do ukończenia projektu. Termin ten jest często używany w zarządzaniu projektami. Prawidłowe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala menedżerom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu. To sprawia, że zarządzanie zakresem jest tak ważną częścią biznesu – oszczędza czas i pieniądze. Ogólnie rzecz biorąc, w zarządzaniu projektami istnieją dwa różne rodzaje zakresu. Są to projekty i zakres produktów.
Kluczowe wnioski
- Zakres określa czas i koszt projektu biznesowego.
- Termin jest powszechnie używany w zarządzaniu projektami.
- Zakres projektu obejmuje całą pracę potrzebną do projektu, podczas gdy zakres produktu koncentruje się tylko na wyniku końcowym.
- Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy niekontrolowane zmiany wydłużają terminy realizacji projektów i wymagają efektywnego zarządzania projektem.
- Prawidłowe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala menedżerom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu.
Zrozumienie zakresu
Zakres to termin używany w zarządzaniu projektami. Zarządzanie projektem obejmuje planowanie i organizację zasobów firmy w celu wykonania określonego zadania, zdarzenia lub działania i jest zwykle wydarzeniem jednorazowym. Zakres opisuje wymagane procesy i zasoby potrzebne do ukończenia projektu lub wytworzenia produktu. Identyfikując i rozpoznając różne zmienne projektu poprzez zarządzanie zakresem, firmy mogą zaoszczędzić pieniądze.
Prawidłowe zdefiniowanie zakresu projektu pozwala menedżerom oszacować koszty i czas potrzebny do zakończenia projektu.
Jak wspomniano powyżej, istnieją dwa rodzaje zakresu – zakres produktu i zakres projektu. Zakres produktu to sposób na zidentyfikowanie funkcji produktu lub usługi, podczas gdy zakres projektu podkreśla wszystko, co jest potrzebne do dostarczenia tego produktu lub usługi. Krótko mówiąc, zakres produktu reprezentuje wymagania funkcjonalne, podczas gdy zakres projektu to część instrukcji zarządzania projektem.
Produkt dostarczany może obejmować dowolny cel lub kamień milowy w projekcie, taki jak tworzenie produktów, usług lub procesów. Ponadto może składać się ze stopniowych zmian, dokonywanych w ramach planu projektu, służącego do zarządzania lub oceny tempa postępu projektu.
Zakres produktu a zakres projektu
Zakres produktu
Zakres produktu określa cechy i funkcje produktu lub usługi. Cechy te obejmują cechy fizyczne, takie jak rozmiar i materiały, a także specyfikacje funkcjonalne. Rozważania funkcjonalne obejmują przeznaczenie produktu oraz jego przeznaczenie lub końcowe przeznaczenie.
Zakres produktów koncentruje się na wyniku lub rzeczywistej ofercie. To jest ostateczny produkt lub usługa. Zakres produktu może również odnosić się do usługi lub innego elementu do użytku klienta. Zakres produktu często uwzględnia, w jaki sposób ocenić, czy obiekt jest na dobrej drodze do ukończenia i czy spełnia oczekiwany wynik.
Zakres projektu
I odwrotnie, zakres projektu obejmuje całą pracę potrzebną do dostarczenia produktu lub usługi. Krótko mówiąc, zakres projektu opisuje sposób realizacji misji. Obejmuje identyfikację i dokumentowanie celów projektu, elementów dostarczanych, zadań, członków projektu, terminów i kamieni milowych. Dokumentacja składa się z opisu zakresu, opisu prac i podziału struktury pracy.
Zakres projektu określa również ograniczenia projektu, określając, co nie jest objęte zakresem planu. Może zawierać informacje o budżecie projektu lub dostępnych zasobach. W zakresie projektu mogą być również zawarte informacje o harmonogramie projektu, a także o przydziale zadań. Często przypisywane są grupy robocze wymieniające personel wewnętrzny lub zewnętrzny, który będzie zaangażowany w projekt.
Uwagi specjalne
Niekontrolowane zmiany, które wydłużają terminy, są znane jako pełzanie zakresu. Wydłużone terminy mogą zmienić pierwotne wymagania zakresu projektu. W miarę postępów projektu następują niewielkie zmiany w pierwotnym planie, rozszerzające zakres z początkowych ograniczeń dotyczących budżetu i czasu. Małe zmiany mogą prowadzić do dodatkowych zmian, skutkując kaskadowym efektem dalszych rozważań i wymagań.
Efektywne zarządzanie projektem bierze pod uwagę możliwość zmiany zakresu i uwzględnia strategie łagodzenia tego zjawiska. Zrozumienie wizji lub głównego celu, właściwe wstępne planowanie, a także opracowanie i przyjęcie podejść w celu uniknięcia pełzania zakresu od samego początku to sposoby zapobiegania pełzaniu zakresu.
7–11%
Według Project Management Institute, łączne koszty zarządzania projektem na wszystkich etapach projektu wynoszą około 7–11% rzeczywistych kosztów odsetkowych projektu.
Wizualizacja zakresu projektu
Menedżerowie projektów używają różnych narzędzi do planowania i komunikowania zakresu projektu. Dwa popularne narzędzia do tego to wykres Gantta i technika oceny programu (PERT).
Wykres Gantta jest graficznym przedstawieniem harmonogramu projektu. Jest to wykres słupkowy przedstawiający daty rozpoczęcia i zakończenia kilku elementów projektu, które obejmują zasoby, punkty kontrolne, zadania i zależności. Henry Gantt, amerykański inżynier mechanik, zaprojektował wykres Gantta.
Technika ocena ocena programu (PERT) wykres jest wizualnym przedstawieniem szeregu wydarzeń, które muszą wystąpić w ramach trwania projektu. Wykres PERT umożliwia menedżerom ocenę czasu i zasobów niezbędnych do zarządzania projektem. Ocena ta obejmuje możliwość śledzenia wymaganych zasobów na dowolnym etapie produkcji w trakcie całego projektu.
Często zadawane pytania dotyczące zakresu
Co oznacza zakres?
W świecie biznesu zakres odnosi się do połączonych celów i wymagań potrzebnych do ukończenia projektu. Zakres to termin powszechnie używany przez kierowników projektów.
Jaki jest przykład korzyści zakresu?
Firma ABC chce zwiększyć swoją linię produktów i przebudowuje swój budynek produkcyjny, aby produkować różnorodne urządzenia elektroniczne, takie jak laptopy, tablety i telefony. Ponieważ koszt eksploatacji budynku produkcyjnego rozkłada się na różne produkty, średni całkowity koszt produkcji spada. Koszty wyprodukowania każdego urządzenia elektronicznego w innym budynku byłyby większe niż użycie jednego budynku produkcyjnego do wytwarzania wielu produktów.
Jaka jest różnica między zakresem a skalą?
Korzyści zakresu koncentrują się na średnim całkowitym koszcie produkcji różnych towarów. W przeciwieństwie do tego, korzyści skali koncentrują się na przewadze kosztowej, która pojawia się, gdy istnieje wyższy poziom produkcji jednego towaru.
Jaki jest zakres projektu?
Zakres projektu to szczegółowy zarys obejmujący całą pracę potrzebną do dostarczenia produktu lub usługi. Obejmuje to cele projektu, rezultaty, zadania, członków projektu, terminy i kamienie milowe.
Jak napisać oświadczenie dotyczące zakresu projektu?
Prawidłowe określenie zakresu projektu powinno zawierać następujące elementy: wprowadzenie określające cel projektu, produkty wymagane do ukończenia projektu, określenie kamieni milowych projektu, a także wszelkich ograniczeń lub wykluczeń.
Podsumowanie
Aby prawidłowo przeprowadzić rollout nowego projektu lub produktu, konieczne jest dokładne zrozumienie zakresu projektu. Dzięki kompleksowemu spojrzeniu na operacje i aktywa firmy, zakres jest koncepcją o najwyższym znaczeniu dla kierowników projektów i całych przedsiębiorstw.