Pozytywne potwierdzenie

Co to jest pozytywne potwierdzenie?

Pozytywne potwierdzenie to zapytanie audytowe, które wymaga od klienta odpowiedzi, potwierdzającej dokładność pozycji. Pozytywne potwierdzenie wymaga dowodu dokładności poprzez potwierdzenie, że oryginalne informacje były poprawne lub podanie prawidłowych informacji, jeśli są one nieprawidłowe.

Zrozumienie pozytywnego potwierdzenia

Pozytywne potwierdzenie jest częścią procedur potwierdzających, których audytorzy używają do potwierdzenia określonych informacji. Odbiorca listu powinien odpowiedzieć, aby potwierdzić prawidłowość lub dostarczyć informacje i odesłać je do audytora. Niektóre przykłady informacji wymaganych od audytorów obejmują potwierdzenie, co następuje:

• Kwoty i opisy różnych rodzajów zobowiązań
• Informacje o koncie bankowym, w tym salda
• Ilości i rodzaje zapasów
• Inwestycje lub papiery wartościowe
• Kopie faktur sprzedaży w celu zapewnienia sprzedaży
• Informacje lub kopie faktur wysyłkowych, aby upewnić się, że produkty zostały wysłane

Analiza potwierdzająca

Audytorzy używają również listów potwierdzających, aby zweryfikować zobowiązania i należności lub firmy. Zobowiązania księgowe to krótkoterminowe zobowiązania firm wobec ich dostawców. Należności na rachunkach to pieniądze, które klienci firmy są winni z tytułu sprzedaży towarów. Termin płatności dla należności i zobowiązań wynosi zazwyczaj 30, 60 lub 90 dni – co oznacza, że ​​płatność musi zostać dokonana w tym terminie.

Audytor może zweryfikować dokładność sprawdzanych zapisów należności poprzez określenie, czy zapisy dokładnie odzwierciedlają transakcje, które miały miejsce między firmą a jej klientami. Bezpośredni kontakt z klientami pomaga audytorom zweryfikować, czy wymienione konta faktycznie istnieją, czy salda pokazane jako należne są prawidłowe oraz czy płatności oznaczone jako otrzymane są prawdziwe.

Należności w rachunkach są aktywami krótkoterminowymi i mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorstwa jako zabezpieczenie w celu uzyskania kredytów lub finansowania z banków. W związku z tym ważne jest przeprowadzenie audytu należności w celu potwierdzenia, że ​​sprzedaż została zrealizowana, a także potwierdzenia terminowego odbioru środków ze sprzedaży.

Jeśli firma chce przeprowadzić audyt swoich rejestrów zobowiązań, musi dokonać przeglądu wszelkich wypływających środków związanych ze zobowiązaniami dłużnymi lub płatnościami wierzycieli. Proces może wymagać przeglądu faktur i uzgodnienia tych kwot z płatnościami, które zostały zarejestrowane jako dokonane. Ponadto firma może zdecydować się na dopasowanie wyżej wymienionych kwot do rzeczywistych wypłat z rachunków płatniczych, aby potwierdzić prawidłowość.

Pojawiło się wiele startupów z branży fintech, aby rozwiązać problem cyfryzacji tego procesu. Taulia, Tipalti, C2F0 i Liquidx to wszystkie nazwy obsługujące rozwiązania do digitalizacji zobowiązań i należności z kont. Usługi te otwierają drzwi do uproszczeń, a także wyzwań związanych z audytem i pozytywnym potwierdzeniem.

Potwierdzenie pozytywne a negatywne

Podczas gdy pozytywne potwierdzenie wymaga dodatkowych informacji pomimo dokładności oryginalnych zapisów, negatywne potwierdzenie wymaga odpowiedzi tylko w przypadku rozbieżności. W przypadku prośby o negatywne potwierdzenie firma może zostać poproszona o potwierdzenie, że saldo konta ma określoną kwotę, na przykład 100 000 USD. Jeśli bieżące saldo konta wynosi 100 000 USD, nie są wymagane żadne dodatkowe działania.

Jeśli saldo się różni, należy podać dodatkowe informacje w celu wyjaśnienia różnicy. Negatywne listy potwierdzające służą również do ustalenia, czy odbiorca chce zrezygnować z wydarzenia opisanego w liście.

Potwierdzenie negatywne jest częściej stosowane, jeśli dokumentacja osoby lub firmy jest ogólnie uważana za bardzo dokładną. Zwykle uważa się, że firma otrzymująca negatywne potwierdzenie ma rygorystyczne wymagania wewnętrzne i praktyki biznesowe. W rezultacie negatywne potwierdzenie jest znacznie mniej kosztowne i czasochłonne dla audytorów, ponieważ zazwyczaj wystarczy wysłać jedno pismo.

I odwrotnie, prośby o pozytywne potwierdzenie są bardziej skomplikowane, ponieważ dokumentacja finansowa musi być dostarczona, nawet jeśli pierwotne informacje zawarte w liście były poprawne. Ponadto prośby o potwierdzenie są bardziej prawdopodobne, jeśli podejrzewa się, że księgi firmy zawierają błędy. Jednak list z potwierdzeniem jest bardziej powszechny w przypadku złożonych transakcji, ponieważ jest dokładniejszy i gwarantuje, że wszyscy są na tej samej stronie lub mają te same informacje finansowe. Na przykład podczas udzielania pożyczek audytorzy wykorzystują pozytywne potwierdzenia skierowane do banków i firm, aby ustalić dokładną kwotę zadłużenia.

W rezultacie pozytywne potwierdzenie wydaje się być lepszą reprezentacją informacji finansowych niż negatywne potwierdzenie, ponieważ jest to wyraźne żądanie, które zostało zwrócone przez odbiorcę. Jeśli powstanie jakikolwiek spór, pozytywne potwierdzenie jest fizycznym dowodem, że informacje zostały potwierdzone.

Przykład pozytywnego potwierdzenia

Jeśli osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy zostanie wybrany do audytu przez Internal Revenue Service (IRS), podatnik musi przedstawić dokumenty potwierdzające informacje wymienione w wybranych zeznaniach podatkowych. Audyt może obejmować pozytywną prośbę o potwierdzenie wszystkich źródeł dochodu, weryfikację zastosowanych potrąceń oraz dowód deklarowanych zysków lub strat.

Nawet jeśli informacje wymagane do audytu są zgodne z tym, co zostało zgłoszone, należy przedstawić wszystkie dowody, aby spełnić wymagania audytu.