Imprezowe
Co to jest Imprest?
Zaliczka to konto gotówkowe, na którym firma polega na opłacaniu niewielkich, rutynowych wydatków. Środki zawarte w zaliczkach są regularnie uzupełniane w celu utrzymania stałego salda. Termin „zaliczka” może również odnosić się do zaliczki pieniężnej udzielonej osobie na określony cel.
Kluczowe wnioski
- Zaliczka odnosi się do typu rachunku pieniężnego prowadzonego przez firmę, który służy do opłacania niewielkich wydatków dodatkowych lub rutynowych.
- Stałe saldo konta jest ustalane na koncie zaliczkowym i zwracane w razie potrzeby, gdy pieniądze są wypłacane na takie pozycje, jak listy płac, podróże lub drobna gotówka.
- Ze względu na niewielki i stały charakter, który można łatwo monitorować, zaliczka na poczet środków zniechęca do nieautoryzowanych lub nadmiernych wydatków.
Jak działa Imprest
Najbardziej znanym rodzajem zaliczki jest konto drobnej gotówki, które służy do pokrycia mniejszych transakcji, gdy obcięcie czeków jest niepraktyczne lub niewygodne. Takie konta przechowują na miejscu określoną ilość gotówki, którą można wykorzystać do zwrotu kosztów pracownikom i pokrycia niewielkich wydatków. Drobne fundusze gotówkowe są zazwyczaj obsługiwane przez depozytariuszy, którzy monitorują konto i wypłacają gotówkę pracownikom, którzy z kolei dostarczają pokwitowania związane z działalnością.
Zaliczki mogą być również wykorzystane na pokrycie wynagrodzeń pracowników, dywidend, podróży pracowników i premii. Po opłaceniu tych kosztów wychodzących fundusz jest zazwyczaj zwracany kapitałem z głównego konta bankowego firmy.
Zaliczki uniemożliwiają wykorzystanie nieautoryzowanych wydatków, ponieważ środki są przeznaczone na określone cele. W związku z tym zaliczki zazwyczaj regularnie wypłacają tę samą kwotę, co idealnie doprowadza konto do salda bliskiego zeru, zanim zostanie automatycznie uzupełnione tą samą ustaloną kwotą pieniędzy. System ten ułatwia monitorowanie wydatków, oznaczanie rozbieżności i ostatecznie wykrywanie oszustw.
Imprezowy system
System zaliczkowy obejmuje następujące kroki:
- Tworzy się fundusz kasowy z określoną kwotą gotówki. Jest to odnotowywane w księdze firmy.
- Wszelkie wydatki opłacone z funduszu kasowego należy udokumentować pokwitowaniami.
- Fundusz jest regularnie uzupełniany wpływami z wypłat w celu utrzymania stałego salda.
- Fundusz jest ściśle monitorowany pod kątem wszelkich rozbieżności między oczekiwanymi środkami pieniężnymi (na podstawie dokumentacji) a rzeczywistymi środkami pieniężnymi. Jeśli istnieją jakiekolwiek rozbieżności, są one badane.
Przyszłość imprez okolicznościowych
Ponieważ przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu polegają na transakcjach elektronicznych, system zaliczek stale traci na popularności. Często łatwiej jest skorzystać z firmowej karty kredytowej niż z zaliczki, ponieważ ta pierwsza oferuje elektroniczną dokumentację transakcji i nie powoduje konieczności uzupełniania środków wychodzących.